Entrevista anual de avaliação: 5 dicas para que seja uma troca prática e útil

O período anual de entrevista de avaliação é uma oportunidade ideal para fazer um balanço das competências dos empregados e discutir objectivos para o próximo ano. Como gestor ou líder, é importante organizá-lo bem, de modo a obter resultados convincentes.

Desde o agendamento até à adopção dos objectivos recentemente definidos, oferecemos alguns passos para tornar este intercâmbio tão prático quanto útil.

Agendamento da reunião e informação do funcionário

Para que a reunião anual de avaliação seja tão construtiva quanto possível,é importante que todos se preparem com antecedência. Os funcionários devem ser informados com antecedência. Para tal, pode planear as suas entrevistas com um software de gestão de entrevistas anual. Comece por definir a data, local e hora da entrevista e depois forneça uma estrutura para a entrevista.

Especificar a data, o local e a hora da entrevista

O local, data e hora devem ser dados aos empregados com antecedência. Como o nome sugere, a entrevista anual é uma forma de avaliação - e portanto confidencial - e é dirigida ao empregado. O local escolhido deve, portanto, garantir a confidencialidade do intercâmbio. Pode, por exemplo, reservar um escritório de coworking, uma vez que é preferível uma reunião física.

Por outro lado, a data e a hora dependem da sua agenda e, em alguns casos, da agenda do funcionário.

Forneça o esquema da entrevista como um apoio durante a entrevista

O formulário da entrevista é a orientação para a entrevista anual de avaliação. Como gerente, deve preenchê-lo, assiná-lo e fazer com que o funcionário o assine também. Além de ser um apoio para uma entrevista bem sucedida, permite-lhe, de uma forma ou de outra, manter um registo do plano de acção previsto. De facto, o esboço da entrevista deve ser adaptado à situação e às necessidades da sua empresa.

A fim de o conceber com sucesso, recomenda-se que inclua um lembrete das principais conclusões da entrevista anterior nas primeiras linhas.

Prepare a entrevista com bastante antecedência

A entrevista anual de avaliação é regida por princípios muito específicos, razão pela qual é importante prepará-la com antecedência. A informação solicitada aos empregados deve ter uma ligação directa e necessária com a avaliação das suas competências profissionais.

Para evitar sair deste quadro, pode proceder da seguinte forma.

Rever o ano passado

Aprender com o passado é essencial para se projectar no futuro: esta é a essência do intercâmbio profissional. Este é o momento de fazer o balanço do ano passado na sua empresa, comparando os objectivos que foram estabelecidos com os resultados obtidos. Se o empregado for um novo recruta, pode considerar a avaliação do seu predecessor.

No interesse da empresa, estes resultados devem ser avaliados o mais imparcialmente possível.

Fixação de objectivos para o próximo ano

A melhor maneira de estabelecer objectivos eficazes para o próximo ano é utilizar os resultados das avaliações do ano anterior como base. Desta forma, será capaz de ultrapassar velhas limitações e esperar por melhores progressos. Além disso, deverá certificar-se de que estabelece objectivos realizáveis, idealmente objectivos SMART. Devem ser específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e limitados no tempo, dependendo dos seus recursos e da sua capacidade para os atingir.

Discutir os seus desejos de evolução no próximo ano

A evolução de uma empresa depende dos seus membros, desde o nível mais baixo até ao mais alto. Como empregador, deve sempre discutir os seus desejos para o próximo ano com o seu empregado. Isto não só o ajuda a descobrir quais são os planos do empregado para a empresa, mas também a estabelecer onde residem as responsabilidades.

Construa uma troca com o empregado durante a entrevista

Uma das chaves para uma entrevista de avaliação anual bem sucedida é permitir que o funcionário se exprima. De facto, a entrevista deve tomar a forma de uma verdadeira troca. Os empregados devem poder exprimir a sua opinião geral sobre a empresa. Dar-lhes tempo para :

• Comunicar-lhes as suas expectativas,
• Formular desejos ou recomendações,
• Propor planos de acção na sua área,
• Identificar disfunções internas...

Proceder desta forma permite-lhe prever, todos juntos, um futuro brilhante para a sua empresa, melhorando as suas missões. Evidentemente, os intercâmbios só devem dizer respeito a tudo o que diz respeito à vida profissional.

Relatar após a reunião

Após a reunião, pode enviar um relatório escrito aos empregados. Eles não têm de o assinar. Isto não é obrigatório, a menos que o acordo colectivo aplicável na empresa o preveja. Tenha em mente, contudo, que o relatório contém todas as informações relacionadas com o roteiro para o ano seguinte. A sua disponibilização aos seus empregados poderia ajudá-los a ver as tarefas que lhes são atribuídas, a fim de se desenvolverem numa boa dinâmica no trabalho.

Medidas de implementação após a entrevista

A fim de tornar a revisão anual do desempenho tão prática quanto útil, é necessário pensar nas acções a serem tomadas com base nos dados recolhidos. Este é o momento de decidir sobre acções individuais e colectivas, e depois passar à fase prática. O objectivo permanece o mesmo: controlar e, sobretudo, apoiar os seus empregados nas suas respectivas missões, a fim de alcançar os novos objectivos.

Definição de acções individuais

Como empregador ou gerente, deve definir acções individuais após a reunião anual bem sucedida com os seus empregados. Para além das suas resoluções pessoais, a sua palavra de ordem é essencial e acima de tudo esperada. Pode, por exemplo, ajudar o empregado a atingir objectivos, fornecendo os meios necessários. Não se esqueça das promessas feitas durante a reunião.

Além disso, não hesite em felicitar o funcionário pela sua atitude no trabalho. Isto é importante para levar o empregado a trabalhar em sinergia com os seus pares para impulsionar acções colectivas.

Estabelecer acções colectivas

As acções colectivas são realizadas dentro de um grupo e são tão importantes como as acções individuais. De facto, complementam-se umas às outras. Para as definir, consulte as informações das discussões e faça uma análise global.

Como gestor de uma empresa com várias entidades, por exemplo, é possível definir acções para cada entidade ou grupo. Se, entretanto, atrasos em certos departamentos contribuíram para o fracasso de um objectivo, a acção a definir poderá ser exigir que a entidade apresente relatórios regulares sobre o assunto.