Disposição da sala de reuniões: o guia definitivo

Aorganização de uma sala de reuniões pode ser uma verdadeira dor de cabeça. As mesas devem ser dispostas em forma de U, como numa sala de aula, ou em formato de teatro? Devem sentar-se à volta de uma mesa, no chão em modo feng-shui, ou em sofás para um ambiente mais informal? A melhor disposição para as suas equipas é o que tem de encontrar. Aqui estão os passos a seguir e as nossas dicas sobre como conceber a sua sala de reuniões com estilo.

1. Escolher a melhor disposição para a sua sala de reuniões

Como pode ver, existem muitos tipos diferentes de salas de reunião. Vamos analisar os prós e os contras de cada disposição para o ajudar a escolher a melhor opção.

Mesa retangular ou quadrado vazio

A mesa retangular ou o quadrado vazio são dois tipos de disposição muito comuns. Além disso, são fáceis de montar. Basta colocar uma mesa comprida no centro da sala e cadeiras à sua volta. Numa sala grande, pode colocar mesas rectangulares para criar um quadrado vazio no centro da sala.

Estes formatos colocam todos os participantes em pé de igualdade . Podem ser utilizados para qualquer tipo de intercâmbio profissional ou sessão de brainstorming.

Mesas em forma de U

Esta disposição assemelha-se a um quadrado vazio, mas sem um dos lados. O espaço no meio funciona como um palco, dando aos oradores a oportunidade de se movimentarem e de se relacionarem com os participantes à volta da mesa. Este tipo de disposição da sala de reuniões facilita a troca de impressões entre os funcionários, uma vez que todos se podem ver uns aos outros.

Sabia que? De acordo com um estudo realizado pela Barco e pela Circle Research em 2019, uma reunião é útil apenas 44% do tempo. Incluímos algumas dicas no final deste artigo para o ajudar a organizar reuniões eficazes.

A sala de aula

Não é necessário fazer um desenho. Todos nós sabemos como é uma sala de aula. Mesmo que este formato possa parecer antiquado ou demasiado rígido, continua a ser muito utilizado para fins de formação. E por uma boa razão: os participantes podem ver o ecrã ou o quadro branco enquanto tomam notas, sem terem de mudar de posição. Estão na melhor posição possível para aprender.

Formato de teatro

O formato de teatro é uma escolha popular para eventos empresariais. Esta disposição coloca a tónica na pessoa ou no grupo que se encontra na frente do espaço. Com ou sem palco, esta disposição é ideal para apresentações, conferências e demonstrações de produtos.

Banquete ou cocktail

As salas de reunião também podem ser organizadas em formato de banquete ou cocktail. O formato de banquete é perfeito para refeições sentadas (por exemplo, a refeição de fim de ano de um grande grupo). O formato de cocktail é adequado para inaugurações, casas abertas e eventos mais festivos. Os convidados ficam de pé e partilham champanhe ou refrigerantes e aperitivos.

Cabinas de reunião

Dentro de um espaço aberto ou de um planalto inteiro, é possível instalar uma cabina de reunião insonorizada. Este tipo de disposição pode acomodar um número limitado de pessoas (normalmente 2 a 4), mas é também muito prático. De facto, a cabina de reunião de design com isolamento acústico permite a realização de reuniões em espaços reduzidos. O preço deste tipo de instalação varia entre 8.000 e 12.000 euros para uma cabina dupla e até 20.000 euros para uma cabina para 4 pessoas.

Tatami: o novo miúdo do bairro

Se gosta de ambientes informais e de espaços de inspiração japonesa, esta opção de disposição deve agradar-lhe. O tatami permite-lhe trabalhar no chão, para uma nova postura no escritório. Esta disposição da sala de reuniões ou de trabalho estimula a criatividade e reduz as perturbações músculo-esqueléticas (MSD). Além disso, deixa os participantes à vontade. É por isso que pode ser interessante organizar entrevistas de emprego num tapete de tatami.

2. Definir a capacidade dos lugares

Definir o número de lugares na sala de reuniões é o segundo passo deste guia. Calcular a capacidade de lugares da sua sala de reuniões é simples. Basta utilizar esta calculadora gratuita.

Eis os passos a seguir:

1. selecionar a configuração da sala ;
2. introduza a superfície da sala pretendida (em m²);
3. clique em "calcular".

Ser-lhe-á apresentado o número máximo de pessoas: um fator essencial para planear a sua sala de reuniões.

