Hoe vind je kantoorruimte voor je werknemers?

Tegenwoordig is het kopen of huren van een bedrijfsruimte niet de enige oplossing voor het huisvesten van werknemers. Je kunt voor hen privékantoren, kantoortuinen of kantoorruimtes vinden. Met deze oplossingen, gebaseerd op kostendeling, kunt u profiteren van zeer aantrekkelijke prijzen. Maar hoevind je kantoorruimte voor je werknemers? Hier is de complete gids!

1. Bepaal uw zoekgebied

Volgens een onderzoek van Michael Page zou bijna 72% van de Fransen dichter bij hun werkplek willen wonen:

Dit is veel meer dan in Duitsland (27%), Italië (46%), Spanje (35%) of Europa in het algemeen (40%).

De locatie van de kantoren van uw teams is dus een belangrijk criterium om rekening mee te houden.

Als je werknemers allemaal in hetzelfde arrondissement wonen, zul je geen problemen hebben met het vinden van flexibele kantoren in Parijs.

Maar als je werknemers in de 4 uithoeken van Lyon wonen, wordt de taak ingewikkelder! ⚡

Je moet een locatie kiezen die voor iedereen geschikt is, of werkplekken huren in verschillende coworking spaces. Je kunt bijvoorbeeld een kantoor voor 6 huren bij Focus Rive de Saône (Lyon 5) en een werkplek voor 3 bij Flex-O Lyon.

2. Kies een type kantoor (open ruimte, privé, gebruikt)

Als je je zoekgebied voor ogen hebt, kun je een type kantoor kiezen.

Concreet heb je 3 opties: de open werkplek, het traditionele privékantoor en het bediende kantoor.

Als je wilt dat je medewerkers zich thuis voelen bij elkaar, raden we het traditionele of bediende kantoor aan. Deze oplossingen geven hen de privacy, rust en geluidsisolatie die ze nodig hebben om samen te werken en productief te zijn!

3. Bepaal het aantal te huren werkplekken

Om kantoorruimte te vinden voor je werknemers, moet je evenveel werkplekken als mensen inplannen.

Maar je moet ook rekening houden met je volgende aanwervingen!

Als je van plan bent om in de komende maanden een community manager, een verkoopmedewerker of een ontwikkelaar aan te werven, moet je hen meenemen in je personeelsbestand bij het zoeken naar kantoorruimte.

4. Bepaal een budget per werkplek

Nu je het aantal werknemers in gedachten hebt, kun je gemakkelijk een budget per werkplek vaststellen.

Er zijn een aantal factoren die de prijs van een gehuurd kantoor beïnvloeden:

• het type kantoor (open space, traditioneel, geëxploiteerd);
• coworking-locatie;
• inbegrepen diensten en faciliteiten (bijv. een ontbijt per week);
• het prestige van het adres;
• openingstijden van L'Espace, enz.

Bij workin.space hebben we ❤️ om het perfecte kantoor voor jouw team te vinden. Geef ons een seintje en wij zorgen van A tot Z voor je zoektocht naar een kantoor.

5. Apparatuur en diensten

Wat hebben je werknemers nodig om goed te gedijen in hun toekomstige werkruimte?

Om daar achter te komen, nodigen we je uit om het hen te vragen. Je kunt het ze rechtstreeks vragen, een ideeënbus naast het koffiezetapparaat plaatsen of een online enquête opstellen.

Hun antwoorden zullen je helpen om de ideale kantoren voor je werknemers te vinden.

Hier zijn enkele voorbeelden van faciliteiten en diensten die uw teamleden wellicht op prijs zullen stellen:

• een vergaderruimte met onbeperkte toegang ;
• een buitenruimte: een dak of een hoekje in het groen;
• een volledig uitgeruste keuken
• een fietsruimte
• een fitnessruimte;
• parkeergelegenheid op het terrein;
• een fotostudio, enz.

6. Aanbiedingen vergelijken

Het is tijd om de beschikbare aanbiedingen op de markt te vergelijken.

Naast prijs en locatie kun je aanbiedingen vergelijken op basis van Divers criteria:

• manager communicatie ;
• Google beoordelingen ;
• faciliteiten ;
• openingstijden ;
• helderheid van de werkruimte...

In dit stadium is het de uitdaging om het flexibele kantoor te vinden dat aan al je zoekcriteria voldoet.

Een beetje zoals het zoeken naar een appartement!

Bij workin.space zijn we gespecialiseerd in het zoeken naar kantoren voor bedrijven.

7. Controleer openingstijden

Werken je werknemers van maandag tot vrijdag van 9 tot 18 uur? Dan zou het geen probleem moeten zijn om een gedeelde werkruimte te vinden die op deze tijden open is. Maar als sommige van je teams in het weekend werken (koekoek voor verkopers), dan raden we je aan om de openingstijden van de ruimtes die nog in de running zijn te controleren.

Hoewel steeds meer coworking spaces 24/7 open zijn (via een pasjessysteem), zijn ze dat niet allemaal.

8. Bezoek je toekomstige werkplek

Vergeet niet je toekomstige werkplek te bezoeken voordat je het servicecontract met je beste pen ondertekent. Dit is essentieel om de meest geschikte kantoren voor je teams te vinden.

Tijdens dit bezoek (met je partners en/of werknemers) kun je de sfeer van de plek proeven.

Als je wilt dat je werknemers worden ondergedompeld in een stimulerende ondernemersomgeving, maak dan een rondleiding door het pand met dit in gedachten.

Aan de andere kant, als je op zoek bent naar een sfeer van ongeëvenaarde rust, bezoek de locatie dan meerdere keren. Zo kun je zien hoe luid het er om 10 uur 's ochtends, om 14 uur 's middags en om 18 uur 's avonds is....

Kortom, zorg ervoor dat je teamleden zullen werken in een omgeving die jij 100% goedkeurt.

9. Ga verder met boeken (het contract ondertekenen)

We waren deze essentiële stap in het succesvol zoeken naar een kantoor bijna vergeten. Door het servicecontract te ondertekenen, krijgt u kant-en-klare kantoorruimte.

In het contract moet alles worden vermeld, van het aantal gehuurde werkplekken, tot of er kantoormeubilair wordt geleverd, tot of en hoe vaak er wordt schoongemaakt...

Ook de huurperiode moet worden gespecificeerd. Over het algemeen varieert deze tussen 1 en 24 maanden.

De prijs en verschillende voorwaarden moeten worden aangegeven (betalingsvoorwaarden, betalingstermijnen, borg, opzegtermijn).

Tot slot moeten de voorwaarden voor het beëindigen van het contract duidelijk worden uitgelegd.

Een kantoorruimte vinden voor je werknemers: het overzicht

Het vinden van een kantoorruimte voor je werknemers gaat niet over één nacht ijs. Maar het kan wel heel snel, als je je behoeften maar duidelijk definieert.

Om het proces te versnellen en deze 9 stappen te omzeilen, bieden wij u een gepersonaliseerde zoekopdracht voor uw toekomstige kantoren.

Bij workin.space hebben we een netwerk van 3.000 partners in meer dan 600 steden in heel Europa. Of je nu op zoek bent naar een teamkantoor voor 2 maanden, 6 maanden of voor het leven, onze teams staan klaar om de zeldzame parel voor je te vinden.

En om nog een stapje verder te gaan, zijn hier enkele uitstekende redenen om je bedrijf in een coworking space te vestigen.