Gestaltung von Tagungsräumen: der ultimative Leitfaden

Die Einrichtungeines Sitzungssaals kann einem wirklich Kopfzerbrechen bereiten. Sollen die Tische wie in einem Klassenzimmer in U-Form oder im Theaterformat angeordnet werden? Soll man um einen Tisch herum sitzen, auf dem Boden im Feng-Shui-Modus oder auf Sofas, um eine informelle Atmosphäre zu schaffen? Sie müssen das beste Layout für Ihre Teams finden. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Schritte und unsere Tipps zur Gestaltung Ihres Besprechungsraums mit Flair.

1. Die Wahl des besten Layouts für Ihren Besprechungsraum

Wie Sie sehen können, gibt es viele verschiedene Arten von Besprechungsräumen. Wir gehen auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Layouts ein, um Ihnen die Wahl der besten Option zu erleichtern.

Rechteckiger Tisch oder leeres Quadrat

Der rechteckige Tisch oder das leere Quadrat sind 2 sehr verbreitete Grundrisstypen. Sie sind auch leicht einzurichten. Stellen Sie einfach einen langen Tisch in die Mitte des Raumes und Stühle darum herum. In einem großen Raum können Sie rechteckige Tische aufstellen, um ein leeres Quadrat in der Mitte des Raums zu bilden.

Diese Formate stellen alle Teilnehmer auf die gleiche Stufe . Sie können für jede Art von fachlichem Austausch oder Brainstorming-Sitzung verwendet werden.

U-förmige Tische

Diese Anordnung ähnelt einem leeren Quadrat, bei dem jedoch eine Seite fehlt. Der Platz in der Mitte dient als Bühne, auf der sich die Redner bewegen und mit den Teilnehmern am Tisch in Kontakt treten können. Diese Art von Besprechungsraum erleichtert den Austausch zwischen den Mitarbeitern, da sie sich alle gegenseitig sehen können.

Wussten Sie schon? Laut einer von Barco und Circle Research im Jahr 2019 durchgeführten Studie ist ein Meeting nur in 44 % der Fälle sinnvoll. Am Ende dieses Artikels finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, effektive Meetings zu organisieren.

Das Klassenzimmer

Ich muss Ihnen kein Bild malen. Wir alle wissen, wie ein Klassenzimmer aussieht. Auch wenn dieses Format altmodisch oder zu starr erscheinen mag, wird es doch häufig für Schulungszwecke verwendet. Und das aus gutem Grund: Die Teilnehmer können den Bildschirm oder das Whiteboard sehen, während sie sich Notizen machen, ohne die Position wechseln zu müssen. So sind sie in der bestmöglichen Position, um zu lernen.

Theaterformat

Das Theaterformat ist eine beliebte Wahl für Firmenveranstaltungen. Bei diesem Layout liegt der Schwerpunkt auf der Person oder Gruppe im vorderen Teil des Raums. Ob mit oder ohne Bühne, dieses Layout ist ideal für Präsentationen, Konferenzen und Produktvorführungen.

Bankett oder Cocktailempfang

Tagungsräume können auch im Bankett- oder Cocktailformat eingerichtet werden. Das Bankettformat eignet sich hervorragend für Mahlzeiten im Sitzen (z. B. für das Jahresendessen einer großen Gruppe). Das Cocktailformat eignet sich für Einweihungen, Tage der offenen Tür und andere festliche Veranstaltungen. Die Gäste stehen und teilen sich Champagner oder alkoholfreie Getränke und Vorspeisen.

Sitzungskabinen

In einem offenen Raum oder auf einem ganzen Plateau kann eine schalldichte Sitzungskabine eingerichtet werden. Diese Art der Anordnung bietet Platz für eine begrenzte Anzahl von Personen (normalerweise 2 bis 4), ist aber auch sehr praktisch. Die schallgedämmte Designer-Sitzungskabine ermöglicht es nämlich, Sitzungen in kleinen Räumen abzuhalten. Der Preis für diese Art von Installation liegt zwischen 8.000 und 12.000 € für eine Zweierkabine und bis zu 20.000 € für eine Viererkabine.

Tatami: das neue Kind im Block

Wenn Sie ein informelles Ambiente und japanisch inspirierte Räume mögen, dürfte Ihnen diese Aufstellungsvariante gefallen. Auf den Tatami kann man auf dem Boden arbeiten, was zu einer neuen Arbeitshaltung im Büro führt. Diese Art der Gestaltung von Besprechungsräumen oder Arbeitszimmern fördert die Kreativität und reduziert Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSD). Darüber hinaus fühlen sich die Teilnehmer wohl. Deshalb kann es interessant sein, Vorstellungsgespräche auf einer Tatami-Matte zu organisieren.

2. Sitzplatzkapazität festlegen

Der zweite Schritt in diesem Leitfaden ist dieFestlegung der Anzahl der Sitzplätze im Besprechungsraum. Die Berechnung der Sitzplatzkapazität Ihres Besprechungsraums ist ganz einfach. Verwenden Sie einfach diesen kostenlosen Rechner.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

1. Wählen Sie die Raumkonfiguration aus;
2. Geben Sie die gewünschte Raumfläche (in m²) ein;
3. Klicken Sie auf "Berechnen".

Es wird Ihnen die maximale Person enzahl angezeigt: ein wesentlicher Faktor bei der Planung Ihres Tagungsraums.

3. Ausstattung und Technik hinzufügen

Die Auswahl der Möbel für einen Besprechungsraum ist ein entscheidender Schritt. Das Mobiliar Ihres Besprechungsraums hat einen großen Einfluss auf die Produktivität und den Komfort der Nutzer.

