Distribución de salas de reuniones: la guía definitiva

Montaruna sala de reuniones puede ser un verdadero quebradero de cabeza. ¿Deben colocarse las mesas en forma de U, como en un aula, o en formato de teatro? ¿Hay que sentarse alrededor de una mesa, en el suelo en modo feng-shui, o en sofás para un ambiente más informal? Lo que tienes que encontrar es la mejor disposición para tus equipos. Aquí tienes los pasos a seguir y nuestros consejos para diseñar tu sala de reuniones con estilo.

1. Elegir la mejor distribución para su sala de reuniones

Como puede ver, hay muchos tipos diferentes de salas de reuniones. Vamos a repasar los pros y los contras de cada disposición para ayudarte a elegir la mejor opción.

Mesa rectangular o cuadrado vacío

La mesa rectangular o el cuadrado vacío son 2 tipos de disposición muy comunes. Además, son fáciles de montar. Basta con colocar una mesa larga en el centro de la sala y sillas a su alrededor. En una sala grande, puedes colocar mesas rectangulares para crear un cuadrado vacío en el centro de la sala.

Estos formatos ponen a todos los participantes en pie de igualdad . Pueden utilizarse para cualquier tipo de intercambio profesional o sesión de brainstorming.

Mesas en forma de U

Esta disposición se asemeja a un cuadrado vacío, pero al que le falta un lado. El espacio del centro hace las veces de escenario, dando a los oradores la oportunidad de moverse y conectar con los participantes alrededor de la mesa. Este tipo de disposición de la sala de reuniones facilita los intercambios entre empleados, ya que todos pueden verse.

¿Lo sabía? Según un estudio realizado por Barco y Circle Research en 2019, una reunión solo es útil el 44 % de las veces. Hemos incluido algunos consejos al final de este artículo para ayudarte a organizar reuniones eficaces.

El aula

No hace falta que te haga un dibujo. Todos sabemos cómo es un aula. Aunque este formato pueda parecer anticuado o demasiado rígido, sigue siendo muy utilizado con fines de formación. Y con razón: los participantes pueden ver la pantalla o la pizarra mientras toman notas, sin tener que cambiar de posición. Están en la mejor posición posible para aprender.

Formato teatro

El formato de teatro es una opción popular para eventos corporativos. Esta disposición pone el énfasis en la persona o el grupo que se encuentra al frente del espacio. Con o sin escenario, esta disposición es ideal para presentaciones, conferencias y demostraciones de productos.

Banquete o cóctel

Las salas de reuniones también pueden configurarse en formato banquete o cóctel. El formato banquete es perfecto para comidas sentadas (por ejemplo, la comida de fin de curso de un grupo grande). El formato cóctel es para inauguraciones, jornadas de puertas abiertas y actos más festivos. Los invitados comparten de pie champán o refrescos y aperitivos.

Cabinas de reunión

En un espacio abierto o en una meseta entera, es posible instalar una cabina de reunión insonorizada. Este tipo de disposición puede acoger a un número limitado de personas (normalmente de 2 a 4), pero también es muy práctica. De hecho, la cabina de reunión de diseño con aislamiento acústico permite celebrar reuniones en espacios reducidos. El precio de este tipo de instalación oscila entre 8.000 y 12.000 euros para una cabina a dúo, y hasta 20.000 euros para una de 4 personas.

Tatami: el nuevo chico del barrio

Si le gustan los ambientes informales y los espacios de inspiración japonesa, esta opción de disposición debería gustarle. El tatami permite trabajar en el suelo, para una nueva postura en la oficina. Esta disposición de la sala de reuniones o de trabajo estimula la creatividad y reduce los trastornos musculoesqueléticos (TME). Además, tranquiliza a los participantes. Por eso puede ser interesante organizar entrevistas de trabajo sobre un tatami.

2. Definir el aforo

Definirel número de asientos de la sala de reuniones es el segundo paso de esta guía. Calcular el aforo de tu sala de reuniones es sencillo. Basta con utilizar esta calculadora gratuita.

Estos son los pasos a seguir

1. seleccione la configuración de la sala ;
2. introduzca la superficie de la sala deseada (en m²);
3. haga clic en "calcular".

Se le presentará el número máximo de personas: un factor esencial a la hora de planificar su sala de reuniones.

