¿Cómo encontrar espacio de oficina para sus empleados?

Hoy en día, comprar o alquilar un local comercial no es la única solución para alojar a los empleados. Puede encontrar oficinas privadas, diáfanas o gestionadas para ellos. Estas soluciones, basadas en el reparto de costes, le permitirán beneficiarse de precios muy atractivos. Pero, ¿cómoencontrar oficinas para sus empleados? Aquí tienes la guía completa.

1. Defina su zona de búsqueda

Según un estudio de Michael Page, casi el 72% de los franceses desearía vivir más cerca de su lugar de trabajo:

Esto es mucho más que en Alemania (27%), Italia (46%), España (35%) o Europa en general (40%).

La ubicación de las oficinas de sus equipos es, por tanto, un criterio importante a tener en cuenta.

Si todos sus empleados viven en el mismo distrito, no tendrá problemas para encontrar oficinas flexibles en París.

Pero si tus empleados viven en las 4 esquinas de Lyon, ¡la tarea se complica! ⚡

Tendrá que elegir un lugar que se adapte a todos, o alquilar puestos de trabajo en diferentes espacios de coworking. Por ejemplo, podrías alquilar una oficina para 6 en Focus Rive de Saône (Lyon 5) y un espacio de trabajo para 3 en Flex-O Lyon.

2. Elija un tipo de oficina (open space, privada, operada)

Una vez definida la zona de búsqueda, puede elegir el tipo de oficina.

En concreto, tiene 3 opciones: el puesto de trabajo diáfano, la oficina privada tradicional y la oficina operativa.

Si quieres que tus empleados se sientan como en casa, te recomendamos la oficina tradicional o la oficina operativa. Estas soluciones les proporcionarán la intimidad, el silencio y la insonorización que necesitan para colaborar y ser productivos.

3. Definir el número de puestos de trabajo a alquilar

Para encontrar espacio de oficina para tus empleados, tienes que prever tantos puestos de trabajo como personas.

Pero también hay que tener en cuenta las próximas contrataciones.

Si tienes previsto contratar a un community manager, un comercial o un desarrollador en los próximos meses, deberás tenerlos en cuenta a la hora de buscar oficinas.

4. Definir un presupuesto por puesto de trabajo

Ahora que ya tienes en mente el número de empleados, puedes definir fácilmente un presupuesto por puesto de trabajo.

Hay una serie de factores que influyen en el precio de una oficina alquilada:

• el tipo de oficina (open space, tradicional, operativa);
• ubicación del coworking;
• los servicios e instalaciones incluidos (por ejemplo, un desayuno a la semana)
• el prestigio de la dirección
• el horario de acceso a L'Espace, etc.

En workin.space, tenemos ❤️ para encontrar la oficina perfecta para tu equipo. Llámanos y nos encargaremos de buscar tu oficina de la A a la Z.

5. Equipamiento y servicios

¿Qué necesitan sus empleados para prosperar en su futuro espacio de trabajo?

Para averiguarlo, le invitamos a que les pregunte. Puedes preguntarles directamente, colocar un buzón de sugerencias junto a la máquina de café o crear una encuesta online.

Sus respuestas te ayudarán a encontrar las oficinas ideales para tus empleados.

He aquí algunos ejemplos de instalaciones y servicios que podrían encantar a los miembros de tu equipo:

• una sala de reuniones con acceso ilimitado ;
• una zona al aire libre: una azotea o un rincón de vegetación;
• una cocina totalmente equipada;
• una sala para bicicletas ;
• un gimnasio;
• aparcamiento in situ;
• un estudio fotográfico, etc.

6. Comparar ofertas

Ha llegado el momento de comparar las ofertas disponibles en el mercado.

Además del precio y la ubicación, puede comparar las ofertas según los criterios de Divers:

• comunicación con el gestor ;
• opiniones de Google ;
• instalaciones ;
• horarios de apertura ;
• luminosidad del Workspace...

En esta fase, el reto consiste en encontrar la oficina flexible que cumpla todos sus criterios de búsqueda.

¡Un poco como buscar un apartamento!

En workin.space, estamos especializados en la búsqueda de oficinas corporativas.

7. Compruebe los horarios

¿Trabajan sus empleados de lunes a viernes de 9 a 18 h? No debería tener problemas para encontrar un espacio de trabajo compartido abierto en estos horarios. Pero si algunos de tus equipos trabajan los fines de semana (cuco para los comerciales), te aconsejamos que compruebes los horarios de apertura de los espacios que aún están en liza.

Aunque cada vez hay más espacios de coworking que abren 24 horas al día, 7 días a la semana (mediante un sistema de acreditación), no todos lo hacen.

8. Visita tu futuro lugar de trabajo

Antes de firmar el contrato de servicios con tu mejor pluma, recuerda visitar tu futuro lugar de trabajo. Es esencial para encontrar las oficinas más adecuadas para sus equipos.

Durante esta visita (con sus socios y/o empleados), podrá hacerse una idea del ambiente del lugar.

Si quiere que sus empleados estén inmersos en un entorno empresarial estimulante, recorra las instalaciones con esta idea en mente.

En cambio, si busca un ambiente de tranquilidad sin igual, visite el lugar varias veces. Así podrá comprobar lo ruidoso que es el lugar a las 10 de la mañana, a las 2 de la tarde, a las 6 de la tarde....

En resumen, asegúrate de que los miembros de tu equipo trabajarán en un entorno que apruebas al 100%.

9. Pasa a la reserva (firma del contrato)

Casi nos olvidamos de este paso esencial para el éxito de la búsqueda de oficinas. La firma del contrato de servicios le proporcionará un espacio de oficina listo para usar.

En el contrato debe constar todo, desde el número de puestos de trabajo alquilados hasta si se proporciona mobiliario de oficina, pasando por si se realiza la limpieza y con qué frecuencia...

También debe especificarse el periodo de alquiler. En general, oscila entre 1 y 24 meses.

Hay que indicar el precio y las distintas condiciones (condiciones de pago, plazos de pago, fianza, plazo de preaviso).

Por último, deben explicarse claramente las condiciones de rescisión del contrato.

Encontrar espacio de oficina para tus empleados: el resumen

Encontrar un espacio de oficina para tus empleados no es cosa de un día para otro. Pero puede hacerse muy rápidamente, siempre que defina claramente sus necesidades.

Para acelerar el proceso y evitar estos 9 pasos, le ofrecemos una búsqueda personalizada de sus futuras oficinas.

En workin.space, contamos con una red de 3.000 socios en más de 600 ciudades de toda Europa. Tanto si busca una oficina de equipo para 2 meses, 6 meses o para toda la vida, nuestros equipos están a su disposición para encontrarle la perla rara .

Y para ir un paso más allá, aquí tiene algunas excelentes razones para ubicar su empresa en un espacio de coworking.