De indeling van vergaderruimtes: de ultieme gids

Het inrichtenvan een vergaderruimte kan een hele klus zijn. Moeten de tafels in een U-vorm staan, zoals in een klaslokaal, of in theateropstelling? Moet je rond een tafel zitten, op de vloer in de feng-shui-stand, of op banken voor een informeler gevoel? Je moet de beste indeling voor jouw teams vinden. Hier zijn de te volgen stappen en onze tips om je vergaderruimte met flair in te richten.

1. De beste indeling voor je vergaderruimte kiezen

Zoals je kunt zien, zijn er veel verschillende soorten vergaderruimten. We zullen de voor- en nadelen van elke indeling met je doornemen om je te helpen de beste optie te kiezen.

Rechthoekige tafel of leeg vierkant

De rechthoekige tafel of het lege vierkant zijn 2 heel gebruikelijke soorten opstellingen. Ze zijn ook gemakkelijk op te zetten. Plaats gewoon een lange tafel in het midden van de kamer en stoelen eromheen. In een grote ruimte kun je rechthoekige tafels plaatsen om een leeg vierkant in het midden van de ruimte te maken.

Deze formaten plaatsen alle deelnemers op gelijke voet. Ze kunnen worden gebruikt voor elk type professionele uitwisseling of brainstormsessie.

U-vormige tafels

Deze opstelling lijkt op een leeg vierkant, maar dan zonder een zijde. De ruimte in het midden fungeert als podium, waardoor sprekers de kans krijgen om rond te lopen en contact te maken met deelnemers rond de tafel. Dit type indeling van de vergaderruimte vergemakkelijkt uitwisselingen tussen werknemers, omdat ze elkaar allemaal kunnen zien.

Wist u dat? Volgens een onderzoek dat in 2019 werd uitgevoerd door Barco en Circle Research, is een vergadering slechts 44% van de tijd nuttig. We hebben aan het einde van dit artikel enkele tips opgenomen om je te helpen effectieve vergaderingen te organiseren.

Het klaslokaal

We hoeven geen tekening te maken. We weten allemaal hoe een klaslokaal eruitziet. Ook al lijkt dit formaat misschien ouderwets of te rigide, het wordt nog steeds veel gebruikt voor trainingsdoeleinden. En met een goede reden: deelnemers kunnen het scherm of whiteboard zien terwijl ze aantekeningen maken, zonder van positie te hoeven veranderen. Ze bevinden zich in de best mogelijke positie om te leren.

Theateropstelling

De theateropstelling is een populaire keuze voor bedrijfsevenementen. Deze opstelling legt de nadruk op de persoon of groep vooraan in de ruimte. Met of zonder podium is deze opstelling ideaal voor presentaties, conferenties en productdemonstraties.

Banket of cocktail

Vergaderzalen kunnen ook worden opgezet als banket of cocktail. Het banketformaat is perfect voor zittende maaltijden (bijvoorbeeld de eindejaarsmaaltijd van een grote groep). Het cocktailformaat is voor inauguraties, opendeurdagen en meer feestelijke evenementen. Gasten staan en delen champagne of frisdrank en hapjes.

Vergadercabines

Binnen een open ruimte of een heel plateau is het mogelijk om een geluiddichte vergadercabine te installeren. Dit type opstelling biedt plaats aan een beperkt aantal mensen (meestal 2 tot 4), maar is ook erg praktisch. De akoestisch geïsoleerde design vergadercabine maakt het namelijk mogelijk om in kleine ruimtes te vergaderen. De prijs van dit type installatie varieert van €8.000 tot €12.000 voor een duobooth en tot €20.000 voor een 4-persoonscabine.

Tatami: de nieuwkomer

Als je houdt van een informele sfeer en Japans geïnspireerde ruimtes, dan zal deze lay-out je zeker aanspreken. Met de tatami kun je op de vloer werken, voor een nieuwe houding op kantoor. Deze lay-out voor vergaderruimtes of werkkamers stimuleert de creativiteit en vermindert spier- en skeletaandoeningen (MSD's). Bovendien stelt het deelnemers op hun gemak. Daarom kan het interessant zijn om sollicitatiegesprekken op een tatamimat te organiseren.

2. Zitcapaciteit bepalen

Het bepalen van het aantal zitplaatsen in de vergaderruimte is de tweede stap in deze gids. Het berekenen van het aantal zitplaatsen in je vergaderruimte is eenvoudig. Gebruik gewoon deze gratis calculator.

Dit zijn de te volgen stappen:

1. selecteer de ruimteconfiguratie ;
2. voer de gewenste oppervlakte van de ruimte in (in m²);
3. klik op "berekenen".

Je krijgt het maximum aantal personen te zien: een essentiële factor bij het plannen van je vergaderruimte.

3. Apparatuur en technologie toevoegen

Het kiezen van meubilair voor een vergaderruimte is een cruciale stap. Het meubilair in de vergaderruimte heeft een grote invloed op de productiviteit en het comfort van de gebruikers.

