Da redução de custos à transformação cultural: os verdadeiros desafios do escritório flexível

Durante muito tempo, o escritório flexível foi apresentado como uma solução essencialmente económica, uma forma pragmática de otimizar o espaço físico que se tinha tornado sobredimensionado face às novas práticas de trabalho. E os números pareciam falar por si: mesmo antes do aumento maciço do teletrabalho, os escritórios só estavam ocupados metade do tempo. A adoção generalizada de práticas de trabalho híbridas acabou por minar a pertinência de um modelo baseado no posto de trabalho fixo, imóvel e individual. Neste contexto, renunciar à afetação pessoal de um escritório deixou de ser visto como uma perturbação, mas como uma forma evidente de reduzir os custos, melhorar a eficácia imobiliária e adaptar os espaços às utilizações contemporâneas. No entanto, as empresas que deram o salto reconhecem que a realidade ultrapassa largamente esta justificação inicial. Estava em curso uma verdadeira transformação cultural! Nós contamos-lhe tudo.

O escritório pessoal, um marco silencioso mas essencial

Uma vez implementado, o escritório flexível - mais comummente referido hoje em dia como escritório flexível - não muda apenas a forma como ocupamos o espaço. Altera a forma como os funcionários se projectam no seu trabalho, como percebem o seu lugar na organização e como interpretam o vínculo coletivo que os une. Por outras palavras, impõe uma transformação cultural que não pode ser improvisada nem subestimada. No entanto, o gabinete individual ainda tem, por vezes, o seu lugar.

O gabinete individual, por mais modesto que seja, é um símbolo há décadas. Simboliza a pertença a uma equipa, a antiguidade e, por vezes, até o reconhecimento implícito da hierarquia. A supressão desta territorialidade cria inevitavelmente um desequilíbrio, mesmo quando os trabalhadores compreendem as razões racionais da mudança.

Para que o escritório flexível funcione, deve tornar-se um projeto de empresa, e não apenas uma simples adaptação, pois implica transformações que vão muito além do mobiliário ou dos metros quadrados. Impõe uma nova forma de trabalhar, de coordenar, de gerir o tempo e até de conceber a sua própria autonomia. As organizações que levaram a sério esta mudança concordam num ponto: o escritório flexível só é possível se a empresa estiver disposta a avançar para uma cultura de confiança. O escritório já não é o local que garante a presença e, portanto, a suposta produtividade. Torna-se um espaço entre outros para fazer o seu trabalho, um espaço escolhido e não imposto. Isto significa passar de um estilo de gestão centrado no controlo para um estilo baseado em objectivos, missões claras e resultados de qualidade.

Uma transformação profunda do trabalho e da gestão

Esta transição para um modelo de escritório flexível não pode ser decretada: exige que os gestores actualizem as suas competências, que as práticas de RH sejam transformadas e que se repense coletivamente a forma como as pessoas trabalham em conjunto. Paradoxalmente, o escritório flexível requer mais organização do que o escritório tradicional. Pressupõe regras claras e exige um maior domínio das ferramentas digitais, uma partilha transparente do espaço... Esta nova codificação não é um constrangimento se for compreendida, co-construída e explicada, mas quando é imposta sem apoio, pode alimentar um sentimento de rigidez paradoxal de um modelo que é suposto oferecer mais liberdade.

À medida que as organizações experimentam, surge outra dimensão: o escritório flexível é também uma resposta às expectativas actuais dos trabalhadores. A relação com o escritório mudou. Para muitos, já não é o centro de gravidade do trabalho, mas um local de encontro, de troca de ideias e de criatividade. É um centro de recursos onde as pessoas vêm para redescobrir o coletivo, para beneficiar de um ambiente inspirador, para ter acesso a serviços ou espaços de colaboração que não podem ser reproduzidos em casa. Neste sentido, o escritório flexível, quando bem pensado, pode tornar-se uma ferramenta para melhorar a experiência do empregado.

Rumo a um escritório flexível de segunda geração

Atualmente, assistimos ao aparecimento de um escritório flexível de segunda geração, mais maduro e mais responsável. Trata-se de um modelo que já não se contenta com a simples deslocação das divisórias, mas que questiona verdadeiramente o sentido do trabalho em conjunto. Os espaços são concebidos para promover a saúde, a criatividade e a colaboração, e a sobriedade torna-se um elemento de compromisso ambiental.

Os trabalhadores já não são meros ocupantes, mas actores do seu ambiente profissional. O escritório deixa de ser um local de constrangimento para se tornar um local de recursos, adaptável e orientado para as utilizações.

Deste modo, o escritório flexível abre caminho a uma nova forma de conceber o trabalho, mais gratificante. Desde que se compreenda, no entanto, que não se trata de uma mudança de layout, mas de uma mudança de cultura. E uma cultura não pode ser deslocada como uma peça de mobiliário: tem de ser construída, discutida e partilhada.