Jaargesprek: 5 tips om er een praktische en nuttige uitwisseling van te maken

Het jaarlijkse beoordelingsgesprek is een ideale gelegenheid om de vaardigheden van de werknemers te inventariseren en de doelstellingen voor het komende jaar te bespreken. Als manager of leider is het belangrijk dit goed te organiseren, zodat u overtuigende resultaten behaalt.

Van de planning tot de goedkeuring van de nieuwe doelstellingen, bieden wij u enkele stappen om deze uitwisseling even praktisch als nuttig te maken.

Planning van het gesprek en informeren van de werknemer

Om het jaarlijkse beoordelingsgesprek zo constructief mogelijk te laten verlopen, ishet belangrijk dat iedereen zich er van tevoren op voorbereidt. Werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd. Hiervoor kunt u de gesprekken plannen met een software voor het beheer van jaargesprekken. Begin met het bepalen van de datum, plaats en tijd van het gesprek en geef vervolgens een kader voor het gesprek.

Bepaal de datum, plaats en tijd van het interview

De plaats, datum en tijd moeten vooraf aan de medewerkers worden doorgegeven. Zoals de naam al aangeeft, is het jaargesprek een vorm van evaluatie - en dus vertrouwelijk - en is het gericht tot de werknemer. De gekozen plaats moet dus de vertrouwelijkheid van de uitwisseling garanderen. U kunt bijvoorbeeld een coworkingkantoor boeken, want een fysieke ontmoeting verdient de voorkeur.

Anderzijds hangen de datum en het tijdstip af van uw agenda en, in sommige gevallen, van die van de werknemer.

Geef het interviewformulier als ondersteuning tijdens het gesprek

Het gespreksformulier is de leidraad voor het jaargesprek. Als manager moet u het invullen, ondertekenen en ook door de medewerker laten ondertekenen. Het is niet alleen een ondersteuning voor een geslaagd gesprek, maar het stelt u ook in staat om op een of andere manier het beoogde actieplan bij te houden. In feite moet het interviewoverzicht worden aangepast aan de situatie en de behoeften van uw bedrijf.

Om het succesvol op te stellen, is het aan te raden om in de eerste regels een herinnering op te nemen aan de belangrijkste conclusies van het vorige interview.

Bereid het gesprek goed voor

Voor het jaargesprek gelden zeer specifieke principes, en daarom is het belangrijk om het vooraf voor te bereiden. De informatie die aan de werknemers wordt gevraagd, moet een rechtstreeks en noodzakelijk verband hebben met de evaluatie van hun professionele vaardigheden.

Om te voorkomen dat u buiten dit kader treedt, kunt u als volgt te werk gaan.

Bekijk het afgelopen jaar

Leren van het verleden is essentieel voor het projecteren op de toekomst: dit is de essentie van de professionele uitwisseling. Dit is het moment om de balans op te maken van het afgelopen jaar in uw bedrijf door de gestelde doelen te vergelijken met de behaalde resultaten. Als de werknemer een nieuwkomer is, kan hij of zij rekening houden met de beoordeling van zijn of haar voorganger.

In het belang van de onderneming moeten deze resultaten zo onpartijdig mogelijk worden beoordeeld.

Doelstellingen voor het komende jaar vaststellen

De beste manier om effectief doelstellingen voor het komende jaar vast te stellen is om de resultaten van de evaluaties van het voorgaande jaar als basis te gebruiken. Zo kunt u oude beperkingen overwinnen en hopen op betere vooruitgang. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u haalbare doelen stelt, idealiter SMART-doelstellingen. Ze moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden zijn, afhankelijk van uw middelen en uw vermogen om ze te bereiken.

Uw wensen voor evolutie in het komende jaar bespreken

De evolutie van een bedrijf hangt af van zijn leden, van het laagste tot het hoogste niveau. Als werkgever moet u uw wensen voor het komende jaar altijd bespreken met uw werknemer. Zo komt u niet alleen te weten wat de plannen van de werknemer zijn voor het bedrijf, maar ook waar de verantwoordelijkheden liggen.

Bouw aan een uitwisseling met de werknemer tijdens het gesprek

Een van de sleutels tot een succesvol jaargesprek is de werknemer in staat stellen zich te uiten. Het gesprek moet inderdaad de vorm aannemen van een echte uitwisseling. Werknemers moeten hun algemene visie op het bedrijf kunnen geven. Geef hen de tijd om :

• Hun verwachtingen kenbaar te maken,
• wensen of aanbevelingen te formuleren,
• actieplannen voor te stellen op hun gebied,
• Interne disfuncties te identificeren...

Door op deze manier te werk te gaan, kunt u samen aan een mooie toekomst voor uw bedrijf denken door zijn missies te verbeteren. Natuurlijk mogen de uitwisselingen alleen betrekking hebben op alles wat het beroepsleven aangaat.

Rapporteren na de vergadering

Na de vergadering kunt u de werknemers een schriftelijk verslag sturen. Ze hoeven het niet te ondertekenen. Dit is niet verplicht, tenzij de in de onderneming geldende collectieve arbeidsovereenkomst dit voorschrijft. Houd er wel rekening mee dat het verslag alle informatie bevat over het stappenplan voor het komende jaar. Door het aan uw werknemers ter beschikking te stellen, kunnen zij zien welke taken hen zijn toebedeeld om zich in een goede dynamiek op het werk te ontwikkelen.

Maatregelen uitvoeren na het gesprek

Om het jaarlijkse functioneringsgesprek even praktisch als nuttig te maken, moet u nadenken over de te nemen maatregelen op basis van de verzamelde gegevens. Dit is het moment om te beslissen over individuele en collectieve acties, en vervolgens over te gaan tot de praktische fase. Het doel blijft hetzelfde: uw medewerkers controleren en vooral ondersteunen in hun respectieve opdrachten om de nieuwe doelstellingen te bereiken.

Individuele acties bepalen

Als werkgever of manager moet u na de succesvolle jaarlijkse bijeenkomst met uw werknemers individuele acties vaststellen. Naast hun persoonlijke voornemens is uw parool essentieel en vooral verwacht. U kunt de werknemer bijvoorbeeld helpen om doelen te bereiken door de nodige middelen ter beschikking te stellen. Vergeet de beloften die tijdens de vergadering zijn gedaan niet.

Aarzel bovendien niet om de werknemer te feliciteren met zijn of haar werkhouding. Dit is belangrijk om de werknemer in synergie met zijn collega's te laten werken om collectieve acties te stimuleren.

Collectieve acties instellen

Collectieve acties worden uitgevoerd binnen een groep en zijn net zo belangrijk als individuele acties. In feite vullen ze elkaar aan. Om ze vast te stellen moet u de informatie uit de besprekingen raadplegen en een algemene analyse maken.

Als manager van een bedrijf met verschillende entiteiten kunt u bijvoorbeeld acties instellen voor elke entiteit of groep. Als intussen vertragingen in bepaalde afdelingen hebben bijgedragen tot het mislukken van een doelstelling, kan de vast te stellen actie zijn dat de entiteit verplicht wordt hierover regelmatig verslag uit te brengen.