O que é exactamente o trabalho inteligente?

Este conceito ecoa assim as noções de flexibilidade e agilidade agora caras às empresas e aos seus utilizadores. Exige a transformação das empresas, digitalizando-as, modificando a sua estrutura e processos, e acelerando a criatividade e o bem-estar das suas equipas. Adeus às organizações consideradas demasiado rígidas e pré-definidas! Com o trabalho inteligente, concentremo-nos no BA-BA: ideias, projectos e pessoas. Vamos explorar este conceito em pormenor.

Repensar os espaços de trabalho para conforto do utilizador

Os espaços de trabalho devem agora ser concebidos para as suas utilizações e para as actividades reais dos utilizadores. Além disso, a sede da empresa é agora vista como uma nave mãe que permite que a sua tripulação seja reunida, acolhida ou treinada, mas já não numa base diária. As tarefas que os empregados têm de realizar podem exigir que trabalhem em espaços de concentração, intercâmbio e partilha, que a sede nem sempre é capaz de oferecer. Assim, compreendamos que com o Trabalho Inteligente, o trabalho já não é limitado pelos limites físicos da empresa. Pode ser realizado a partir de um terceiro espaço, perto das casas dos empregados, por exemplo, ou a partir de um espaço de coworking.
É de notar que muitas empresas já adoptaram sistemas de "escritório livre" ou "flex desk", mas o que o Smart Working propõe vai muito mais longe. Parte a superfície de trabalho e permite que os empregados trabalhem a partir de qualquer lugar.

A empresa deve contudo apoiar as suas equipas, oferecendo-lhes espaços de trabalho adequados... e a liberdade de os utilizar ou não. Quer saber se a sua empresa está pronta? Basta sugerir à sua direcção que trabalhem a partir de um espaço de coworking!

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Reforçar a digitalização da empresa

No entanto, para tornar isto possível, qualquer empresa que deseje implementar o Smart Working dentro da sua organização deve digitalizar as suas equipas e processos, e oferecer equipamento móvel. A tecnologia e a digitalização são uma parte integrante desta nova organização de trabalho. Tenha cuidado para não negligenciar este aspecto porque se a tecnologia não for óptima, pode ser uma fonte de irritação e conflito.

A utilização de smartphones, computadores portáteis e tablets já foi amplamente adoptada pelas empresas, mas tecnologias mais recentes como a IA, por exemplo, ainda não são populares. Além disso, as empresas enfrentam outras questões mais sensíveis relacionadas com o processamento de dados, a GDPR, ou a contabilidade, por exemplo. Se o Trabalho Inteligente é um ideal a ser alcançado, tenhamos em mente que algumas práticas devem primeiro ser regulamentadas e algum software seguro. A crise do Covid-19 acelerou a consideração destas questões, mas levará mais alguns meses a torná-las reais para todas as funções e níveis da empresa.

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Promover a flexibilidade a todos os níveis da empresa

A flexibilidade dos espaços de trabalho está no centro das políticas de trabalho inteligentes. O equilíbrio necessário entre vida profissional e pessoal é fundamental para muitos empregados, e isto é ainda mais verdade com as gerações X, Y e Millenials. Muitos estudos podem ser encontrados para apoiar este tópico e demonstrar o desejo de liberdade. A prioridade hoje em dia é fazer o trabalho correctamente, não importa onde seja feito. Deixar os empregados livres para gerir o seu próprio tempo, escolha de espaço de trabalho, etc., sem os forçar a lidar com rotinas diárias como o tempo de viagem, por exemplo, é uma estratégia vantajosa para todos.

Uma grande empresa de consultoria ilustrou que em 2017, 92% dos empregados admitiram que o teletrabalho contribuiu para um melhor equilíbrio pessoal. Desde então, seguiram-se estudos, e o teletrabalho foi experimentado em todo o país em 2020 e 2021, após sucessivos confinamentos. Se o regresso ao escritório ou pelo menos a um espaço de trabalho foi sentido, já não é uma questão para muitos empregados pôr fim aos recentes ganhos, nomeadamente Ser livre de deixar ou ir buscar os seus filhos à escola, deixar de utilizar transportes públicos todos os dias, sentir-se em casa no fim do dia e poder desfrutar dos seus entes queridos... Em suma, reforçar o tempo individual à custa do tempo colectivo. Convenhamos, a empresa terá de se adaptar!

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Desenvolver uma nova relação de trabalho baseada na confiança

O Trabalho Inteligente baseia-se assim na confiança. A autonomia dos gestores em relação às suas equipas, e mais amplamente da empresa em relação aos seus empregados, é crucial. As empresas que optaram pelo Trabalho Inteligente dir-vos-ão todas que isso lhes permitiu

• Para ganhar em produtividade
• Reforçar o envolvimento e o sentimento de pertença dos empregados
• Reduzir drasticamente as licenças por doença e o absentismo
• Reduzir os custos dos bens imobiliários
• Para beneficiar de uma imagem mais atractiva

Assim, como nas relações humanas em geral, a confiança é a chave para a longevidade e o prazer partilhado. Então, quando é que muda para Smart Working?