3. Añada equipamiento y tecnología

Elegir el mobiliario de una sala de reuniones es un paso crucial. El mobiliario de su sala de reuniones influye mucho en la productividad y comodidad de los usuarios.

Si quieres organizar tu sala de reuniones de distintas maneras para cada reunión (dependiendo de su finalidad), te aconsejamos que optes por mobiliario modular y versátil, como mesas plegables y/o sillas apilables.

He aquí una lista de lo que necesita toda sala de reuniones:

• una o varias mesas de reunión grandes, en función de la disposición;
• sillas ergonómicas;
• un videoproyector + pantalla;
• una pizarra velleda o un rotafolio digital;
• una herramienta de colaboración a distancia (Zoom, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Google Meet, etc.);
• equipo de audio para la sala de reuniones.

Conviene saber: Deja un espacio de al menos 1 metro entre la mesa y las paredes de la sala de reuniones para que los participantes puedan moverse libremente durante la reunión (para salir de la sala o acercarse al rotafolio, por ejemplo).

4. Decorar la sala de reuniones

Una vez instaladas las herramientas tecnológicas y el mobiliario ergonómico, es hora de pensar en la decoración de la sala de reuniones. Una buena iluminación es esencial para mantener la productividad y la concentración durante toda la reunión. Su sala de reuniones debe estar bañada por la luz natural.

También es imprescindibleuna acústica excelente. Asegúrese de que la disposición de su sala de reuniones permite que todos se oigan perfectamente, ya sea in situ o a distancia.

Si organizas reuniones híbridas y utilizas un sistema de videoconferencia, tendrás que facilitar la comunicación a distancia con una conexión a Internet de alto rendimiento, una cámara y micrófonos. La cámara permitirá a tus empleados a distancia ver a tus empleados in situ.

Por último, te recomendamos añadir algunas plantas, luces bonitas y una alfombra para alegrar tu sala de reuniones. La idea es que tu sala de reuniones sea acogedora a la vez que profesional. Por supuesto, también puedes personalizar la decoración de tu sala de reuniones con los colores de tu empresa para hacerla corporativa.

5. Planificar la gestión y el mantenimiento de la sala

Una vez que haya terminado de acondicionar la sala de reuniones, tendrá que crear un sistema de reservas. Todos los empleados deben tener acceso a él para poder reservar fácilmente.

Después de todo, no hay nada más desagradable que buscar una sala disponible para una reunión de última hora y no encontrarla. Las reservas deben hacerse en tiempo real, para que todos los empleados sepan cuándo está reservada la sala de reuniones. Así podrán ver rápidamente qué espacios están disponibles y en qué salas. Y si tiene varias salas de reuniones, no olvide ponerles nombre e informarles del sistema de reservas.

También le recomendamos que se encargue de la limpieza y el mantenimiento diarios de la sala. De este modo, todos los que accedan a la sala de reuniones dispondrán de equipos operativos y de un entorno limpio y saludable.

Consejos: Si alquila su sala de reuniones, puede considerar servicios adicionales como un desayuno completo. Esto es una verdadera ventaja para las reuniones a primera hora de la mañana.

6. Pida opiniones a los participantes

Como con todo lo nuevo, le aconsejamos que mida los efectos de sus acciones pidiendo opiniones a los participantes o empleados.

En forma de formulario anónimo o en directo, puede preguntarles qué opinan de :

• el tamaño de la sala ;
• su distribución
• la luminosidad
• el equipamiento
• su ambiente...

Una vez que hayas recabado opiniones sinceras, toma medidas para mejorar la disposición de tu sala de reuniones, especialmente si recibes sugerencias relevantes para mejorarla.

Diseño de salas de reuniones: nuestros consejos finales

Si sigue estos pasos,diseñar su sala de reuniones será un juego de niños. Tenga en cuenta que su futura sala de reuniones deberá ser funcional, cómoda y estar equipada con herramientas tecnológicas de alto rendimiento.

Para que sus reuniones sean un éxito, le damos algunos consejos más:

• Invite sólo a las personas implicadas en el tema de la reunión;
• Fije un límite de tiempo, idealmente 30 o 45 minutos como máximo, y cúmplalo;
• aborde un solo tema por reunión, e inclúyalo en el asunto del correo electrónico dedicado a la reunión;
• terminar la reunión con un plan de acción.

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