Ligar o Nexudus ao workin.space

O workin.space é um marketplace dedicado aos espaços de trabalho. Os clientes reservam salas de reunião, postos de coworking e escritórios. Ao ligar a sua conta Nexudus, automatiza a gestão dos seus anúncios e das suas reservas. As disponibilidades são consultadas em tempo real. Evita assim o overbooking. Cada reserva paga é registada de imediato no seu software de gestão. Já não precisa de validar pedidos por e-mail nem de introduzir novamente os dados dos clientes. Esta ligação simplifica o seu dia a dia e garante dados sempre atualizados entre as duas plataformas.

A configuração demora alguns minutos. Realiza-se em dois passos simples.

1. No seu painel Nexudus, aceda a Settings e depois a Marketplaces.
2. Ative a aplicação workin.space publicada no marketplace da Nexudus.
3. Abra em seguida o portal de parceiro workin.space, na secção Integrações.
4. Clique no botão para confirmar a ligação da sua conta.

A equipa do workin.space associa então a sua instalação à sua conta de parceiro. Esta associação é automática se o endereço de e-mail do seu espaço no Nexudus corresponder ao da sua conta workin.space.

Assim que a ligação estiver estabelecida, os dados do seu software alimentam o portal.

• Espaços, salas de reunião e postos de coworking.
• Tarifas associadas, com exceção das tarifas reservadas a membros ou contactos.
• Impostos aplicáveis e fuso horário.
• Horários de funcionamento por recurso.

Os textos e as fotografias também são recuperados. Os horários do seu edifício seguem as regras definidas no Nexudus e deixam de poder ser alterados manualmente no portal. As opções adicionais, ou extras, não são importadas diretamente. Ficam indicadas nas notas internas aquando de uma reserva.

Escolhe quais os edifícios que pretende tornar visíveis no workin.space. As ofertas importadas recebem um prefixo com o nome da sua marca. Os textos são traduzidos automaticamente para os idiomas do website. Os recursos reservados exclusivamente aos seus membros não são publicados. Os alugueres de longa duração, como gabinetes privados ou secretárias dedicadas ao mês, são apresentados com o preço definido no Nexudus. Estas ofertas mensais geram pedidos de orçamento que processa e valida pessoalmente. Nunca são registadas automaticamente no seu software de gestão.

A pesquisa no workin.space consulta o Nexudus em tempo real para o horário pretendido pelo cliente. O sistema respeita as regras dos seus recursos, como horários de funcionamento, prazos mínimos de reserva e conflitos de agenda. No fluxo de reserva, o calendário apresenta a cinzento os horários já ocupados. O dia pretendido é verificado no momento exato em que o cliente o seleciona. Durante o processo de pagamento, o horário é bloqueado no Nexudus com a menção Held by workin.space while the customer checks out. Este bloqueio é prolongado enquanto o cliente estiver a concluir o pagamento, sendo libertado de imediato se o carrinho for abandonado.

Cada reserva paga é registada instantaneamente no Nexudus através de uma conta genérica designada workin.space Booking. Fica confirmada de imediato, sem necessidade de validação manual da sua parte. Para os postos de coworking, o sistema cria uma reserva por pessoa. Os dados completos do cliente final, como nome, empresa, e-mail e telefone, constam nas notas internas. Estas informações permanecem visíveis apenas para si e para a sua equipa. As regras do seu software são rigorosamente respeitadas.

Os cancelamentos, adiamentos ou a remoção de um dia pelo cliente são refletidos automaticamente no Nexudus. Graças aos webhooks, as alterações ou eliminações efetuadas diretamente no seu software são detetadas pelo workin.space. A nossa equipa analisa depois estas divergências consigo. Num pedido de orçamento à medida, caso indique que uma sala está disponível com pré-reserva até uma data específica, essa opção é registada no Nexudus. Para pagamentos por transferência bancária, o horário é verificado e mantém-se uma reserva provisória na sua agenda até ao prazo limite de pagamento.

O seu software Nexudus não envia qualquer comunicação ao cliente final. Não emite faturas, nem e-mails de confirmação, nem debita quaisquer créditos. O cliente paga o pedido no workin.space e recebe uma fatura emitida pelo workin.space. Em caso de reembolso, é emitida uma nota de crédito. Não tem quaisquer taxas de transação no seu software. Todos os meses, recebe um relatório detalhado das reservas realizadas. Fatura então o workin.space pelo valor líquido correspondente. O pagamento é realizado por transferência bancária. Este funcionamento é idêntico ao de um operador sem software integrado.

Mantém o controlo total sobre a divulgação dos seus espaços. Pode desligar a sua conta Nexudus a qualquer momento a partir do portal de parceiro. Se optar por desativar a ligação, os seus edifícios e as suas ofertas continuam online no workin.space, passando a anúncios convencionais. Poderá então editá-los manualmente e gerir as suas disponibilidades ou reservas de forma tradicional. Os dados importados anteriormente são mantidos para que não tenha de começar do zero.