Como encontrar um espaço de escritório para os seus empregados?

Atualmente, a compra ou o aluguer de instalações comerciais não é a única solução para alojar os empregados. É possível encontrar escritórios privados, em open space ou em regime de exploração. Estas soluções, baseadas na partilha de custos, permitir-lhe-ão beneficiar de preços muito atractivos. Mas comoencontrar um espaço de escritório para os seus empregados? Eis o guia completo!

1. Defina a sua área de pesquisa

De acordo com um estudo da Michael Page, cerca de 72% dos franceses gostariam de viver mais perto do seu local de trabalho:

É muito mais do que na Alemanha (27%), Itália (46%), Espanha (35%) ou na Europa em geral (40%).

A localização dos escritórios das suas equipas é, por conseguinte, um critério importante a ter em conta.

Se os seus empregados vivem todos no mesmo bairro, não terá problemas em encontrar escritórios flexíveis em Paris.

Mas se os seus empregados vivem nos 4 cantos de Lyon, a tarefa torna-se mais complicada! ⚡

Terá de escolher um local que se adapte a todos, ou alugar estações de trabalho em diferentes espaços de coworking. Por exemplo, pode alugar um escritório para 6 pessoas no Focus Rive de Saône (Lyon 5) e um espaço de trabalho para 3 pessoas no Flex-O Lyon.

2. Escolha um tipo de escritório (open space, privado, operado)

Uma vez definida a zona de procura, pode escolher um tipo de escritório.

Em termos concretos, tem 3 opções: o posto de trabalho em open space, o escritório privado tradicional e o escritório operado.

Se pretende que os seus empregados se sintam à vontade uns com os outros, recomendamos o escritório tradicional ou o escritório operado. Estas soluções dar-lhes-ão a privacidade, o silêncio e a insonorização de que necessitam para colaborar e ser produtivos!

3. Definir o número de postos de trabalho a alugar

Para encontrar um espaço de escritório para os seus empregados, é necessário planear o número de postos de trabalho e de pessoas.

Mas também precisa de ter em conta os seus próximos recrutas!

Se está a planear recrutar um gestor de comunidade, um representante de vendas ou um programador nos próximos meses, terá de os incluir no seu número de efectivos ao procurar um espaço de escritório.

4. Definir um orçamento por posto de trabalho

Agora que já tem em mente o número de empregados, pode facilmente definir um orçamento por posto de trabalho.

Há uma série de factores que afectam o preço de um escritório alugado:

• o tipo de escritório (open space, tradicional, operado);
• localização do coworking;
• serviços e facilidades incluídos (por exemplo, um pequeno-almoço por semana)
• o prestígio do endereço;
• horário de acesso ao L'Espace, etc.

Na workin.space, temos ❤️ para encontrar o escritório perfeito para a sua equipa. Basta telefonar-nos e nós tratamos da sua procura de escritório de A a Z.

5. Equipamento e serviços

O que é que os seus empregados precisam para prosperar no seu futuro espaço de trabalho?

Para o descobrir, convidamo-lo a perguntar-lhes. Pode perguntar-lhes diretamente, colocar uma caixa de sugestões junto à máquina de café ou criar um inquérito em linha.

As suas respostas ajudá-lo-ão a encontrar os escritórios ideais para os seus empregados.

Eis alguns exemplos de instalações e serviços que os membros da sua equipa poderão adorar:

• uma sala de reuniões com acesso ilimitado ;
• uma área exterior: um telhado ou um recanto de vegetação;
• uma cozinha totalmente equipada;
• uma sala de bicicletas ;
• um ginásio;
• estacionamento no local;
• um estúdio fotográfico, etc.

6. Comparar ofertas

Chegou o momento de comparar as ofertas disponíveis no mercado.

Para além do preço e da localização, pode comparar as ofertas de acordo com os critérios Divers:

• comunicação do gestor ;
• comentários do Google ;
• instalações ;
• horário de abertura ;
• luminosidade do espaço de trabalho...

Nesta fase, o desafio é encontrar o escritório flexível que responda a todos os seus critérios de pesquisa.

Um pouco como procurar um apartamento!

Na workin.space, especializamo-nos na procura de escritórios para empresas.

7. Verificar o horário de funcionamento

Os seus empregados trabalham de segunda a sexta-feira, das 9h00 às 18h00? Não deve ter problemas em encontrar um espaço de trabalho partilhado aberto a estas horas. Mas se algumas das suas equipas trabalharem ao fim de semana (o que é uma loucura para o pessoal de vendas), aconselhamos que verifique o horário de funcionamento dos espaços que ainda estão em disputa.

Embora cada vez mais espaços de coworking estejam abertos 24 horas por dia, 7 dias por semana (através de um sistema de crachás), nem todos o estão.

8. Visite o seu futuro local de trabalho

Antes de assinar o contrato de prestação de serviços com a sua melhor caneta, lembre-se de visitar o seu futuro local de trabalho. Isto é essencial para encontrar os escritórios mais adequados para as suas equipas.

Durante esta visita (com os seus parceiros e/ou empregados), pode ter uma ideia do ambiente do local.

Se pretende que os seus empregados estejam imersos num ambiente empresarial estimulante, faça uma visita às instalações com este objetivo em mente.

Por outro lado, se procura uma atmosfera de tranquilidade inigualável, visite o local várias vezes. Isto permitir-lhe-á ver como o local é barulhento às 10 da manhã, às 2 da tarde, às 6 da tarde....

Em suma, certifique-se de que os membros da sua equipa vão trabalhar num ambiente que aprova a 100%.

9. Passar à reserva (assinar o contrato)

Quase nos esquecemos deste passo essencial para uma procura de escritório bem sucedida. A assinatura do contrato de prestação de serviços irá proporcionar-lhe um espaço de escritório pronto a utilizar.

O contrato deve indicar tudo, desde o número de postos de trabalho alugados, se o mobiliário de escritório é fornecido, se a limpeza é efectuada e com que frequência...

O período de aluguer também deve ser especificado. Em geral, este período varia entre 1 e 24 meses.

O preço e as diferentes condições devem ser indicados (condições de pagamento, fracções de pagamento, caução, pré-aviso).

Por último, as condições de rescisão do contrato devem ser claramente explicadas.

Encontrar um espaço de escritório para os seus empregados: o resumo

Encontrar um espaço de escritório para os seus empregados não é algo que se faça de um dia para o outro. Mas pode ser feito muito rapidamente, desde que defina claramente as suas necessidades.

Para acelerar o processo e contornar estas 9 etapas, oferecemos-lhe uma pesquisa personalizada para os seus futuros escritórios.

Na workin.space, dispomos de uma rede de 3000 parceiros em mais de 600 cidades da Europa. Quer esteja à procura de um escritório de equipa para 2 meses, 6 meses ou para toda a vida, as nossas equipas estão à disposição para lhe encontrar a pérola rara.

E para ir mais longe, eis algumas excelentes razões para instalar a sua empresa num espaço de coworking.