Anslut OfficeRnD till workin.space

workin.space är en marknadsplats för arbetsytor. Här erbjuder ni era mötesrum, coworking-platser och kontor. Utan en anslutning måste ni lägga in era erbjudanden manuellt och bekräfta varje bokning via e-post. Integrationen med OfficeRnD Flex eliminerar detta dubbelarbete. Er tillgänglighet kontrolleras i realtid. Betalda bokningar registreras omedelbart i er OfficeRnD-kalender. Ni undviker överbokningar och sparar värdefull tid i den dagliga driften.

Installationen tar bara några minuter. Applikationen workin.space är officiellt godkänd av OfficeRnD.

1. Logga in på ert OfficeRnD Flex-konto.
2. Gå till Integrations Hub och sedan All Integrations.
3. Hitta workin.space i kategorin Marketplaces och klicka på Activate.
4. Bevilja den åtkomst som systemet begär.
5. Öppna er partnerportal på workin.space under fliken Integrationer.
6. Välj de byggnader ni vill publicera.

Anslutningen hämtar automatiskt data från ert OfficeRnD Flex-konto för att skapa era annonser.

• Namn, adresser, presentationstexter och bilder för era byggnader.
• Utrustning, tjänster och tillval som erbjuds kunden.
• Öppettider, tidszon och stängda dagar.
• Mötesrum med priser per timme, halvdag och heldag.
• Dagsbaserade kontor konfigurerade med « Can Book » och ett dagspris.
• Coworking-platser av typen « hot desk » per dag.
• Egna kontor och fasta platser per månad.
• Valuta och avbokningsregler för icke-medlemmar.

Texterna översätts automatiskt. Byggnadens öppettider följer OfficeRnD och ändras inte längre i portalen.

Systemet filtrerar resurser efter deras synlighetsnivå i Flex. Resurser konfigurerade för « Registered Users » eller « Full access » publiceras online. Resurser inställda på « Active Members » eller « Limited » förblir dolda. Ingenting publiceras utan ert uttryckliga godkännande i Flex. Ett prefix med ert varumärke läggs till i erbjudandena. Månadshyror för egna kontor och fasta platser visas till priset i ert system. Dessa långsiktiga förfrågningar hanteras som vanliga förfrågningar som valideras av er. De skrivs aldrig in automatiskt i OfficeRnD.

Sökningar på workin.space kontrollerar OfficeRnD i realtid för önskad tid. Webbplatsen visar exakt antal lediga platser. I bokningsflödet gråmarkerar kalendern dagar och tider som redan är bokade. Tack vare webhooks från OfficeRnD uppdateras tillgängligheten omedelbart när en bokning skapas, flyttas eller raderas i Flex. Stängda dagar i Flex överförs som otillgängliga tider. Under kundens betalning reserveras tiden i ert system som en preliminär bokning i workin.space namn. Denna reservation släpps om kunden avbryter köpet.

Varje betald bokning registreras omedelbart i OfficeRnD under en organisationsmedlem med namnet « workin.space Booking ». Bokningen innehåller kundens namn, företag, e-postadress, telefonnummer, språk, antal deltagare och valda tillval. Bekräftelsen sker automatiskt, ni behöver inte göra något godkännande via e-post. Reglerna i Flex följs: öppettider, framförhållning och krav på godkännande. Om ett godkännande krävs passerar bokningen er vanliga godkännandeprocess. Ett dagskontor bokas från 00:00 till 00:00, precis som Flex fungerar. Om kunden redan är en aktiv medlem hos er med samma e-postadress visas bokningen på dennes eget konto.

Avbokningar, ombokningar eller borttagning av en dag uppdateras automatiskt i OfficeRnD. Om ni flyttar eller raderar en bokning direkt i Flex upptäcker workin.space detta, och vårt team hanterar avvikelsen tillsammans med er. För skräddarsydda eller långsiktiga offerter läggs en preliminär reservation i systemet när ni anger att en yta är tillgänglig fram till ett visst datum. Vid bokning via banköverföring kontrolleras tiden i OfficeRnD och en reservation hålls kvar tills betalningsfristen löper ut.

OfficeRnD skapar inga fakturor och skickar inga e-postmeddelanden till kunden för dessa bokningar. Kunden betalar direkt till workin.space. Kunden får en faktura från workin.space samt en kreditfaktura vid återbetalning. Bokningen som registreras i OfficeRnD är kostnadsfri, så ni belastas inte med några avgifter i ert system. Varje månad får ni en detaljerad rapport över genomförda bokningar. Därefter fakturerar ni nettobeloppet till workin.space. Betalningen sker via banköverföring. Denna process är identisk med den för en operatör utan anslutet system.

Ni behåller full kontroll över era publicerade ytor. Från workin.space partnerportal väljer ni exakt vilka byggnader som ska aktiveras. Frånkoppling kan göras när som helst med ett klick. Vid en frånkoppling förblir era byggnader och erbjudanden synliga online som vanliga profiler. Ni återgår då till manuell hantering av tillgänglighet och bokningar, och ni kan redigera texter eller bilder direkt i partnerportalen.