Kết nối OfficeRnD với workin.space

workin.space là nền tảng kết nối các không gian làm việc. Quý vị có thể đăng tải phòng họp, chỗ ngồi coworking và văn phòng làm việc. Khi chưa kết nối, quý vị phải nhập thông tin thủ công và xác nhận từng lượt đặt chỗ qua email. Việc tích hợp với OfficeRnD Flex giúp loại bỏ thao tác nhập liệu trùng lặp này. Tình trạng phòng trống được đối soát trực tiếp theo thời gian thực. Các lượt đặt chỗ đã thanh toán sẽ hiển thị ngay trên lịch OfficeRnD của quý vị. Quý vị sẽ tránh được tình trạng trùng lịch và tiết kiệm thời gian quản lý quý báu mỗi ngày.

Quá trình thiết lập chỉ mất vài phút. Ứng dụng workin.space đã được OfficeRnD phê duyệt chính thức.

1. Đăng nhập vào tài khoản OfficeRnD Flex của quý vị.
2. Truy cập Integrations Hub, sau đó chọn All Integrations.
3. Trong danh mục Marketplaces, tìm workin.space và nhấp vào Activate.
4. Cấp quyền truy cập theo yêu cầu của hệ thống.
5. Mở cổng thông tin đối tác workin.space, vào mục Tích hợp.
6. Chọn các tòa nhà quý vị muốn đăng tải.

Kết nối sẽ tự động đồng bộ dữ liệu từ tài khoản OfficeRnD Flex của quý vị để tạo tin đăng.

• Tên, địa chỉ, nội dung giới thiệu và hình ảnh của các tòa nhà.
• Tiện ích, dịch vụ và các dịch vụ bổ sung dành cho khách hàng.
• Giờ mở cửa, múi giờ và ngày đóng cửa.
• Phòng họp kèm biểu phí theo giờ, nửa ngày và cả ngày.
• Văn phòng làm việc theo ngày được thiết lập ở chế độ « Can Book » kèm giá theo ngày.
• Chỗ ngồi coworking dạng « hot desk » theo ngày.
• Văn phòng riêng và chỗ ngồi cố định theo tháng.
• Tiền tệ và chính sách hủy dành cho người không phải là thành viên.

Nội dung văn bản được dịch tự động. Giờ mở cửa của tòa nhà sẽ đồng bộ theo OfficeRnD và không cần chỉnh sửa trực tiếp trên cổng thông tin đối tác.

Hệ thống lọc các tài nguyên dựa theo cấp độ quyền riêng tư trên Flex. Các tài nguyên được cài đặt là « Registered Users » hoặc « Full access » sẽ được đăng trực tuyến. Các tài nguyên đặt ở chế độ « Active Members » hoặc « Limited » sẽ được ẩn đi. Không có nội dung nào được đăng tải nếu chưa có sự đồng ý rõ ràng của quý vị trên Flex. Một tiền tố gắn thương hiệu của quý vị sẽ được thêm vào các gói dịch vụ. Giá thuê hàng tháng cho văn phòng riêng và chỗ ngồi cố định sẽ hiển thị theo mức giá trên phần mềm của quý vị. Các yêu cầu dài hạn này được xử lý như yêu cầu báo giá thông thường do quý vị tự phê duyệt. Chúng không bao giờ được ghi tự động vào OfficeRnD.

Tính năng tìm kiếm trên workin.space đối soát trực tiếp với OfficeRnD cho khung giờ được yêu cầu. Trang web hiển thị chính xác số chỗ còn trống. Trong quy trình đặt phòng, lịch sẽ làm mờ các ngày và khung giờ đã có người đặt. Nhờ hệ thống webhook của OfficeRnD, mọi lượt đặt chỗ được tạo, dời lịch hoặc hủy trong Flex đều cập nhật tình trạng phòng trống ngay lập tức. Những ngày đóng cửa được thiết lập trong Flex sẽ được chuyển thành trạng thái không khả dụng. Trong khi khách hàng thanh toán, khung giờ sẽ được giữ tạm thời trên phần mềm của quý vị dưới dạng giữ chỗ mang tên workin.space. Giữ chỗ này sẽ được giải phóng nếu khách hàng hủy giao dịch.

Mỗi lượt đặt chỗ đã thanh toán sẽ được lưu ngay vào OfficeRnD, dưới tên một thành viên của tổ chức có tên là « workin.space Booking ». Thông tin đặt chỗ bao gồm tên khách hàng, công ty, email, số điện thoại, ngôn ngữ, số lượng người tham gia và các dịch vụ bổ sung đã chọn. Quá trình xác nhận diễn ra tự động, quý vị không cần phải xác nhận thủ công qua email. Các quy tắc của Flex luôn được tuân thủ: khung giờ, thời gian đặt trước và yêu cầu phê duyệt. Nếu cần phê duyệt, lượt đặt chỗ sẽ chuyển qua bước xác thực thông thường của đơn vị vận hành. Văn phòng theo ngày được đặt từ 00:00 đến 00:00, tương tự như quy cách hoạt động của Flex. Nếu khách hàng đã là thành viên đang hoạt động với cùng một địa chỉ email, họ sẽ thấy lịch đặt chỗ trên chính tài khoản của mình.

Việc hủy phòng, dời lịch hoặc hủy một ngày đặt chỗ đều được cập nhật tự động vào OfficeRnD. Nếu quý vị dời lịch hoặc hủy lượt đặt chỗ trực tiếp trong Flex, workin.space sẽ phát hiện và đội ngũ của chúng tôi sẽ phối hợp với quý vị để xử lý chênh lệch. Đối với các báo giá theo yêu cầu hoặc dài hạn, khi quý vị xác nhận không gian còn trống kèm thời hạn giữ chỗ đến một ngày cụ thể, lượt giữ chỗ đó sẽ được ghi nhận trên phần mềm. Khi khách hàng đặt chỗ qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, khung giờ sẽ được kiểm tra trên OfficeRnD và được giữ chỗ cho đến khi hết hạn thanh toán chuyển khoản.

OfficeRnD không xuất hóa đơn và không gửi email cho khách hàng đối với các lượt đặt chỗ này. Khách hàng thanh toán trực tiếp cho workin.space. Họ nhận được hóa đơn do workin.space phát hành, cũng như hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp hoàn tiền. Lượt đặt chỗ được ghi nhận trên OfficeRnD có giá trị 0 đồng, do đó không phát sinh chi phí trên phần mềm của quý vị. Hàng tháng, quý vị nhận được báo cáo chi tiết về các lượt đặt chỗ đã hoàn tất. Sau đó, quý vị xuất hóa đơn số tiền thực nhận cho workin.space. Khoản thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng. Quy trình này hoàn toàn tương tự như đối với đơn vị vận hành không kết nối phần mềm.

Quý vị luôn nắm toàn quyền kiểm soát các không gian đã đăng tải. Từ cổng thông tin đối tác workin.space, quý vị có thể chọn chính xác từng tòa nhà cần kích hoạt. Việc ngắt kết nối có thể thực hiện bất cứ lúc nào chỉ với một cú nhấp chuột. Trong trường hợp ngắt kết nối, các tòa nhà và gói dịch vụ của quý vị vẫn hiển thị trực tuyến dưới dạng tin đăng thông thường. Khi đó, quý vị sẽ chuyển lại sang quản lý thủ công tình trạng phòng trống cũng như đặt chỗ, và có thể tự chỉnh sửa nội dung hoặc hình ảnh trực tiếp trên cổng thông tin đối tác.