Como é que o escritório flexível pode conciliar os custos imobiliários e as expectativas dos funcionários?

Durante décadas, o escritório foi visto como uma âncora imutável: um lugar atribuído, uma secretária fixa, um espaço concebido para acolher todos os empregados de segunda a sexta-feira, entre as 9 e as 18 horas. Mas este modelo, durante muito tempo considerado indiscutível, está agora a vacilar sob o impacto de profundas transformações no mundo do trabalho. O teletrabalho em massa, as expectativas renovadas dos empregados, a procura de equilíbrio e significado e a pressão económica sobre o imobiliário estão a obrigar as organizações a repensar a sua abordagem.

Como é que o escritório flexível se está a impor em França?

Desde há vários anos, uma nova visão do escritório tem vindo a impor-se progressivamente: a do escritório flexível, um espaço que se adapta à utilização em vez de impor um enquadramento único. Esta transformação silenciosa mas decisiva está a redefinir a forma como as empresas pensam a experiência de trabalho.

Nas capitais europeias, como Londres, Amesterdão, Paris... e em muitas metrópoles regionais, um facto é evidente: os escritórios que antes estavam cheios até às bordas estão agora meio vazios em certos dias. Os costumes mudaram. Há cada vez mais postos de trabalho atribuídos, mas não ocupados, e os assalariados exigem uma maior autonomia no seu trabalho. Os números confirmam-no: a taxa média de ocupação dos escritórios tradicionais continua a ser baixa, rondando frequentemente os 60%, segundo um estudo da Savills. Embora esta média esteja a aumentar (+1% ao longo do ano), ainda está muito longe da média registada antes da pandemia. Este desperdício é dispendioso e levanta questões sobre a pertinência de um modelo fixo num mundo que se tornou móvel.

É aqui que o escritório flexível se impõe. Longe de ser apenas um espaço aberto sem lugar marcado, responde a uma lógica simples: apoiar a diversidade dos ritmos profissionais. Em vez de um posto de trabalho dedicado, o espaço torna-se um verdadeiro ecossistema, concebido para acolher a concentração, a colaboração, as trocas informais ou o trabalho confidencial. A manhã pode começar numa zona calma, continuar numa sala de criatividade para um workshop interno e terminar numa zona lounge onde discussões espontâneas dão origem a novas ideias.

Que mudanças trazem os escritórios flexíveis?

Claro que esta mudança de modelo não é apenas estética: está também a alterar profundamente o comportamento das pessoas. Os empregados já não vão ao escritório porque têm de o fazer, mas porque encontram lá algo que não conseguem obter em casa. A presença tem um novo significado. O escritório volta a ser um local de eleição, em vez de um local que têm de suportar.

As empresas que adoptaram esta lógica estão a ver efeitos tangíveis. Em primeiro lugar, no que diz respeito ao bem-estar, o facto de poder trabalhar num ambiente adaptado às suas necessidades aumenta a eficácia, reduz o stress e alimenta o sentimento de autonomia. Vários estudos importantes documentaram este facto à escala francesa e europeia.

Em segundo lugar, em termos de empenhamento, um espaço simpático, bem concebido e acolhedor atrai e retém os empregados. Depois, a coesão: os momentos de convívio, muitas vezes difíceis de recriar em teletrabalho, ou mesmo no seio do grupo de trabalho do escritório, são reavivados em espaços concebidos precisamente para esse efeito. Finalmente, em termos de desempenho, ao otimizar os metros quadrados, modulando as superfícies e adaptando os postos de trabalho ao lugar das pessoas, a empresa ganha em agilidade.

Para as organizações, a mudança é também económica. O espaço é mais bem utilizado, os custos mais bem controlados e as flutuações de atividade mais fáceis de absorver. O escritório flexível torna-se uma alavanca estratégica num contexto em que o imobiliário representa uma das maiores despesas.

O escritório flexível faz com que as pessoas queiram voltar ao escritório!

Para além dos números, esta transformação de um modelo evolutivo para o escritório flexível revela uma questão mais profunda: a da promessa do empregador. Oferecer um escritório flexível significa exprimir uma visão da gestão baseada na confiança, na responsabilidade e na qualidade de vida no trabalho. Significa afirmar a nossa crença na capacidade das equipas se organizarem, cooperarem e encontrarem o seu próprio ritmo. E significa aceitar a própria ideia de que o espaço de trabalho não é apenas um custo fixo, mas uma ferramenta estratégica para o desempenho e a cultura da empresa.

Numa altura em que os talentos podem trabalhar em qualquer lugar, o escritório tem de fazer com que as pessoas queiram voltar. Um local que vai para além da sua função principal.

Oferecer mais do que um simples escritório significa oferecer uma nova forma de viver o trabalho. Uma forma mais adaptada às realidades actuais. O escritório flexível parece assim ser a resposta madura das organizações que optam por evoluir a sua cultura para melhor apoiar os seus empregados. Um sinal forte, discreto mas poderoso: o de uma empresa que acompanha os tempos.