OfficeRnDをworkin.spaceに連携

workin.spaceはワークスペースのマーケットプレイスです。会議室、コワーキングデスク、オフィスを掲載できます。連携しない場合、掲載情報を手動で入力し、予約ごとにメールで確認・確定する必要があります。OfficeRnD Flexとの連携により、この二重入力が不要になります。空室状況はリアルタイムで照会されます。決済済みの予約はOfficeRnDのカレンダーに即座に登録されます。ダブルブッキングを防ぎ、日々の運営業務にかかる貴重な時間を節約できます。

設定は数分で完了します。workin.spaceアプリはOfficeRnD公式の承認を受けています。

1. OfficeRnD Flexのアカウントにログインします。
2. Integrations HubからAll Integrationsへ進みます。
3. Marketplacesカテゴリー内でworkin.spaceを見つけ、Activateをクリックします。
4. システムから要求されるアクセス権限を承認します。
5. workin.spaceのパートナーポータルを開き、連携セクションに進みます。
6. 掲載したい拠点を選択します。

連携により、OfficeRnD Flexアカウントのデータが自動的に取得され、掲載情報が作成されます。

• 拠点の名称、住所、紹介文、写真。
• 利用者に提供される設備、サービス、オプション。
• 営業時間、タイムゾーン、定休日。
• 時間貸し、半日、日割りの料金が設定された会議室。
• Can Bookに設定され、日額料金が設定されたデイユースのオフィス。
• 1日利用のホットデスク型コワーキング席。
• 月額制の専用個室および固定席。
• 通貨および非会員向けのキャンセル規定。

紹介文は自動翻訳されます。拠点の営業時間はOfficeRnDの設定に従い、ポータル側で変更されることはありません。

システムはFlex内のプライバシーレベルに応じてリソースをフィルタリングします。Registered UsersまたはFull accessに設定されたリソースがオンラインで公開されます。Active MembersまたはLimitedに設定されたリソースは非公開のままとなります。Flexでの明示的な設定なしに公開されることはありません。プラン名にはお客様のブランドを示すプレフィックスが追加されます。専用個室や固定席の月額賃料はソフトウェア内の価格で表示されます。これらの長期利用のリクエストは、運営者様が承認する通常のリクエストとして処理されます。OfficeRnDに自動登録されることはありません。

workin.spaceでの検索時、指定された時間枠のOfficeRnDの空き状況をリアルタイムで照会します。サイトには正確な空席数が表示されます。予約フローでは、すでに予約されている日程や時間帯がカレンダー上でグレーアウトされます。OfficeRnDのWebhookにより、Flex内で予約が作成、変更、または削除されると、空室状況が即座に更新されます。Flexで設定された休業日は予約不可日として反映されます。利用者が決済を行っている間、ソフトウェア上でその時間枠がworkin.space名義の仮予約としてブロックされます。決済が中断された場合、この枠は解放されます。

決済が完了した予約は、「workin.space Booking」という組織メンバー名義でOfficeRnDに即座に登録されます。予約情報には、顧客名、会社名、メールアドレス、電話番号、言語、参加人数、選択された追加オプションが含まれます。自動承認されるため、メールによる手動確認は不要です。Flexのルール（営業時間、予約受付期限、承認要否など）は遵守されます。承認が必要な設定の場合、予約は運営者様の通常の承認フローに回されます。デイユースのオフィスは、Flexの仕様通り00:00から00:00で予約されます。利用者が同一のメールアドレスを持つ既存のアクティブ会員である場合、予約は利用者の個人アカウントに反映されます。

キャンセル、日程変更、利用日数の短縮はOfficeRnDに自動的に反映されます。Flex内で直接予約を移動または削除した場合、workin.spaceがそれを検知し、運営チームがお客様と連携して対応します。カスタム見積もりや長期利用の見積もりにおいて、指定日までの仮押さえとして空き状況を回答すると、その仮予約がソフトウェア内に設定されます。銀行振込による予約の場合、OfficeRnDで枠が確認され、振込期限まで仮予約が保持されます。

OfficeRnDからこれらの予約に対して請求書が発行されたり、利用者にメールが送信されたりすることはありません。利用者はworkin.spaceに直接支払います。利用者はworkin.space発行の請求書を受け取り、返金が発生した場合は返金明細書を受け取ります。OfficeRnDに登録される予約は無料として処理されるため、ソフトウェア内で追加料金やクレジットの消費は発生しません。毎月、実施された予約の詳細レポートが届きます。その後、相殺後の純額をworkin.spaceへご請求いただきます。お支払いは銀行振込で行われます。この手順は、ソフトウェアを連携していない運営者様とまったく同じです。

公開するスペースは常に完全に管理できます。workin.spaceのパートナーポータルから、有効化する拠点を自由に選択できます。ワンクリックでいつでも連携を解除できます。連携を解除した場合でも、拠点およびプランの情報は通常の掲載情報としてオンラインに残ります。その後は手動で空室状況や予約を管理でき、パートナーポータル上でテキストや写真を直接編集できるようになります。