Nexudus koppelen aan workin.space

workin.space is een marktplaats voor werkplekken. Klanten boeken er vergaderruimtes, coworkingplekken en kantoren. Door uw Nexudus-account te koppelen, automatiseert u het beheer van uw advertenties en boekingen. De beschikbaarheid wordt realtime opgevraagd. Zo voorkomt u overboekingen. Elke betaalde boeking wordt direct geregistreerd in uw beheersoftware. U hoeft aanvragen niet meer per e-mail te bevestigen of klantgegevens opnieuw in te voeren. Deze koppeling vereenvoudigt uw dagelijkse werk en garandeert actuele gegevens op beide platforms.

De installatie duurt slechts enkele minuten. Dit gebeurt in twee eenvoudige stappen.

1. Ga in uw Nexudus-dashboard naar Settings en vervolgens naar Marketplaces.
2. Activeer de workin.space-app op de Nexudus-marktplaats.
3. Open daarna het partnerportaal van workin.space en ga naar de rubriek Integraties.
4. Klik op de knop om de koppeling van uw account te bevestigen.

Het team van workin.space koppelt vervolgens uw installatie aan uw partneraccount. Deze koppeling verloopt automatisch als het e-mailadres van uw locatie in Nexudus overeenkomt met dat van uw workin.space-account.

Zodra de koppeling actief is, worden de gegevens uit uw software overgenomen in het portaal.

• Locaties, vergaderruimtes en coworkingplekken.
• Bijbehorende tarieven, met uitzondering van tarieven voor leden of specifieke contacten.
• Toepasselijke belastingen en tijdzone.
• Openingstijden per ruimte.

Teksten en foto's worden eveneens opgehaald. De openingstijden van uw gebouw volgen de regels uit Nexudus en kunnen niet meer handmatig worden aangepast in het portaal. Extra opties worden niet direct geïmporteerd. Deze worden bij een boeking vermeld in de interne notities.

U kiest welke gebouwen zichtbaar worden op workin.space. Geïmporteerde aanbiedingen krijgen een voorvoegsel met de naam van uw merk. De teksten worden automatisch vertaald in de talen van de website. Ruimtes die exclusief voor uw leden bestemd zijn, worden niet gepubliceerd. Langdurige verhuur, zoals privékantoren of vaste werkplekken per maand, wordt getoond tegen de prijs die in Nexudus is ingesteld. Deze maandelijkse aanbiedingen leveren offerteaanvragen op die u zelf verwerkt en goedkeurt. Ze worden nooit automatisch in uw beheersoftware geplaatst.

De zoekfunctie op workin.space raadpleegt Nexudus rechtstreeks voor het tijdslot dat de klant aanvraagt. Het systeem respecteert de regels van uw ruimtes, zoals openingstijden, minimale reserveringstermijnen en agendaconflikten. In het boekingsproces maakt de kalender bezette tijdsloten grijs. De gekozen dag wordt gecontroleerd op het moment dat de klant deze selecteert. Tijdens het betaalproces wordt het tijdslot in Nexudus geblokkeerd met de vermelding Held by workin.space while the customer checks out. Deze optie blijft behouden zolang de klant betaalt, en vervalt direct wanneer het winkelmandje wordt verlaten.

Elke betaalde boeking wordt direct geregistreerd in Nexudus onder een algemeen account genaamd workin.space Booking. De boeking wordt direct bevestigd, zonder handmatige controle van uw kant. Voor coworkingplekken maakt het systeem één reservering per persoon aan. De volledige gegevens van de eindklant, zoals naam, bedrijf, e-mail en telefoonnummer, worden opgenomen in de interne notities. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor u en uw team. De regels van uw software worden strikt nageleefd.

Annuleringen, verplaatsingen of het intrekken van een dag door de klant worden automatisch doorgevoerd in Nexudus. Dankzij webhooks detecteert workin.space wijzigingen of verwijderingen die u direct in uw software uitvoert. Ons team handelt deze verschillen vervolgens met u af. Geeft u bij een offerteaanvraag op maat aan dat een ruimte beschikbaar is met een optie tot een bepaalde datum, dan wordt deze optie in Nexudus geplaatst. Bij betalingen via bankoverschrijving wordt het tijdslot gecontroleerd en blijft er een optie in uw agenda staan tot de uiterste betaaldatum.

Uw Nexudus-software stuurt geen communicatie naar de eindklant. Er worden geen facturen of bevestigingsmails verzonden en er worden geen credits afgeschreven. De klant betaalt de bestelling op workin.space en ontvangt een factuur van workin.space. Bij een terugbetaling wordt een creditnota opgesteld. U betaalt geen transactiekosten in uw software. Elke maand ontvangt u een gedetailleerd overzicht van de afgeronde boekingen. Vervolgens factureert u het nettobedrag aan workin.space. De betaling geschiedt via bankoverschrijving. Deze werkwijze is identiek aan die van een beheerder zonder gekoppelde software.

U behoudt de volledige controle over de weergave van uw ruimtes. Het ontkoppelen van uw Nexudus-account kan op elk moment via het partnerportaal. Verbreekt u de koppeling, dan blijven uw gebouwen en aanbiedingen online op workin.space. Het worden weer gewone advertenties. U kunt ze dan handmatig bewerken en uw beschikbaarheid of boekingen op de traditionele manier beheren. Eerder geïmporteerde gegevens blijven bewaard, zodat u niet opnieuw hoeft te beginnen.