Als je je vergaderruimte op verschillende manieren wilt inrichten voor elke vergadering (afhankelijk van het doel), raden we je aan om te kiezen voor modulair en veelzijdig meubilair, zoals klaptafels en/of stapelbare stoelen.

Hier is een lijst van wat elke vergaderruimte nodig heeft:

• een of meer grote vergadertafels, afhankelijk van de indeling;
• ergonomische stoelen;
• een videoprojector + scherm;
• een velledabord of digitale flip-over;
• een hulpmiddel voor samenwerking op afstand (Zoom, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Google Meet, enz.);
• audioapparatuur voor de vergaderruimte.

Goed om te weten: Laat een ruimte van minstens 1 meter vrij tussen de tafel en de muren van de vergaderruimte, zodat deelnemers zich vrij kunnen bewegen tijdens de vergadering (om bijvoorbeeld de ruimte te verlaten of dichter bij de flip-over te komen).

4. De vergaderruimte inrichten

Zodra uw technologische hulpmiddelen en ergonomisch meubilair geïnstalleerd zijn, is het tijd om na te denken over de inrichting van uw vergaderruimte. Goede verlichting is essentieel als je productief en geconcentreerd wilt blijven tijdens je vergadering. Je vergaderruimte moet baden in natuurlijk licht.

Uitstekende akoestiek is ook een must. Zorg ervoor dat de indeling van je vergaderruimte ervoor zorgt dat iedereen elkaar perfect kan horen, of je nu ter plaatse bent of op afstand.

Als je hybride vergaderingen organiseert en een videoconferentiesysteem gebruikt, moet je de communicatie op afstand vergemakkelijken met een krachtige internetverbinding, camera en microfoons. Met de camera kunnen je werknemers op afstand je werknemers op locatie zien.

Tot slot raden we je aan om een paar planten, mooie lampen en een tapijt toe te voegen om je vergaderruimte op te fleuren. Het is de bedoeling dat je vergaderruimte gezellig en toch professioneel is. Natuurlijk kun je de inrichting van je vergaderruimte ook personaliseren met de kleuren van je bedrijf om hem corporate te maken.

5. Plan beheer en onderhoud van de ruimte

Zodra je klaar bent met het inrichten van je vergaderruimte, moet je een reserveringssysteem opzetten. Dit moet toegankelijk zijn voor al je werknemers, zodat ze gemakkelijk kunnen reserveren.

Er is immers niets vervelender dan op het laatste moment op zoek te gaan naar een beschikbare ruimte voor een vergadering en er geen te vinden. Reserveringen moeten in realtime worden gemaakt, zodat alle medewerkers weten wanneer de vergaderruimte is gereserveerd. Zo kunnen ze snel zien welke ruimten beschikbaar zijn. En als je meerdere vergaderruimtes hebt, vergeet dan niet om ze namen te geven en ze te informeren over het reserveringssysteem.

We raden je ook aan om te zorgen voor dagelijkse schoonmaak en onderhoud van de ruimte. Op die manier heeft iedereen die toegang heeft tot de vergaderruimte de beschikking over werkende apparatuur en een schone, gezonde omgeving.

Tips: Als je je vergaderruimte verhuurt, wil je misschien extra diensten overwegen zoals een uitgebreid ontbijt. Dit is echt een pluspunt voor vergaderingen op de vroege ochtend.

6. Vraag deelnemers om feedback

Zoals bij alles wat nieuw is, raden we je aan om de effecten van je acties te meten door deelnemers of medewerkers om feedback te vragen.

In de vorm van een anoniem of live formulier kun je ze vragen wat ze vinden van :

• de grootte van de ruimte ;
• de indeling ;
• de helderheid ;
• de apparatuur ;
• de sfeer...

Als je eenmaal openhartige feedback hebt verzameld, neem dan stappen om de inrichting van je vergaderruimte te verbeteren, vooral als je relevante suggesties voor verbetering ontvangt.

Ontwerp van een vergaderruimte: onze laatste tips

Als u deze stappen volgt, wordt het ontwerpen van uw vergaderruimte kinderspel. Houd in gedachten dat je toekomstige vergaderruimte functioneel en comfortabel moet zijn en uitgerust met hoogwaardige technologische hulpmiddelen.

Om ervoor te zorgen dat je vergaderingen een succes worden, hebben we nog een paar tips voor je:

• Nodig alleen die mensen uit die betrokken zijn bij het onderwerp van de vergadering;
• stel een tijdslimiet vast, idealiter 30 of maximaal 45 minuten, en houd u daaraan;
• bespreek slechts één onderwerp per vergadering en vermeld dit in de onderwerpregel van de e-mail die aan de vergadering is gewijd;
• Sluit de vergadering af met een actieplan.

Op zoek naar een vergaderruimte te huur in de buurt van je bedrijf? Je vindt het op workin.space.