Yhdistä OfficeRnD workin.space-palveluun

workin.space on työtilojen markkinapaikka. Tarjoat siellä kokoustilojasi, coworking-työpisteitäsi ja toimistojasi. Ilman liitäntää joudut syöttämään tarjouksesi käsin ja vahvistamaan jokaisen varauksen sähköpostitse. Integrointi OfficeRnD Flex -järjestelmään poistaa tämän kaksinkertaisen työn. Saatavuustietosi tarkistetaan suoraan järjestelmästä. Maksetut varaukset siirtyvät heti OfficeRnD-kalenteriisi. Vältät päällekkäiset varaukset ja säästät arvokasta aikaa päivittäisessä hallinnassa.

Käyttöönotto vie vain muutaman minuutin. workin.space-sovellus on virallisesti OfficeRnD-hyväksytty.

1. Kirjaudu OfficeRnD Flex -tilillesi.
2. Siirry kohtaan Integrations Hub ja valitse All Integrations.
3. Etsi kategoriasta Marketplaces sovellus workin.space ja klikkaa Activate.
4. Myönnä järjestelmän pyytämät käyttöoikeudet.
5. Avaa workin.space-kumppaniportaalisi osio Intégrations.
6. Valitse kiinteistöt, jotka haluat julkaista.

Liitäntä noutaa automaattisesti tiedot OfficeRnD Flex -tililtäsi ilmoitusten luomista varten.

• Kiinteistöjesi nimet, osoitteet, esittelytekstit ja kuvat.
• Asiakkaille tarjotut varustelut, palvelut ja lisäpalvelut.
• Aukioloajat, aikavyöhyke ja sulkupäivät.
• Kokoustilat tunti-, puolipäivä- ja päivähinnoilla.
• Päivätoimistot, joiden asetuksena on « Can Book » ja joilla on päivähinta.
• Päiväkohtaiset « hot desk » -coworking-pisteet.
• Kuukausiperusteiset erillistoimistot ja nimetyt työpisteet.
• Valuutta ja ei-jäsenten peruutusehdot.

Tekstit käännetään automaattisesti. Kiinteistösi aukioloajat noudattavat OfficeRnD-tietoja, eikä niitä enää muuteta portaalissa.

Järjestelmä suodattaa resurssit niiden Flex-näkyvyystason mukaan. Resurssit, joiden tilana on « Registered Users » tai « Full access », julkaistaan verkossa. Resurssit, joiden tilana on « Active Members » tai « Limited », pysyvät piilossa. Mitään ei julkaista ilman nimenomaista hyväksyntääsi Flex-järjestelmässä. Tarjouksiin lisätään brändisi mukainen etuliite. Erillistoimistojen ja nimettyjen työpisteiden kuukausivuokrat näytetään ohjelmistosi hinnoilla. Nämä pitkäaikaiset tiedustelut käsitellään tavanomaisina pyyntöinä, jotka hyväksyt itse. Niitä ei koskaan kirjata automaattisesti OfficeRnD-järjestelmään.

workin.space-haku tekee reaaliaikaisen kyselyn OfficeRnD-järjestelmään halutulle ajankohdalle. Sivusto näyttää vapaiden paikkojen tarkan määrän. Varausnäkymässä kalenteri harmaannuttaa päivät ja ajankohdat, jotka on jo varattu. OfficeRnD-webhookien ansiosta kaikki Flex-järjestelmässä luodut, siirretyt tai poistetut varaukset päivittävät saatavuuden heti. Flexiin määritetyt sulkupäivät siirtyvät varatuiksi ajoiksi. Asiakkaan maksun aikana ajankohta lukitaan ohjelmistossasi alustavaksi varaukseksi nimellä workin.space. Tämä varaus vapautetaan, jos asiakas keskeyttää maksutapahtuman.

Jokainen maksettu varaus kirjataan välittömästi OfficeRnD-järjestelmään organisaation jäsenelle nimeltä « workin.space Booking ». Varaus sisältää asiakkaan nimen, yrityksen, sähköpostin, puhelinnumeron, kielen, osallistujamäärän sekä valitut lisäpalvelut. Vahvistus on automaattinen, eikä sinun tarvitse tehdä sähköpostivahvistuksia. Flex-sääntöjä noudatetaan aina: aukioloajat, varauksen vähimmäisajat ja hyväksyntävaatimukset. Mikäli erillinen hyväksyntä vaaditaan, varaus etenee tilan tarjoajan tavanomaisen tarkistuksen kautta. Päivätoimisto varataan aikavälille 00:00,00:00, täsmälleen kuten Flex tekee. Jos asiakas on jo aktiivinen jäsen samalla sähköpostiosoitteella, hän näkee varauksen omalla tilillään.

Peruutukset, siirrot tai päivien poistot päivittyvät automaattisesti OfficeRnD-järjestelmään. Jos siirrät tai poistat varauksen suoraan Flex-järjestelmässä, workin.space havaitsee sen, ja tiimimme käy tilanteen läpi kanssasi. Räätälöidyissä tai pitkäaikaisissa tarjouksissa, kun ilmoitat tilan olevan vapaa tietyyn päivään saakka voimassa olevalla optiolla, tämä varaus merkitään ohjelmistoon. Tilisiirrolla maksettavissa varauksissa ajankohta tarkistetaan OfficeRnD-järjestelmästä, ja paikka pidetään varattuna tilisiirron eräpäivään asti.

OfficeRnD ei luo laskuja eikä lähetä sähköposteja asiakkaalle näistä varauksista. Asiakas maksaa suoraan workin.space-palvelulle. Hän saa laskun workin.space-palvelulta sekä hyvityslaskun mahdollisen palautuksen yhteydessä. OfficeRnD-järjestelmään kirjattu varaus on maksuton, joten ohjelmistossasi ei synny kuluja. Saat kuukausittain yksityiskohtaisen raportin toteutuneista varauksista. Laskutat sen jälkeen nettosumman workin.space-palvelulta. Maksu suoritetaan tilisiirtona. Tämä toimintatapa on täysin identtinen niiden tilatarjoajien kanssa, joilla ei ole ohjelmistointegraatiota.

Hallitset julkaistuja tilojasi aina täysin itse. Voit valita aktivoitavat kiinteistöt suoraan workin.space-kumppaniportaalista. Yhteyden voi katkaista milloin tahansa yhdellä klikkauksella. Jos yhteys katkaistaan, kiinteistösi ja ilmoituksesi pysyvät verkossa tavallisina esittelyinä. Tällöin siirryt takaisin saatavuuksien ja varausten manuaaliseen hallintaan, ja voit muokata tekstejä tai kuvia käsin kumppaniportaalissa.