Jährliches Beurteilungsgespräch: 5 Tipps, um es zu einem ebenso praktischen wie nützlichen Austausch zu machen

Die Zeit der jährlichen Beurteilungsgespräche ist eine gute Gelegenheit, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu bewerten und die Ziele für das kommende Jahr zu besprechen. Als Manager oder Führungskraft ist es wichtig, diese Gespräche gut zu organisieren, um überzeugende Ergebnisse zu erzielen.

Von der Planung bis zur Verabschiedung der neu definierten Ziele zeigen wir Ihnen die Schritte, die Sie befolgen müssen, um den Austausch so praktisch und nützlich wie möglich zu gestalten.

Das Treffen planen und den Mitarbeiter informieren

Um das jährliche Beurteilungsgespräch so konstruktiv wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, dass sichjeder im Vorfeld darauf vorbereiten kann. Die Mitarbeiter sollten im Voraus darüber informiert werden. Dazu können Sie die Gespräche mit einer Software zur Verwaltung von Jahresgesprächen planen. Legen Sie zunächst das Datum, den Ort und die Uhrzeit fest, bevor Sie einen Ablaufplan für das Gespräch erstellen.

Datum, Ort und Zeit des Gesprächs festlegen

Ort, Datum und Uhrzeit sollten den Beschäftigten vorab mitgeteilt werden. Wie der Name schon sagt, ist das Jahresgespräch eine Form der Beurteilung - also vertraulich - und richtet sich an den Arbeitnehmer. De facto muss der gewählte Ort die Vertraulichkeit des Austauschs gewährleisten. Sie können z. B. ein Büro in einem Coworking Center buchen, da ein persönliches Gespräch bevorzugt werden sollte.

Das Datum und die Uhrzeit hängen von Ihrem Zeitplan und in manchen Fällen auch von dem des Arbeitnehmers ab.

Stellen Sie den Gesprächsrahmen bereit, der während des Gesprächs als Stütze dient.

Das Gesprächsraster ist der Leitfaden für das jährliche Beurteilungsgespräch. Als Manager müssen Sie es ausfüllen, unterschreiben und dann auch vom Arbeitnehmer unterschreiben lassen. Das Raster ist nicht nur eine Hilfe für ein erfolgreiches Gespräch, sondern ermöglicht es Ihnen auch, den geplanten Aktionsplan festzuhalten. Der Gesprächsrahmen muss auf die Situation und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

Um es erfolgreich zu gestalten, empfiehlt es sich, bereits in den ersten Zeilen die wichtigsten Ergebnisse des vorangegangenen Gesprächs in Erinnerung zu rufen.

Bereiten Sie das Gespräch im Vorfeld gut vor.

Für dasjährliche Beurteilungsgespräch gelten ganz bestimmte Grundsätze, weshalb es wichtig ist, darauf zu achten, dass es im Vorfeld vorbereitet wird. Die von den Arbeitnehmern verlangten Informationen müssen einen direkten und notwendigen Zusammenhang mit der Beurteilung ihrer beruflichen Fähigkeiten aufweisen.

Um zu vermeiden, dass Sie aus diesem Rahmen fallen, können Sie wie folgt vorgehen.

Ziehen Sie eine Bilanz des vergangenen Jahres.

Aus der Vergangenheit zu lernen ist wichtig, um in die Zukunft zu blicken: Das ist das Wesen des beruflichen Austauschs. Es ist also an der Zeit, eine Bilanz des vergangenen Jahres zu ziehen, indem man die Ziele, die man sich gesetzt hat, mit den Ergebnissen vergleicht, die man erreicht hat. Wenn es sich bei dem Mitarbeiter um einen Neuzugang handelt, kann er die Bilanz seines Vorgängers betrachten.

Im Interesse des Unternehmens sollten die Ergebnisse so unvoreingenommen wie möglich bewertet werden.

Ziele für das kommende Jahr festlegen

Um die Ziele für das kommende Jahr effektiv festzulegen, ist es am besten, sich auf die Ergebnisse der Beurteilungen des Vorjahres zu stützen. Auf diese Weise können Sie alte Grenzen überwinden und auf bessere Fortschritte hoffen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie sich erreichbare Ziele setzen, die dem SMART-Ideal entsprechen. Sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt sein, je nach Ihren Ressourcen und Ihrer Fähigkeit, sie zu erreichen.

