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Intégrations

Connectez votre logiciel de gestion à workin.space

Synchronisez vos espaces et automatisez vos réservations. La connexion prend quelques minutes depuis votre portail partenaire.

Les logiciels de gestion

Chaque logiciel a sa page : connexion, import, disponibilités, réservations, facturation, toujours dans le même ordre pour comparer.

Importation et mise à jour de vos espaces

La connexion importe l'ensemble de vos bâtiments et de vos offres depuis votre logiciel. Les noms, adresses, descriptions, photos, équipements, jours de fermeture et horaires d'ouverture sont récupérés automatiquement. Vos tarifs par durée, la devise, le fuseau horaire et votre barème d'annulation sont également synchronisés.

Les horaires de vos bâtiments suivent strictement ceux de votre logiciel et ne se modifient plus dans le portail. Les textes sont traduits automatiquement dans les différentes langues du site. Un préfixe reprenant votre marque est appliqué à vos offres. Les ressources réservées à vos membres ne sont pas publiées.

Disponibilités en direct et fin du surbooking

La recherche sur workin.space interroge votre logiciel pour chaque créneau demandé. Le système affiche le nombre exact de postes libres. Le calendrier du tunnel de réservation grise les journées et les créneaux déjà occupés, ce qui élimine le surbooking.

Pendant le processus de paiement, le créneau est bloqué dans votre logiciel sous forme d'option au nom de workin.space. Cette option est prolongée le temps du paiement, puis libérée si le client abandonne.

Inscription automatique des réservations

Chaque réservation payée est inscrite immédiatement dans votre logiciel. La fiche inclut le nom du client, sa société, son e-mail, son téléphone, sa langue, le nombre de participants et les extras choisis. La réservation est confirmée aussitôt, sans aucune validation par e-mail à effectuer ni double saisie.

Les règles de votre logiciel sont respectées. Les délais de réservation ou l'approbation requise sont pris en compte. Dans ce dernier cas, la réservation passe par votre validation habituelle.

Facturation, annulations et reversement

Votre logiciel n'émet aucune facture et n'envoie aucun e-mail au client. Aucun crédit n'est débité. Le client paie workin.space et reçoit une facture émise par workin.space, avec un avoir en cas de remboursement. Vous n'avez aucun frais dans votre logiciel.

Les annulations, les reports et les retraits de journées sont répercutés dans votre système. Si vous déplacez ou supprimez une réservation de votre côté, notre équipe détecte l'écart et le traite avec vous. Chaque mois, vous recevez un rapport des réservations honorées et vous facturez le montant net à workin.space pour un paiement par virement.

Gestion des demandes longue durée et des devis

Les loyers au mois pour les bureaux privatifs et les postes dédiés sont affichés au prix de votre logiciel. Ils sont traités comme des demandes de contact et ne sont jamais écrits dans votre système. Pour les devis sur mesure, lorsque vous indiquez une disponibilité avec une option jusqu'à une date précise, cette option est posée dans votre logiciel.

Lors d'une réservation par virement bancaire, le créneau est vérifié et une option est maintenue dans votre logiciel jusqu'à l'échéance du paiement.

Contrôle total sur votre publication

L'activation s'effectue depuis la rubrique Intégrations de votre portail partenaire workin.space. Vous choisissez précisément les bâtiments à publier. Si votre logiciel ne figure pas dans la liste des intégrations, vous continuez à utiliser le portail partenaire normalement.

La déconnexion est possible à tout moment. Vos bâtiments et vos offres restent alors en ligne sous forme de fiches ordinaires, que vous pouvez modifier manuellement par la suite.

Ce que la connexion change

Gain de temps quotidien
Les réservations s'inscrivent automatiquement dans votre calendrier sans aucune double saisie.
Disponibilités toujours fiables
La vérification en direct empêche le surbooking sur l'ensemble de vos salles et postes.
Importation très simplifiée
Vos textes, photos et tarifs sont récupérés directement depuis votre outil de gestion.
Contrôle total conservé
Vous choisissez les bâtiments à connecter et gardez la main sur vos validations spécifiques.

Questions fréquentes

Combien de temps prend la connexion de mon logiciel ?
La connexion prend quelques minutes. Elle s'effectue directement depuis votre portail partenaire workin.space, dans la rubrique Intégrations.
Mon logiciel va-t-il facturer le client final ?
Non, votre logiciel n'émet ni facture ni e-mail vers le client. Le client paie workin.space et reçoit une facture de workin.space.
Que se passe-t-il si un client annule sa réservation ?
Les annulations et les reports sont automatiquement répercutés dans votre logiciel. Le créneau est libéré sans intervention de votre part.
Puis-je choisir quels bâtiments publier ?
Oui, lors de la configuration, vous sélectionnez les bâtiments que vous souhaitez synchroniser. Les ressources réservées à vos membres ne sont pas publiées.
Comment sont gérés les loyers au mois ?
Les bureaux privatifs et les postes dédiés au mois sont affichés au prix de votre logiciel. Ils génèrent des demandes de contact et ne sont jamais inscrits automatiquement dans votre outil.
Que faire si mon logiciel n'est pas dans la liste ?
Vous conservez l'accès complet au portail partenaire workin.space. Vous y saisissez vos bâtiments et validez vos réservations manuellement.
Puis-je me déconnecter facilement ?
La déconnexion est possible à tout moment. Vos espaces restent en ligne sous forme de fiches classiques que vous pouvez gérer manuellement.
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Créez votre compte partenaire, puis ouvrez Réglages › Intégrations : la connexion prend quelques minutes.