Archie mit workin.space verbinden

Die Verknüpfung Ihrer Verwaltungssoftware mit unserem Marktplatz spart Ihnen Zeit bei der Dateneingabe. Ihre Meetingräume werden mit Live-Verfügbarkeiten auf workin.space angezeigt. Sie müssen keine manuellen Bestätigungen per E-Mail mehr abwickeln.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten über Ihr workin.space-Partnerportal. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine Client-Anwendung in Archie über das Menü Space settings, dann Developer Portal und schließlich Client Applications.
2. Kopieren Sie die generierten Zugangsdaten.
3. Fügen Sie die Client-ID und das Secret im workin.space-Portal ein, um den Zugriff zu bestätigen.

Die Integration importiert automatisch Ihre Gebäude, wobei ein Archie-Space einem Gebäude entspricht. Folgende Daten werden übernommen:

• Namen, Adressen, Beschreibungstexte und Fotos.
• Ausstattung, Services, Schließtage und Öffnungszeiten.
• Preise der Meetingräume pro Stunde, halben Tag und ganzen Tag.
• Währung und Zeitzone Ihres Standorts.

Die importierten Angebote werden übersetzt und mit einem Präfix Ihrer Marke auf workin.space veröffentlicht. Ressourcen, die Ihren Mitgliedern vorbehalten sind, bleiben für die Öffentlichkeit unsichtbar. Monatliche Mieten für private Büros und feste Arbeitsplätze werden zu den Preisen Ihrer Software angezeigt und als Angebotsanfragen behandelt.

Die Suchanfragen der Kunden rufen Archie in Echtzeit ab, um die gewünschten Zeitfenster zu prüfen. Der Buchungsablauf blendet bereits belegte Tage aus, um Überbuchungen zu verhindern. Während des Bezahlvorgangs blockiert eine Reservierung auf den Namen von workin.space den Raum in Ihrer Software, um die Buchung zu sichern.

Jede bezahlte Buchung wird sofort in Archie eingetragen, wobei der Kunde als Interessent angelegt wird. Zu den Details gehören Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Sprache, Teilnehmerzahl und gewählte Extras. Ihre Buchungsregeln werden eingehalten, einschließlich Vorlaufzeiten oder erforderlicher Freigaben.

Von Kunden angefragte Stornierungen und Verschiebungen werden automatisch in Ihren Archie-Kalender übertragen. Wenn Sie auf eine Angebotsanfrage mit einer Gültigkeitsdauer antworten, wird bis zu dieser Frist eine Option gesetzt. Direkt in Archie vorgenommene Änderungen werden regelmäßig von unserem System ausgelesen.

Archie stellt keine Rechnungen für Buchungen über workin.space aus. Der Kunde bezahlt direkt auf unserer Plattform und erhält unsere Rechnung. Sie erhalten monatlich einen Bericht über die durchgeführten Buchungen, um uns den Nettobetrag in Rechnung zu stellen, der anschließend per Banküberweisung beglichen wird.

Sie wählen die zu veröffentlichenden Gebäude aus und behalten die volle Kontrolle über das Angebot Ihrer Räume. Die Verbindung kann jederzeit über das Partnerportal getrennt werden. Ihre Einträge bleiben danach online und können wieder manuell bearbeitet werden.