Die Entwicklungswünsche für das kommende Jahr ansprechen

Die Entwicklung eines Unternehmens hängt von seinen Mitarbeitern ab, vom niedrigsten Rang bis zum Vorgesetzten. Als Arbeitgeber sollten Sie immer mit Ihrem Gegenüber über die Entwicklungswünsche für das kommende Jahr sprechen. So erfahren Sie nicht nur, welche Pläne er für das Unternehmen hat, sondern können auch die Verantwortlichkeiten zuordnen.

Bauen Sie während des Gesprächs einen Austausch mit dem Mitarbeiter auf.

Einer der Schlüssel zum Erfolg eines jährlichen Beurteilungsgesprächs ist es, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich auszudrücken. Das Gespräch muss nämlich die Form eines echten Austauschs annehmen. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre allgemeine Sicht auf das Unternehmen zu schildern. Lassen Sie ihnen Zeit, um :

• Über ihre Erwartungen kommunizieren,
• Wünsche oder Empfehlungen formulieren,
• Aktionspläne für ihren Bereich vorschlagen,
• Interne Missstände aufzeigen...

Auf diese Weise können Sie gemeinsam eine strahlende Zukunft für Ihr Unternehmen planen, indem Sie seine Aufgaben verbessern. Die Gespräche sollten natürlich nur das betreffen, was das Arbeitsleben betrifft.

Nach dem Treffen ein Protokoll verfassen

Nach der Sitzung können Sie den Mitarbeitern ein schriftliches Protokoll zukommen lassen. Sie müssen das Protokoll nicht unterschreiben. Dies ist nicht zwingend erforderlich, es sei denn, der Tarifvertrag des Unternehmens sieht dies vor. Beachten Sie jedoch, dass das Protokoll alle Informationen über den Fahrplan für das kommende Jahr enthält. Wenn Sie es Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, können sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Blick behalten, um sich in einer guten Arbeitsdynamik zu entwickeln.

Maßnahmen nach dem Gespräch einleiten

Damit das Jahresgespräch ebenso praktisch wie nützlich ist, sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, die Sie mithilfe der gesammelten Daten umsetzen können. Dies ist der Zeitpunkt, um individuelle und kollektive Maßnahmen festzulegen, um schließlich zur praktischen Phase überzugehen. Der Zweck bleibt derselbe: Ihre Mitarbeiter bei ihren jeweiligen Aufgaben zu überwachen und vor allem zu begleiten, um die neuen Ziele zu erreichen.

Individuelle Maßnahmen festlegen

In Ihrer Position als Arbeitgeber oder Vorgesetzter müssen Sie nach einem erfolgreichen Jahresgespräch mit Ihren Mitarbeitern individuelle Maßnahmen festlegen. Neben deren persönlichen Vorsätzen ist Ihre Parole wesentlich und wird vor allem erwartet. Sie können dem Mitarbeiter z. B. helfen, Ziele zu erreichen, indem Sie ihn mit den notwendigen Mitteln ausstatten. Vergessen Sie nicht die Versprechen, die Sie während des Gesprächs gemacht haben.

Außerdem sollten Sie den Mitarbeiter in Bezug auf sein Verhalten am Arbeitsplatz loben. Dies ist wichtig, um den Arbeitnehmer dazu zu bringen, mit seinen Kollegen zusammenzuarbeiten, um kollektive Aktionen zu fördern.

Kollektive Maßnahmen festlegen

Kollektive Maßnahmen werden im Rahmen einer Gruppe durchgeführt und sind ebenso wichtig wie individuelle Maßnahmen. Sie ergänzen sich gegenseitig. Um sie festzulegen, sollten Sie sich auf die Informationen aus den Gesprächen stützen und eine Gesamtanalyse vornehmen.

Als Leiter eines Unternehmens, das aus mehreren Einheiten besteht, können Sie z. B. Maßnahmen für jede Einheit oder Gruppe festlegen. Wenn ein Ziel aufgrund von Verzögerungen in bestimmten Abteilungen nicht erreicht werden konnte, kann die Maßnahme darin bestehen, dass die Einheit regelmäßig darüber berichten muss.