Entrevista anual de evaluación: 5 consejos para que sea un intercambio práctico y útil

La entrevista anual de evaluación es la ocasión ideal para hacer balance de las competencias de los empleados y discutir los objetivos para el año siguiente. Como gestor o dirigente, es importante organizarla bien para obtener resultados convincentes.

Desde la fase de planificación hasta la adopción de los objetivos recién definidos, le ofrecemos algunos pasos a seguir para que este intercambio sea tan práctico como útil.

Programar la reunión e informar al empleado

Para que la evaluación anual del rendimiento sea lo más constructiva posible, esimportante que todos la preparen con antelación. Los empleados deben ser informados con antelación. Para ello, puedes planificar las entrevistas con un software de gestión de entrevistas anuales. Empiece por definir la fecha, el lugar y la hora de la entrevista antes de proporcionar el marco de la misma.

Indique la fecha, el lugar y la hora de la entrevista

La fecha, la hora y el lugar de la reunión deben facilitarse a los empleados con antelación. Como su nombre indica, la evaluación anual del rendimiento es una forma de evaluación -y por tanto confidencial- y va dirigida al empleado. De hecho, el lugar elegido debe garantizar la confidencialidad del intercambio. Puede, por ejemplo, reservar una oficina de coworking, ya que es preferible una reunión física.

Además, la fecha y la hora dependen de tu agenda y, en algunos casos, de la del empleado.

Facilite el esquema que se utilizará durante la entrevista

El formulario de entrevista es el hilo conductor de la entrevista de evaluación anual. Como directivo, debe rellenarlo, firmarlo y hacerlo firmar por el empleado. Además de ser un apoyo para el éxito de la entrevista, le permite llevar un registro del plan de acción previsto. En efecto, el formulario de entrevista debe adaptarse a la situación y a las necesidades de su empresa.

Para garantizar el éxito de su diseño, se recomienda incluir en las primeras líneas las principales conclusiones de la reunión anterior.

Prepare la entrevista con suficiente antelación

La entrevista de evaluación anual se rige por unos principios muy concretos, por lo que es importante prepararla con antelación. La información solicitada a los empleados debe tener un vínculo directo y necesario con la evaluación de sus competencias profesionales.

Para no salirse de este marco, puede proceder del siguiente modo.

Repasar el año pasado

Aprender del pasado es esencial para proyectarse en el futuro: ésta es la esencia de este intercambio profesional. Por tanto, es el momento de hacer balance del año transcurrido comparando los objetivos fijados con los resultados obtenidos. Si el empleado es un recién contratado, puede tener en cuenta la evaluación de su predecesor.

En interés de la empresa, estos resultados deben calificarse de la manera más imparcial posible.

Fijar objetivos para el año siguiente

La mejor manera de fijar eficazmente los objetivos para el año siguiente es utilizar los resultados de las evaluaciones del año anterior. Esto le permitirá abordar viejas limitaciones y, con un poco de suerte, progresar mejor. Además, debe asegurarse de fijar objetivos alcanzables, acordes con el ideal SMART. Deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y temporales, de acuerdo con tus recursos y tu capacidad para lograrlos.

Hablar de tus deseos de evolución para el año que viene

La evolución de una empresa depende de sus miembros, desde el nivel más bajo hasta el más alto. Como empresario, siempre debe discutir los deseos de sus empleados para el año siguiente. Esto no sólo le permitirá saber cuáles son sus planes para la empresa, sino también situar las responsabilidades.

Establezca un intercambio con el empleado durante la entrevista

Una de las claves del éxito de una entrevista de evaluación anual es permitir que el empleado se exprese. De hecho, la entrevista debe adoptar la forma de un verdadero intercambio. Los empleados deben poder compartir su visión general de la empresa. Concédales tiempo para:

• Comunicar sus expectativas,
• Formular deseos o recomendaciones,
• Proponer planes de acción en su área,
• Identificar disfunciones internas...

Proceder de este modo permite prever, todos juntos, un futuro prometedor para su empresa mejorando sus misiones. Por supuesto, los intercambios sólo deben referirse a todo lo relacionado con la vida profesional.

Informe tras la reunión

Al final de la reunión, puede enviar un informe escrito a los empleados. Ten en cuenta que no tienen que firmarlo. De hecho, no es obligatorio, salvo que el convenio colectivo aplicable en la empresa lo prevea. Tenga en cuenta, sin embargo, que el informe contiene toda la información relacionada con la hoja de ruta para el año siguiente. Ponerlo a disposición de sus empleados podría permitirles tener ante sí las misiones que se les asignan para evolucionar en una buena dinámica de trabajo.

Aplicar medidas después de la entrevista

Para que la evaluación anual del rendimiento sea tan práctica como útil, hay que pensar en las acciones que se van a poner en marcha gracias a los datos recogidos. Es el momento de establecer acciones individuales y colectivas, para pasar después a la fase práctica. El objetivo sigue siendo el mismo: seguir y, sobre todo, apoyar a sus colaboradores en sus respectivas misiones para alcanzar los nuevos objetivos.

Establecer acciones individuales

En su calidad de empresario o directivo, debe establecer acciones individuales tras el éxito de la reunión anual con sus empleados. Además de sus resoluciones personales, su palabra es esencial y especialmente esperada. Por ejemplo, puede ayudar al empleado a alcanzar sus objetivos proporcionándole los medios necesarios. No olvide las promesas hechas durante la reunión.

Además, no dude en felicitarle por su actitud en el trabajo. Esta acción es importante para conseguir que el empleado trabaje en sinergia con sus compañeros para impulsar las acciones colectivas.

Poner en marcha acciones colectivas

Las acciones colectivas se llevan a cabo dentro de un grupo y son tan importantes como las acciones individuales. De hecho, se complementan. Para establecerlas, hay que referirse a la información resultante de los intercambios y hacer un análisis global.

Como responsable de una empresa con varias entidades, por ejemplo, puede establecer acciones para cada entidad o grupo. Si, entretanto, los retrasos en determinados departamentos han contribuido al fracaso de un objetivo, la acción a definir puede consistir en exigir informes periódicos a la entidad en cuestión.