Wenn Sie Ihren Besprechungsraum für jede Sitzung anders einrichten möchten (je nach Zweck), raten wir Ihnen, sich für modulare und vielseitige Möbel zu entscheiden, wie z. B. Klapptische und/oder stapelbare Stühle.

Im Folgenden finden Sie eine Liste dessen, was jeder Besprechungsraum braucht:

• einen oder mehrere große Besprechungstische, je nach Anordnung;
• ergonomische Stühle;
• einen Videoprojektor + Leinwand;
• eine Velleda-Tafel oder ein digitales Flipchart;
• ein Tool für die Remote-Zusammenarbeit (Zoom, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Google Meet usw.);
• Audiogeräte für den Sitzungssaal.

Gut zu wissen: Lassen Sie einen Abstand von mindestens 1 Meter zwischen dem Tisch und den Wänden des Besprechungsraums, damit sich die Teilnehmer während der Besprechung frei bewegen können (um z. B. den Raum zu verlassen oder sich dem Flipchart zu nähern).

4. Dekoration des Sitzungssaals

Sobald die technischen Hilfsmittel und die ergonomischen Möbel installiert sind, ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Einrichtung des Sitzungssaals zu machen. Eine gute Beleuchtung ist unerlässlich, wenn Sie während Ihrer Besprechung produktiv und konzentriert bleiben wollen. Ihr Besprechungsraum sollte in natürliches Licht getaucht sein.

Eineausgezeichnete Akustik ist ebenfalls ein Muss. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Besprechungsraum so gestaltet ist, dass alle Teilnehmer einander perfekt hören können, egal ob sie vor Ort oder aus der Ferne sind.

Wenn Sie hybride Meetings veranstalten und ein Videokonferenzsystem verwenden, müssen Sie die Fernkommunikation durch eine leistungsstarke Internetverbindung, eine Kamera und Mikrofone erleichtern. Die Kamera ermöglicht es Ihren Mitarbeitern aus der Ferne, Ihre Mitarbeiter vor Ort zu sehen.

Schließlich empfehlen wir Ihnen, Ihren Besprechungsraum mit ein paar Pflanzen, hübschen Lampen und einem Teppich zu verschönern. Ihr Besprechungsraum soll gemütlich und doch professionell wirken. Natürlich können Sie die Einrichtung Ihres Besprechungsraums auch mit den Farben Ihres Unternehmens personalisieren, um ihn zu einem Unternehmensraum zu machen.

5. Planen Sie Raummanagement und Wartung

Wenn Sie Ihren Besprechungsraum fertig eingerichtet haben, müssen Sie ein Reservierungssystem einrichten. Dieses sollte für alle Ihre Mitarbeiter zugänglich sein, damit sie problemlos buchen können.

Schließlich gibt es nichts Unangenehmeres, als in letzter Minute einen freien Raum für eine Besprechung zu suchen und keinen zu finden. Reservierungen sollten in Echtzeit vorgenommen werden, damit alle Mitarbeiter wissen, wann der Besprechungsraum belegt ist. So können sie schnell sehen, welche Plätze in welchen Räumen frei sind. Und wenn Sie mehrere Besprechungsräume haben, vergessen Sie nicht, ihnen Namen zu geben und sie über das Reservierungssystem zu informieren.

Wir empfehlen Ihnen auch, für die tägliche Reinigung und Wartung des Raums zu sorgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Personen, die den Konferenzraum betreten, über funktionstüchtige Geräte und eine saubere, gesunde Umgebung verfügen.

Tipps: Wenn Sie Ihren Tagungsraum vermieten, sollten Sie zusätzliche Leistungen wie ein komplettes Frühstück in Betracht ziehen. Dies ist ein echtes Plus für Besprechungen am frühen Morgen.

6. Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback

Wie bei allem Neuen raten wir Ihnen, die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen zu messen, indem Sie die Teilnehmer oder Mitarbeiter um Feedback bitten.

In Form eines anonymen oder Live-Formulars können Sie sie fragen, was sie denken über :

• der Größe des Raums ;
• seiner Aufteilung ;
• seiner Helligkeit ;
• seiner Ausstattung ;
• seine Atmosphäre...

Sobald Sie ein offenes Feedback erhalten haben, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um die Gestaltung Ihres Sitzungssaals zu verbessern, insbesondere wenn Sie entsprechende Verbesserungsvorschläge erhalten.

Gestaltung von Besprechungsräumen: unsere letzten Tipps

Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird dieGestaltung Ihres Besprechungsraums zum Kinderspiel. Denken Sie daran, dass Ihr künftiger Besprechungsraum funktional und komfortabel sein muss und mit leistungsstarken technischen Hilfsmitteln ausgestattet sein sollte.

Damit Ihre Besprechungen ein Erfolg werden, haben wir noch ein paar Tipps für Sie:

• Laden Sie nur die Personen ein, die mit dem Thema der Besprechung zu tun haben;
• Legen Sie ein Zeitlimit fest, idealerweise 30 oder maximal 45 Minuten, und halten Sie sich daran;
• Sprechen Sie nur ein Thema pro Sitzung an, und geben Sie es in der Betreffzeile der E-Mail an, die der Sitzung gewidmet ist;
• Schließen Sie die Sitzung mit einem Aktionsplan ab.

Sie suchen einen Besprechungsraum, den Sie in Ihrer Nähe mieten können? Auf workin.space werden Sie fündig.