Comment trouver des bureaux pour ses salariés ?

Aujourd’hui, l’achat ou la location d’un local commercial n’est pas la seule solution pour accueillir ses collaborateurs. Vous pouvez leur dénicher des bureaux privatifs, en open space ou opérés. Ces solutions basées sur la mutualisation des frais vous feront bénéficier d’un prix très avantageux. Mais comment trouver des bureaux pour ses salariés ? Place au guide complet !

1. Définir sa zone de recherche

Selon une étude Michael Page, près de 72 % des Français aimeraient habiter plus près de leur lieu de travail :

Cela est bien plus qu’en Allemagne (27 %), qu’en Italie (46 %), qu’en Espagne (35 %) ou qu’en Europe en général (40 %). 

La localisation des bureaux de vos équipes est donc un critère majeur à prendre en compte.

Si vos salarié·es habitent tous dans le même arrondissement, vous n’aurez aucun mal à trouver des bureaux flexibles à Paris. 

Mais si vos collaborateurs habitent aux 4 coins de Lyon, la tâche se complique ! ⚡

Vous devrez choisir un emplacement qui arrange tout le monde ou louer des postes de travail dans des espaces de coworking différents. Par exemple, vous pouvez louer un bureau pour 6 personnes au Focus Rive de Saône (Lyon 5) et un espace de travail pour 3 au Flex-O Lyon.

2. Choisir un type de bureau (en open space, privé, opéré)

Une fois votre zone de recherche en tête, vous pourrez choisir un type de bureau. 

De façon très concrète, vous avez 3 options : le poste de travail en open space, le bureau privé traditionnel et le bureau opéré. 

Pour que vos salarié·es se retrouvent entre eux, nous vous recommandons le bureau traditionnel ou opéré. Ces solutions leur apporteront la confidentialité, le calme et l’insonorisation dont ils ont besoin pour collaborer et faire preuve de productivité ! 

3. Définir le nombre de postes de travail à louer

Pour trouver des bureaux pour ses salariés, il faut prévoir autant de postes que de personnes. 

Mais vous devrez également prendre en compte vos prochaines recrues ! 

Si vous avez prévu de recruter un Community Manager, un commercial et un développeur dans les prochains mois, vous devrez les prendre en compte dans vos effectifs lors de votre recherche de bureau.

4. Définir un budget par poste de travail

Maintenant que vous avez le nombre de salariés en tête, vous pouvez facilement définir un budget par poste de travail. 

À savoir que de nombreux leviers impactent le prix d’un bureau en location :

• le type de bureau (open space, traditionnel, opéré) ; 
• la localisation du coworking ; 
• les services et équipements inclus (exemple : un petit déjeuner par semaine) ; 
• le prestige de l’adresse ; 
• les horaires d’accès à l’espace, etc. 

Chez workin.space, nous avons à ❤️ de trouver les bureaux parfaits pour vos équipes. Après un simple appel avec nos équipes, nous nous occupons de votre recherche de bureau de A à Z. 

5. Penser aux équipements et aux services

De quoi vos salariés ont-ils besoin pour s’épanouir au sein de leur futur espace de travail ?

Pour le découvrir, nous vous invitons à les sonder. Vous pouvez leur poser la question directement à l’oral, placer une boîte à idées à côté de la machine à café ou créer un sondage en ligne.

Leurs réponses vous permettront de trouver les bureaux idéaux pour vos salariés.

Voici des exemples d’équipements et services que vos équipiers pourraient adorer :

• une salle de réunion accessible en illimité ; 
• un extérieur : un rooftop ou un coin de verdure ; 
• une cuisine aménagée et équipée ; 
• un local à vélos ; 
• une salle de sport ; 
• un parking sur place ; 
• un studio photo, etc. 

6. Comparer les offres

L’heure est venue de comparer les offres disponibles sur le marché. 

Outre les facteurs prix et localisation, vous pourrez comparer les offres selon divers critères : 

• communication des gérants ; 
• avis Google ; 
• équipements ; 
• horaires d’ouverture ; 
• luminosité de l’espace de travail… 

À cette étape, l’enjeu est de trouver le bureau flexible qui réunit tous vos critères de recherche. 

Un peu comme une recherche d’appart’ !

Chez workin.space, nous sommes spécialisés dans la recherche de bureaux pour les entreprises. 

7. Vérifier les horaires d’ouverture

Vos salariés travaillent du lundi au vendredi de 9 h à 18 h ? Vous ne devriez pas avoir de difficultés à trouver un espace de travail partagé ouvert à ces horaires. Mais si certaines équipes travaillent le week-end (coucou les commerciaux), alors nous vous conseillons de vérifier les horaires d’ouverture des espaces encore en lice. 

Même si de plus en plus d’espaces de coworking ouvrent 24/7 (via un système de badges), ce n’est pas le cas de tous.  

8. Visiter son futur lieu de travail

Avant de signer le contrat de prestation de services à l’aide de votre plus belle plume, pensez à visiter votre futur lieu de travail. Cette étape est indispensable pour trouver les bureaux les plus adaptés à ses équipes.

Lors de cette visite (avec vos associés et/ou vos salariés), vous pourrez vous faire une idée de l’atmosphère du lieu.  

Si vous tenez à ce que vos salariés soient baignés dans un environnement entrepreneurial stimulant, faites le tour du propriétaire avec cet élément en tête. 

Au contraire, si vous recherchez une atmosphère à la quiétude inégalée, visitez le lieu à plusieurs reprises. Cela vous permettra de constater le niveau sonore du lieu à 10 h, à 14 h, à 18 h… 

Bref, assurez-vous que vos équipiers évolueront dans un cadre de travail que vous validez à 100 %. 

9. Passer à la réservation (à la signature du contrat)

Nous allions presque oublier cette étape essentielle d’une recherche de bureaux victorieuse. La signature du contrat de prestation de services vous permettra de disposer de bureaux prêts à l’emploi. 

Sur ce contrat, tout doit être indiqué : le nombre de postes de travail loués, si le mobilier de bureau est fourni, si le ménage est fait et à quelle fréquence… 

La durée de location devra être renseignée. En général, celle-ci varie entre 1 et 24 mois. 

Le prix et les différentes modalités devront être indiqués (modalités de paiement, échéances de paiement, dépôt de garantie, durée du préavis). 

Enfin, les modalités de rupture de contrat devront être clairement explicitées. 

Trouver des bureaux pour ses salariés : le récap’

Trouver des bureaux pour ses salariés ne se fait pas en un jour. Mais cela peut aller très vite, à partir du moment où vous définissez clairement vos besoins. 

Pour accélérer le processus et passer outre ces 9 étapes, nous vous proposons une recherche personnalisée de vos futurs bureaux. 

Chez workin.space, notre réseau se compose de 3 000 partenaires en Europe répartis dans plus de 600 villes. Que vous recherchiez un bureau d’équipe pour 2 mois, 6 mois ou à vie, nos équipes sont sur le coup pour vous trouver la perle rare. 

Et pour aller plus loin, voici d’excellentes raisons de domicilier votre entreprise au sein d’un espace de coworking.