OfficeRnD koppelen aan workin.space

workin.space is een marktplaats voor werkplekken. U biedt er uw vergaderruimtes, coworkingplekken en kantoren aan. Zonder koppeling moet u handmatig uw aanbod invoeren en elke boeking per e-mail bevestigen. De integratie met OfficeRnD Flex maakt een einde aan deze dubbele invoer. Uw beschikbaarheid wordt live opgevraagd. Betaalde boekingen verschijnen direct in uw OfficeRnD-kalender. Zo voorkomt u dubbele boekingen en bespaart u kostbare tijd bij uw dagelijkse beheer.

De installatie duurt slechts enkele minuten. De workin.space-app is officieel goedgekeurd door OfficeRnD.

1. Log in op uw OfficeRnD Flex-account.
2. Ga naar Integrations Hub en vervolgens naar All Integrations.
3. Zoek workin.space in de categorie Marketplaces en klik op Activate.
4. Verleen de toegang die het systeem vraagt.
5. Open uw partnerportaal op workin.space en ga naar Integraties.
6. Selecteer de gebouwen die u wilt publiceren.

De koppeling haalt automatisch de gegevens uit uw OfficeRnD Flex-account op om uw advertenties aan te maken.

• Namen, adressen, beschrijvingen en foto's van uw gebouwen.
• Voorzieningen, diensten en extra's voor de klant.
• Openingstijden, tijdzone en sluitingsdagen.
• Vergaderruimtes met tarieven per uur, dagdeel en dag.
• Dagkantoren die zijn ingesteld op « Can Book » met een dagtarief.
• Coworkingplekken van het type hotdesk per dag.
• Privékantoren en vaste werkplekken per maand.
• Valuta en annuleringsvoorwaarden voor niet-leden.

Teksten worden automatisch vertaald. De openingstijden van uw gebouw volgen OfficeRnD en kunnen niet meer handmatig in het portaal worden gewijzigd.

Het systeem filtert de ruimtes op basis van hun privacyniveau in Flex. Ruimtes die zijn ingesteld op « Registered Users » of « Full access » worden online gepubliceerd. Ruimtes die zijn ingesteld op « Active Members » of « Limited » blijven onzichtbaar. Er wordt niets gepubliceerd zonder uw uitdrukkelijke toestemming in Flex. Een voorvoegsel met uw merknaam wordt aan het aanbod toegevoegd. De maandelijkse huurprijzen voor privékantoren en vaste werkplekken tonen de prijs uit uw software. Deze langdurige aanvragen worden verwerkt als reguliere leads die u zelf valideert. Ze worden nooit automatisch weggeschreven in OfficeRnD.

De zoekfunctie op workin.space raadpleegt OfficeRnD live voor het gewenste tijdvak. De website toont het exacte aantal beschikbare werkplekken. In het boekingsproces maakt de kalender bezette dagen en tijdvakken grijs. Dankzij de webhooks van OfficeRnD werkt elke boeking die in Flex wordt aangemaakt, verplaatst of verwijderd direct de beschikbaarheid bij. Sluitingsdagen die in Flex zijn ingesteld, worden overgenomen als niet-beschikbaar. Tijdens de betaling door de klant wordt het tijdvak in uw software geblokkeerd als een optie op naam van workin.space. Deze optie vervalt zodra de klant de betaling afbreekt.

Elke betaalde boeking wordt direct geregistreerd in OfficeRnD onder een lid genaamd « workin.space Booking ». De boeking bevat de naam van de klant, het bedrijf, het e-mailadres, het telefoonnummer, de taal, het aantal deelnemers en de gekozen extra's. De bevestiging gebeurt automatisch, u hoeft niets per e-mail te valideren. De regels van Flex worden gerespecteerd: openingstijden, boekingstermijnen en eventuele goedkeuring. Als goedkeuring vereist is, verloopt de boeking via uw gebruikelijke validatie als beheerder. Een dagkantoor wordt geboekt van 00:00 tot 00:00 uur, precies zoals Flex dat doet. Is de klant met hetzelfde e-mailadres al actief lid bij u, dan ziet deze de boeking in het eigen account.

Annuleringen, verplaatsingen of het intrekken van een dag worden automatisch verwerkt in OfficeRnD. Verplaatst of verwijdert u een boeking direct in Flex, dan detecteert workin.space dit en stemt ons team dit met u af. Bij maatwerk- of langetermijnoffertes waarbij u aangeeft dat een ruimte beschikbaar is met een optie tot een specifieke datum, wordt deze optie in de software geplaatst. Bij een boeking via bankoverschrijving wordt het tijdvak gecontroleerd in OfficeRnD en blijft de optie behouden tot de vervaldatum van de overschrijving.

OfficeRnD maakt voor deze boekingen geen factuur aan en stuurt de klant geen e-mails. De klant betaalt rechtstreeks aan workin.space. De klant ontvangt een factuur van workin.space en eventueel een creditnota bij terugbetaling. De in OfficeRnD geregistreerde boeking is gratis, zodat er geen kosten of afschrijvingen in uw software ontstaan. Elke maand ontvangt u een gedetailleerd overzicht van de voltooide boekingen. Vervolgens factureert u het nettobedrag aan workin.space. De uitbetaling verloopt via bankoverschrijving. Dit proces is precies hetzelfde als voor beheerders zonder gekoppelde software.

U behoudt de volledige controle over uw gepubliceerde ruimtes. In het partnerportaal van workin.space kiest u precies welke gebouwen u activeert. Ontkoppelen kan op elk moment met één klik. Na ontkoppeling blijven uw gebouwen en aanbiedingen online staan als gewone pagina's. U schakelt dan over op handmatig beheer van beschikbaarheid en boekingen, en u kunt teksten en foto's rechtstreeks aanpassen via het partnerportaal.