OfficeRnD mit workin.space verbinden

workin.space ist ein Marktplatz für Arbeitsbereiche. Sie bieten dort Ihre Meetingräume, Coworking-Plätze und Büros an. Ohne Verbindung müssen Sie Ihre Angebote manuell eingeben und jede Buchung per E-Mail bestätigen. Die Integration mit OfficeRnD Flex beseitigt diese doppelte Dateneingabe. Ihre Verfügbarkeiten werden live abgefragt. Bezahlte Buchungen werden sofort in Ihren OfficeRnD-Kalender eingetragen. Sie vermeiden Überbuchungen und gewinnen wertvolle Zeit für Ihre tägliche Verwaltung.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Die Anwendung workin.space ist offiziell von OfficeRnD genehmigt.

1. Melden Sie sich in Ihrem OfficeRnD Flex-Konto an.
2. Gehen Sie zu Integrations Hub, dann zu All Integrations.
3. Suchen Sie in der Kategorie Marketplaces nach workin.space und klicken Sie auf Activate.
4. Gewähren Sie den vom System angeforderten Zugriff.
5. Öffnen Sie Ihr workin.space-Partnerportal, Bereich Integrationen.
6. Wählen Sie die Standorte aus, die Sie veröffentlichen möchten.

Die Verbindung ruft automatisch die Daten aus Ihrem OfficeRnD Flex-Konto ab, um Ihre Inserate zu erstellen.

• Namen, Adressen, Beschreibungstexte und Fotos Ihrer Gebäude.
• Ausstattung, Services und Extras, die dem Kunden angeboten werden.
• Öffnungszeiten, Zeitzone und Schließtage.
• Meetingräume mit Stunden-, Halbtages- und Tagestarifen.
• Tagesbüros, die als « Can Book » mit einem Tagestarif konfiguriert sind.
• Coworking-Plätze vom Typ « Hot Desk » auf Tagesbasis.
• Private Büros und feste Arbeitsplätze auf Monatsbasis.
• Währung und Stornobedingungen für Nicht-Mitglieder.

Die Texte werden automatisch übersetzt. Die Öffnungszeiten Ihres Gebäudes folgen OfficeRnD und werden nicht mehr im Portal geändert.

Das System filtert Ressourcen nach ihrer Vertraulichkeitsstufe in Flex. Ressourcen, die auf « Registered Users » oder « Full access » eingestellt sind, werden online veröffentlicht. Ressourcen mit « Active Members » oder « Limited » bleiben unsichtbar. Nichts wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung in Flex veröffentlicht. Ein Präfix mit Ihrer Marke wird den Angeboten hinzugefügt. Monatsmieten für private Büros und feste Plätze werden zum Preis Ihrer Software angezeigt. Diese langfristigen Anfragen werden als klassische Anfragen behandelt und von Ihnen bestätigt. Sie werden niemals automatisch in OfficeRnD eingetragen.

Die Suche auf workin.space fragt OfficeRnD live für das gewünschte Zeitfenster ab. Die Website zeigt die genaue Anzahl freier Plätze an. Im Buchungsprozess graut der Kalender bereits belegte Tage und Zeitfenster aus. Dank der Webhooks von OfficeRnD aktualisiert jede in Flex erstellte, verschobene oder gelöschte Buchung sofort die Verfügbarkeit. In Flex konfigurierte Schließtage werden als Nichtverfügbarkeiten übernommen. Während der Zahlung des Kunden wird das Zeitfenster in Ihrer Software als Option im Namen von workin.space blockiert. Diese Option wird freigegeben, wenn der Kunde die Transaktion abbricht.

Jede bezahlte Buchung wird sofort in OfficeRnD unter einem Organisationsmitglied namens « workin.space Booking » eingetragen. Die Buchung enthält den Namen des Kunden, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, die Sprache, die Anzahl der Teilnehmer und die gewählten Extras. Die Bestätigung erfolgt automatisch, Sie müssen keine Genehmigung per E-Mail erteilen. Die Flex-Regeln werden eingehalten: Öffnungszeiten, Vorlaufzeiten und Genehmigungspflichten. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, durchläuft die Buchung Ihre gewohnte Betreiber-Freigabe. Ein Tagesbüro wird von 00:00 bis 00:00 Uhr gebucht, genau wie in Flex. Wenn der Kunde bereits aktives Mitglied bei Ihnen mit derselben E-Mail ist, sieht er die Buchung in seinem eigenen Konto.

Stornierungen, Verschiebungen oder das Entfernen eines Tages werden automatisch in OfficeRnD übernommen. Wenn Sie eine Buchung direkt in Flex verschieben oder löschen, erkennt workin.space dies, und unser Team klärt die Abweichung mit Ihnen. Bei maßgeschneiderten oder langfristigen Angeboten wird die Option in der Software hinterlegt, sobald Sie antworten, dass ein Raum bis zu einem bestimmten Datum verfügbar ist. Bei einer Buchung per Banküberweisung wird das Zeitfenster in OfficeRnD geprüft und eine Option bis zum Fälligkeitsdatum der Überweisung aufrechterhalten.

OfficeRnD stellt für diese Buchungen keine Rechnungen aus und versendet keine E-Mails an den Kunden. Der Kunde zahlt direkt an workin.space. Er erhält eine Rechnung von workin.space sowie eine Gutschrift im Falle einer Rückerstattung. Die in OfficeRnD eingetragene Buchung ist kostenfrei, sodass in Ihrer Software keine Gebühren anfallen. Jeden Monat erhalten Sie einen detaillierten Bericht über die wahrgenommenen Buchungen. Anschließend stellen Sie workin.space den Nettobetrag in Rechnung. Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung. Dieser Prozess bleibt exakt derselbe wie bei einem Betreiber ohne angebundene Software.

Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre veröffentlichten Bereiche. Im workin.space-Partnerportal wählen Sie genau aus, welche Gebäude aktiviert werden sollen. Die Trennung der Verbindung ist jederzeit mit einem Klick möglich. Im Falle einer Trennung bleiben Ihre Gebäude und Angebote als Standard-Profile online. Sie übernehmen dann wieder die manuelle Verwaltung von Verfügbarkeiten und Buchungen und können Texte oder Fotos direkt manuell im Partnerportal bearbeiten.