Connecter OfficeRnD à workin.space

workin.space est une place de marché d'espaces de travail. Vous y proposez vos salles de réunion, postes de coworking et bureaux. Sans connexion, vous devez saisir manuellement vos offres et valider chaque réservation par e-mail. L'intégration avec OfficeRnD Flex supprime cette double saisie. Vos disponibilités sont interrogées en direct. Les réservations payées s'inscrivent immédiatement dans votre calendrier OfficeRnD. Vous évitez le surbooking et gagnez un temps précieux pour votre gestion quotidienne.

La mise en place prend quelques minutes. L'application workin.space est officiellement approuvée par OfficeRnD.

1. Connectez-vous à votre compte OfficeRnD Flex.
2. Allez dans Integrations Hub, puis All Integrations.
3. Dans la catégorie Marketplaces, trouvez workin.space et cliquez sur Activate.
4. Accordez l'accès demandé par le système.
5. Ouvrez votre portail partenaire workin.space, rubrique Intégrations.
6. Sélectionnez les bâtiments que vous souhaitez publier.

La connexion récupère automatiquement les données de votre compte OfficeRnD Flex pour créer vos annonces.

• Noms, adresses, textes de présentation et photos de vos bâtiments.
• Équipements, services et extras proposés au client.
• Horaires d'ouverture, fuseau horaire et jours de fermeture.
• Salles de réunion avec tarifs à l'heure, demi-journée et journée.
• Bureaux à la journée configurés en « Can Book » avec un tarif journalier.
• Postes de coworking de type « hot desk » à la journée.
• Bureaux privatifs et postes dédiés au mois.
• Devise et barème d'annulation des non-membres.

Les textes sont traduits automatiquement. Les horaires de votre bâtiment suivent OfficeRnD et ne se modifient plus dans le portail.

Le système filtre les ressources selon leur niveau de confidentialité dans Flex. Les ressources configurées sur « Registered Users » ou « Full access » sont publiées en ligne. Celles paramétrées sur « Active Members » ou « Limited » restent invisibles. Rien n'est publié sans votre accord explicite dans Flex. Un préfixe portant votre marque est ajouté aux offres. Les loyers au mois pour les bureaux privatifs et les postes dédiés s'affichent au prix de votre logiciel. Ces demandes de longue durée sont traitées comme des demandes classiques validées par vos soins. Elles ne sont jamais écrites automatiquement dans OfficeRnD.

La recherche sur workin.space interroge OfficeRnD en direct pour le créneau demandé. Le site affiche le nombre exact de postes libres. Dans le tunnel de réservation, le calendrier grise les journées et les créneaux déjà pris. Grâce aux webhooks d'OfficeRnD, toute réservation créée, déplacée ou supprimée dans Flex met à jour la disponibilité immédiatement. Les jours fermés configurés dans Flex sont recopiés en indisponibilités. Pendant le paiement du client, le créneau est bloqué dans votre logiciel sous la forme d'une option au nom de workin.space. Cette option est libérée si le client abandonne la transaction.

Chaque réservation payée s'inscrit immédiatement dans OfficeRnD, sous un membre de l'organisation nommé « workin.space Booking ». La réservation contient le nom du client, sa société, son e-mail, son téléphone, sa langue, le nombre de participants et les extras choisis. La confirmation est automatique, vous n'avez aucune validation par e-mail à faire. Les règles de Flex sont respectées : horaires, délais de réservation et approbation requise. Si une approbation est requise, la réservation passe par votre validation habituelle de l'exploitant. Un bureau à la journée est réservé de 00:00 à 00:00, exactement comme le fait Flex. Si le client est déjà membre actif chez vous avec le même e-mail, il voit la réservation sur son propre compte.

Les annulations, les reports ou le retrait d'une journée sont répercutés automatiquement dans OfficeRnD. Si vous déplacez ou supprimez une réservation directement dans Flex, workin.space le détecte et notre équipe traite l'écart avec vous. Pour les devis sur mesure ou de longue durée, lorsque vous répondez qu'un espace est disponible avec une option jusqu'à une date précise, cette option est posée dans le logiciel. Lors d'une réservation par virement bancaire, le créneau est vérifié dans OfficeRnD et une option est maintenue jusqu'à l'échéance du virement.

OfficeRnD n'émet aucune facture et n'envoie aucun e-mail au client pour ces réservations. Le client paie directement workin.space. Il reçoit une facture émise par workin.space, ainsi qu'un avoir en cas de remboursement. La réservation inscrite dans OfficeRnD est gratuite, vous n'avez donc aucun frais dans votre logiciel. Chaque mois, vous recevez un rapport détaillé des réservations honorées. Vous facturez ensuite le montant net à workin.space. Le paiement s'effectue par virement bancaire. Ce processus reste strictement identique à celui d'un exploitant sans logiciel connecté.

Vous gardez la maîtrise totale de vos espaces publiés. Depuis le portail partenaire workin.space, vous choisissez précisément les bâtiments à activer. La déconnexion est possible à tout moment en un clic. En cas de déconnexion, vos bâtiments et offres restent en ligne sous forme de fiches ordinaires. Vous reprenez alors la gestion manuelle des disponibilités et des réservations, et vous pouvez modifier vos textes ou photos directement à la main sur le portail partenaire.