Van kostenverlaging tot culturele transformatie: de echte uitdagingen van het flexibele kantoor

Lange tijd werd het flexkantoor gepresenteerd als een hoofdzakelijk economische oplossing, een pragmatische manier om vloeroppervlak te optimaliseren dat te groot was geworden door nieuwe werkpraktijken. En de cijfers leken voor zich te spreken: zelfs voor de massale opkomst van telewerken waren kantoren slechts de helft van de tijd bezet. De wijdverspreide invoering van hybride werkpraktijken heeft eindelijk de relevantie ondermijnd van een model dat gebaseerd is op de vaste, immobiele, individuele werkplek. In deze context werd het opgeven van de persoonlijke toewijzing van een kantoor niet langer gezien als een omwenteling, maar als een voor de hand liggende manier om kosten te besparen, de efficiëntie van onroerend goed te verbeteren en ruimten aan te passen aan eigentijds gebruik. De bedrijven die de sprong gewaagd hebben, erkennen echter dat de realiteit veel verder gaat dan deze aanvankelijke rechtvaardiging. Er was een echte culturele transformatie aan de gang! We vertellen u er alles over.

Het persoonlijke kantoor, een stil maar essentieel herkenningspunt

Eenmaal geïmplementeerd, verandert het flexkantoor - tegenwoordig beter bekend als het flexibele kantoor - niet alleen de manier waarop we ruimte innemen. Het verandert ook de manier waarop werknemers zichzelf in hun werk projecteren, hoe ze hun plaats in de organisatie zien en hoe ze de collectieve band interpreteren die hen verenigt. Met andere woorden, het legt een culturele transformatie op die niet geïmproviseerd of onderschat kan worden. Toch heeft het individuele kantoor soms nog steeds zijn plaats.

Het individuele kantoor, hoe bescheiden ook, staat al tientallen jaren symbool. Het symboliseert het behoren tot een team, senioriteit en soms zelfs impliciete erkenning door de hiërarchie. Het verwijderen van deze territorialiteit creëert onvermijdelijk een onevenwichtigheid, zelfs als werknemers de rationele redenen voor de verandering begrijpen.

Wil het flexibele kantoor werken, dan moet het een bedrijfsproject worden en niet slechts een simpele inrichting, omdat het transformaties met zich meebrengt die veel verder gaan dan meubilair of vierkante meters. Het vereist een nieuwe manier van werken, van coördineren, van tijdbeheer en zelfs van het opvatten van de eigen autonomie. Organisaties die deze verandering serieus hebben genomen, zijn het over één punt eens: het flexkantoor is alleen mogelijk als het bedrijf bereid is over te stappen op een cultuur van vertrouwen. Het kantoor is niet langer de plek die aanwezigheid garandeert, en dus veronderstelde productiviteit. Het wordt een van de vele ruimtes om je werk te doen, een gekozen ruimte in plaats van een opgelegde. Dit betekent dat we afstappen van een managementstijl die gericht is op controle, en overstappen naar een stijl die gebaseerd is op doelstellingen, duidelijke missies en kwaliteitsresultaten.

Een diepgaande transformatie van werk en management

Deze overgang naar een flexibel kantoormodel kan niet worden opgelegd: managers moeten hun vaardigheden verbeteren, HR-praktijken moeten worden omgevormd en er moet collectief opnieuw worden nagedacht over hoe mensen samenwerken. Paradoxaal genoeg vereist het flexibele kantoor meer organisatie dan het traditionele kantoor. Het veronderstelt duidelijke regels en vereist een grotere beheersing van digitale tools, transparant delen van ruimtes... Deze nieuwe codificatie is geen beperking als ze wordt begrepen, mede geconstrueerd en uitgelegd, maar als ze zonder ondersteuning wordt opgelegd, kan ze een gevoel van paradoxale verstarring voeden van een model dat verondersteld wordt meer vrijheid te bieden.

Naarmate organisaties experimenteren, komt er nog een andere dimensie naar voren: het flexibele kantoor is ook een antwoord op de hedendaagse verwachtingen van werknemers. De relatie met het kantoor is veranderd. Voor velen is het niet langer het zwaartepunt op het werk, maar een plek om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en creatief te zijn. Het is een resourcecentrum waar mensen naartoe komen om het collectief te herontdekken, om te profiteren van een inspirerende omgeving, om toegang te hebben tot diensten of samenwerkingsruimten die thuis niet gereproduceerd kunnen worden. In die zin kan het flexibele kantoor, als het goed doordacht is, een instrument worden voor het verbeteren van de werknemerservaring.

Naar een tweede generatie flexkantoor

Vandaag de dag zien we de opkomst van een tweede generatie flexkantoren, die volwassener en verantwoordelijker is. Het is een model dat niet langer genoegen neemt met het simpelweg verplaatsen van scheidingswanden, maar echt vraagtekens zet bij de betekenis die aan samenwerken wordt gegeven. Ruimtes worden ontworpen om gezondheid, creativiteit en samenwerking te bevorderen, en soberheid wordt een element van betrokkenheid bij het milieu.

Werknemers zijn niet langer louter bewoners, maar actoren in hun professionele omgeving. Het kantoor is niet langer een plaats van beperkingen en wordt een plaats van middelen, aanpasbaar en gericht op gebruik.

Op deze manier opent het flexibele kantoor de weg naar een nieuwe, meer bevredigende manier om werk op te vatten. Op voorwaarde echter dat we begrijpen dat dit geen verandering van lay-out is, maar een verandering van cultuur. En een cultuur kan niet worden verplaatst als een meubelstuk: het moet worden opgebouwd, besproken en gedeeld.