Connecter Zapfloor à workin.space

La connexion entre Zapfloor et workin.space automatisera la publication de vos salles de réunion et bureaux. Vous éviterez la double saisie de vos offres et la mise à jour manuelle de vos disponibilités. Chaque réservation payée sur la place de marché sera directement inscrite dans votre logiciel.

La mise en place prendra quelques minutes depuis la rubrique Intégrations du portail partenaire workin.space. Vous devrez disposer au minimum du plan Growth chez Zapfloor pour accéder à cette fonctionnalité.

1. Générez un jeton d'accès dans Zapfloor depuis votre profil, sous la rubrique des jetons API.
2. Collez ce jeton dans le portail workin.space et sélectionnez les bâtiments à publier.

Le système récupérera l'ensemble de vos bâtiments et leurs caractéristiques pour créer vos annonces. Les textes seront traduits automatiquement dans les langues du site et les horaires du bâtiment suivront votre logiciel.

• Les noms, adresses, textes de présentation et photos.
• Les équipements, les services et les horaires d'ouverture.
• Les prix par durée, la devise et le fuseau horaire.
• Votre barème d'annulation si Zapfloor le fournit.

Les ressources réservées à vos membres resteront masquées au grand public. Les salles de réunion seront proposées à l'heure, les formats demi-journée et journée correspondront à des blocs de quatre et huit heures. Les bureaux au mois seront affichés au prix de votre logiciel et traités comme des demandes de devis, sans réservation automatique. La prise en charge des postes de coworking sera confirmée à l'ouverture de l'intégration.

La recherche sur workin.space interrogera Zapfloor en direct pour vérifier les créneaux demandés. Le calendrier du tunnel de réservation grisera les périodes déjà occupées pour empêcher tout surbooking. Pendant le paiement du client, une option au nom de workin.space sera posée pour bloquer temporairement la ressource.

Chaque réservation payée sera créée dans Zapfloor à prix nul et confirmée aussitôt. Les informations du client seront transmises : nom, société, e-mail, téléphone, langue, nombre de participants et extras. Un client inconnu de Zapfloor sera enregistré comme réservation externe. Les règles de votre logiciel seront respectées, les demandes nécessitant une approbation passeront par votre validation habituelle.

Les annulations et les reports effectués sur workin.space seront répercutés dans Zapfloor. Comme Zapfloor n'envoie pas de notifications, les modifications faites de votre côté seront relues régulièrement par le système. Pour les devis et les paiements par virement, une option sera maintenue dans le logiciel jusqu'à la date d'échéance convenue.

Zapfloor n'émettra aucune facture, aucune commande et n'enverra aucun e-mail au client final. Le client paiera workin.space, qui lui fournira la facture correspondante. Chaque mois, vous recevrez un rapport des réservations honorées et vous facturerez le montant net à workin.space pour un règlement par virement.

Vous garderez la maîtrise des bâtiments publiés et pourrez ajuster votre sélection à tout moment. Une déconnexion sera possible d'un simple clic depuis le portail partenaire. Vos espaces resteront alors en ligne sous forme de fiches classiques, que vous pourrez de nouveau gérer manuellement.