3. Adicionar equipamento e tecnologia

A escolha do mobiliário para uma sala de reuniões é uma etapa crucial. O mobiliário da sala de reuniões tem um grande impacto na produtividade e no conforto dos utilizadores.

Se quiser organizar a sua sala de reuniões de formas diferentes para cada reunião (dependendo do seu objetivo), aconselhamos que opte por mobiliário modular e versátil, como mesas dobráveis e/ou cadeiras empilháveis.

Eis uma lista do que cada sala de reuniões precisa:

• uma ou mais mesas de reunião grandes, consoante a disposição;
• cadeiras ergonómicas;
• um projetor de vídeo e um ecrã;
• um quadro de velleda ou um flip chart digital;
• uma ferramenta de colaboração à distância (Zoom, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Google Meet, etc.);
• equipamento áudio para a sala de reuniões.

É bom saber: Deixar um espaço de pelo menos 1 metro entre a mesa e as paredes da sala de reuniões para permitir que os participantes se movimentem livremente durante a reunião (para sair da sala ou aproximar-se do flipchart, por exemplo).

4. Decorar a sala de reuniões

Uma vez instaladas as ferramentas tecnológicas e o mobiliário ergonómico, é altura de pensar na decoração da sala de reuniões. Uma boa iluminação é essencial para manter a produtividade e a concentração durante a reunião de negócios. A sua sala de reuniões deve ser banhada por luz natural.

Uma excelente acústica é também uma necessidade. Certifique-se de que a disposição da sua sala de reuniões permite que todos se ouçam perfeitamente, quer estejam no local ou à distância.

Se organizar reuniões híbridas e utilizar um sistema de videoconferência, terá de facilitar a comunicação à distância com uma ligação à Internet de alto desempenho, uma câmara e microfones. A câmara permitirá que os seus empregados à distância vejam os seus empregados no local.

Por fim, recomendamos que adicione algumas plantas, algumas luzes bonitas e um tapete para iluminar a sua sala de reuniões. A ideia é que a sua sala de reuniões seja acolhedora mas profissional. É claro que também pode personalizar a decoração da sua sala de reuniões com as cores da sua empresa para a tornar corporativa.

5. Planear a gestão e a manutenção da sala

Assim que tiver terminado de equipar a sua sala de reuniões, terá de criar um sistema de reservas. Este deve estar acessível a todos os seus empregados, para que possam reservar facilmente.

Afinal de contas, não há nada mais desagradável do que procurar uma sala disponível para uma reunião de última hora e não a encontrar. As reservas devem ser efectuadas em tempo real, para que todos os empregados saibam quando a sala de reuniões está reservada. Isto permitir-lhes-á ver rapidamente que espaços estão disponíveis em que salas. E se tiver várias salas de reunião, não se esqueça de lhes dar nomes e de os informar sobre o sistema de reservas.

Recomendamos também que providencie a limpeza e manutenção diárias da sala. Desta forma, todas as pessoas que acedam à sala de reuniões terão equipamento operacional e um ambiente limpo e saudável.

Dicas: Se está a alugar a sua sala de reuniões, pode considerar serviços adicionais, como um pequeno-almoço completo. Esta é uma verdadeira vantagem para as reuniões matinais.

6. Peça feedback aos participantes

Como em tudo o que é novo, aconselhamos a medir os efeitos das suas acções pedindo feedback aos participantes ou aos empregados.

Sob a forma de um formulário anónimo ou em direto, pode perguntar-lhes o que acham de :

• o tamanho da sala ;
• da disposição ;
• a sua luminosidade ;
• o seu equipamento ;
• o ambiente...

Uma vez recolhidas as opiniões sinceras, tome medidas para melhorar a disposição da sua sala de reuniões, especialmente se receber sugestões de melhoria relevantes.

Conceção da sala de reuniões: os nossos últimos conselhos

Se seguir estas etapas, a conceção da sua sala de reuniões será uma brincadeira de crianças. Tenha em mente que a sua futura sala de reuniões terá de ser funcional, confortável e equipada com ferramentas tecnológicas de alto desempenho.

Para que as suas reuniões sejam um sucesso, temos mais alguns conselhos para si:

• Convidar apenas as pessoas envolvidas no tema da reunião;
• estabelecer um limite de tempo, idealmente 30 ou 45 minutos no máximo, e cumpri-lo;
• abordar apenas um tema por reunião e incluí-lo no assunto da mensagem eletrónica dedicada à reunião;
• terminar a reunião com um plano de ação.

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