Ligar o OfficeRnD à workin.space

A workin.space é um marketplace de espaços de trabalho. Nele disponibiliza as suas salas de reunião, postos de coworking e escritórios. Sem ligação, tem de inserir manualmente as suas ofertas e validar cada reserva por e-mail. A integração com o OfficeRnD Flex elimina esta dupla introdução de dados. As suas disponibilidades são consultadas em tempo real. As reservas pagas são registadas de imediato no seu calendário do OfficeRnD. Evita o overbooking e poupa tempo precioso na sua gestão diária.

A configuração demora apenas alguns minutos. A aplicação workin.space é oficialmente aprovada pela OfficeRnD.

1. Inicie sessão na sua conta OfficeRnD Flex.
2. Aceda a Integrations Hub e, em seguida, a All Integrations.
3. Na categoria Marketplaces, procure workin.space e clique em Activate.
4. Conceda o acesso solicitado pelo sistema.
5. Abra o seu portal de parceiro workin.space, na secção Integrações.
6. Selecione os edifícios que pretende publicar.

A ligação obtém automaticamente os dados da sua conta OfficeRnD Flex para criar os seus anúncios.

• Nomes, moradas, textos de apresentação e fotografias dos seus edifícios.
• Comodidades, serviços e extras disponibilizados ao cliente.
• Horários de funcionamento, fuso horário e dias de encerramento.
• Salas de reunião com tarifas por hora, meio dia e dia inteiro.
• Gabinetes ao dia configurados como "Can Book" com tarifa diária.
• Postos de coworking em regime de hot desk ao dia.
• Gabinetes privados e secretárias dedicadas ao mês.
• Moeda e política de cancelamento para não membros.

Os textos são traduzidos automaticamente. O horário de funcionamento do seu edifício segue o OfficeRnD e deixa de poder ser alterado no portal.

O sistema filtra os recursos de acordo com o nível de privacidade no Flex. Os recursos configurados como "Registered Users" ou "Full access" são publicados online. Os configurados como "Active Members" ou "Limited" permanecem invisíveis. Nada é publicado sem a sua autorização explícita no Flex. É adicionado um prefixo com a sua marca às ofertas. Os valores mensais para gabinetes privados e secretárias dedicadas são apresentados com o preço do seu software. Estes pedidos de longa duração são tratados como pedidos normais, validados por si. Nunca são registados automaticamente no OfficeRnD.

A pesquisa na workin.space consulta o OfficeRnD em tempo real para o horário solicitado. O site apresenta o número exato de postos livres. No fluxo de reserva, o calendário bloqueia os dias e horários já ocupados. Graças aos webhooks do OfficeRnD, qualquer reserva criada, alterada ou eliminada no Flex atualiza a disponibilidade imediatamente. Os dias de encerramento configurados no Flex são refletidos como indisponíveis. Durante o pagamento do cliente, o horário é bloqueado no seu software através de uma opção em nome da workin.space. Esta opção é libertada se o cliente desistir da transação.

Cada reserva paga é registada de imediato no OfficeRnD, associada a um membro da organização com o nome "workin.space Booking". A reserva contém o nome do cliente, empresa, e-mail, telefone, idioma, número de participantes e extras selecionados. A confirmação é automática, pelo que não necessita de fazer qualquer validação por e-mail. As regras do Flex são cumpridas: horários, prazos de reserva e aprovação necessária. Se for necessária aprovação, a reserva segue o seu processo habitual de validação como operador. Um gabinete ao dia é reservado das 00:00 às 00:00, exatamente como faz o Flex. Se o cliente já for um membro ativo com o mesmo e-mail, verá a reserva na sua própria conta.

Os cancelamentos, adiamentos ou a remoção de um dia são refletidos automaticamente no OfficeRnD. Se alterar ou eliminar uma reserva diretamente no Flex, a workin.space deteta-o e a nossa equipa resolve a situação consigo. Para orçamentos à medida ou de longa duração, quando responde que um espaço está disponível com uma opção até uma data específica, essa opção é registada no software. Numa reserva por transferência bancária, o horário é verificado no OfficeRnD e a opção é mantida até ao prazo limite da transferência.

O OfficeRnD não emite faturas nem envia e-mails ao cliente relativos a estas reservas. O cliente paga diretamente à workin.space. Recebe uma fatura emitida pela workin.space, bem como uma nota de crédito em caso de reembolso. A reserva registada no OfficeRnD é gratuita, pelo que não tem custos no seu software. Todos os meses, recebe um relatório detalhado das reservas concluídas. Fatura depois o montante líquido à workin.space. O pagamento é feito por transferência bancária. Este processo permanece rigorosamente idêntico ao de um operador sem software integrado.

Mantém o controlo total sobre os seus espaços publicados. A partir do portal de parceiro da workin.space, escolhe exatamente os edifícios a ativar. A desconexão é possível em qualquer altura com um simples clique. Em caso de desconexão, os seus edifícios e ofertas continuam online sob a forma de páginas normais. Retoma assim a gestão manual de disponibilidades e reservas, podendo alterar os seus textos e fotografias diretamente no portal de parceiro.