Coworking: como criar, abrir e gerir um local de trabalho partilhado?

Paris, Toulouse, Lyon, mas também Lannion, Uzerche e Roubaix. Em toda a França, os espaços de coworking e outros espaços de trabalho flexíveis estão a aumentar. Longe da imagem fria de simples escritórios partilhados, estes locais tornaram-se verdadeiros ecossistemas, encarnando uma nova relação com o trabalho, mais móvel, mais humana, mais local... e, sobretudo, muito mais em sintonia com os tempos para os seus utilizadores e para as empresas que aí se instalam. Como podemos emergir hoje, e que espaço resta para os novos actores neste mercado de espaços de trabalho flexíveis?

Um mercado em plena estruturação

Atualmente,criar um espaço de escritório flexível significa mais do que instalar algumas secretárias e uma máquina de café. Trata-se de oferecer uma resposta concreta às profundas mudanças que estão a ocorrer no local de trabalho e às necessidades reais dos utilizadores: o fim do escritório único, a procura de significado, a necessidade de ancoragem territorial, o aumento do teletrabalho, o isolamento dos trabalhadores independentes, a procura de convívio.

Em 2023, haverá 3 591 espaços de coworking em França, o que representa um aumento de 5% em relação ao ano anterior, segundo o L'Express. Em 2025, a França terá mais de 4.200 espaços de coworking, um aumento de 15% desde 2024.

Estes espaços de trabalho partilhados respondem a uma procura crescente de flexibilidade e adaptam-se a novas formas de trabalho, o que é ainda mais verdade num contexto em que o mercado imobiliário francês não consegue sair da recessão.

Coworking vs. escritório flexível

Mas não confundir os escritórios flexíveis com os espaços de coworking. A diferença é mínima, mas com uma taxa de desocupação de 22%, os espaços de coworking parisienses enfrentam um desafio persistente. E, no entanto, de acordo com o estudo Ubiqdata 2024, com quase 350.000 m² em 2024, o escritório operado continua a crescer, com um aumento de 23% nas novas aberturas em 2024.

Mais uma prova, se é que era preciso, da relevância deste modelo para as necessidades de maior personalização e flexibilidade das empresas.

O mercado dos escritórios flexíveis está, portanto, a evoluir para uma tendência mais comedida mas mais saudável, com "apenas" +13% de m² previstos para este ano. Até 2024, trinta operadores de coworking partilharão quase 1,2 milhões de m² de espaço de trabalho em França.

Este dinamismo deve-se a uma combinação de factores. Por um lado, a reconfiguração do imobiliário de escritórios está a incentivar as empresas a externalizarem certos postos de trabalho para espaços flexíveis. Por outro lado, uma geração de freelancers, consultores e auto-empresários procura um ambiente de trabalho social e estimulante, sem os constrangimentos de um contrato de arrendamento 3/6/9.

Criar o seu próprio espaço: uma aventura numa encruzilhada

Cada projeto de coworking ou de espaço de trabalho flexível começa com uma intenção: apoiar um território, oferecer um ambiente de trabalho animado, criar laços sociais ou gerar rendimentos adicionais a partir de activos imobiliários.

"Antes, pensávamos que o coworking era um fenómeno urbano, quase na moda. Mas está a tornar-se uma ferramenta para revitalizar as regiões", observa François Vermeil , Diretor-Geral da workin.space.

Mas entre o sonho e a realidade, o caminho é feito de escolhas estratégicas.

• Que público-alvo? Os trabalhadores independentes, as empresas em fase de arranque, as associações, as colectividades locais, os teletrabalhadores?
• Qual o posicionamento? Espaço híbrido com oficina partilhada? Espaço premium no centro da cidade? Escritório social num bairro da cidade?
• Qual o modelo comercial? Assinaturas mensais, alugueres únicos, espaços privatizados, serviços auxiliares...

Um erro comum é pensar em "lugar" antes de "comunidade", mas não é o design que fideliza, é a atmosfera, os rituais, as interações. Não podemos esquecer que o coworking, e os espaços de escritório flexíveis em geral, são uma questão de hospitalidade: gerir, animar e evoluir. Uma vez aberto, um espaço de coworking tem de viver, adaptar-se e renovar-se. A gestão quotidiana é mais do que o simples aluguer de metros quadrados.

As chaves para um coworking animado

• Acolher, ouvir, regular, liderar.
• Organizar eventos de grupo: pequenos-almoços, workshops, conferências, afterworks.
• Gerir os horários, a faturação, as avarias do Wi-Fi e da máquina de café.
• Comunicar nas redes, acompanhar os contactos, promover os testemunhos.
• E, acima de tudo, criar uma cultura partilhada em que cada utilizador se torna um potencial colaborador.

Um modelo para o futuro?

O coworking está em constante evolução. Alguns concentram-se na eco-responsabilidade (reciclagem, autonomia energética, mobilidade suave), outros em sectores de nicho: coworking artístico, coworking feminino, coworking tecnológico, coworking de saúde... E num contexto em que a empresa tradicional se está a desmoronar, estes locais surgem cada vez mais como alternativas credíveis ao isolamento e à estandardização do trabalho.

Hoje em dia, criar um espaço de coworking significa ser empreendedor, anfitrião, facilitador e construtor de comunidades, tudo num só. Significa responder a uma sede de sentido, de ligações e de proximidade. Por detrás de cada escritório partilhado, de cada cozinha colectiva, de cada evento organizado, há uma nova forma de trabalhar. Por detrás de cada escritório partilhado, de cada cozinha colectiva, de cada evento organizado, há seres humanos que procuram, em conjunto, uma forma diferente de trabalhar - e talvez também uma forma diferente de viver.