Conectar OfficeRnD con workin.space

workin.space es un marketplace de espacios de trabajo. En él puede ofrecer sus salas de reuniones, puestos de coworking y despachos. Sin conexión, debe introducir manualmente sus ofertas y validar cada reserva por correo electrónico. La integración con OfficeRnD Flex elimina esta doble gestión. Su disponibilidad se consulta en tiempo real. Las reservas pagadas se registran de inmediato en su calendario de OfficeRnD. Evite el overbooking y ahorre un tiempo valioso en su gestión diaria.

La configuración lleva solo unos minutos. La aplicación workin.space está aprobada oficialmente por OfficeRnD.

1. Inicie sesión en su cuenta de OfficeRnD Flex.
2. Vaya a Integrations Hub y después a All Integrations.
3. En la categoría Marketplaces, busque workin.space y haga clic en Activate.
4. Conceda el acceso solicitado por el sistema.
5. Abra su portal de partners de workin.space, sección Integraciones.
6. Seleccione los edificios que desea publicar.

La conexión recupera automáticamente los datos de su cuenta de OfficeRnD Flex para crear sus anuncios.

• Nombres, direcciones, descripciones y fotos de sus edificios.
• Equipamiento, servicios y extras ofrecidos al cliente.
• Horarios de apertura, zona horaria y días de cierre.
• Salas de reuniones con tarifas por hora, media jornada y día completo.
• Despachos por día configurados en «Can Book» con tarifa diaria.
• Puestos de coworking tipo «hot desk» por día.
• Despachos privados y puestos dedicados por mes.
• Moneda y política de cancelación para no miembros.

Los textos se traducen automáticamente. Los horarios de su edificio siguen los de OfficeRnD y ya no se modifican en el portal.

El sistema filtra los recursos según su nivel de privacidad en Flex. Los recursos configurados en «Registered Users» o «Full access» se publican online. Aquellos configurados en «Active Members» o «Limited» permanecen invisibles. Nada se publica sin su consentimiento explícito en Flex. Se añade un prefijo con su marca a las ofertas. Los precios mensuales de los despachos privados y los puestos dedicados se muestran según su software. Estas solicitudes de larga duración se gestionan como peticiones tradicionales que usted valida manualmente. Nunca se registran automáticamente en OfficeRnD.

La búsqueda en workin.space consulta OfficeRnD en tiempo real para el horario solicitado. El sitio muestra el número exacto de puestos libres. En el proceso de reserva, el calendario bloquea los días y franjas horarias ocupadas. Gracias a los webhooks de OfficeRnD, cualquier reserva creada, modificada o cancelada en Flex actualiza la disponibilidad de inmediato. Los días cerrados configurados en Flex se reflejan como no disponibles. Durante el pago del cliente, la franja horaria se bloquea en su software como una opción a nombre de workin.space. Esta opción se libera si el cliente abandona el proceso de compra.

Cada reserva pagada se registra de inmediato en OfficeRnD, bajo un miembro de la organización llamado «workin.space Booking». La reserva contiene el nombre del cliente, su empresa, correo electrónico, teléfono, idioma, número de asistentes y extras seleccionados. La confirmación es automática, sin necesidad de validar por correo electrónico. Se respetan las reglas de Flex: horarios, plazos de reserva y necesidad de aprobación. Si se requiere aprobación, la reserva sigue su proceso habitual de validación como operador. Un despacho por día se reserva de 00:00 a 00:00, exactamente igual que en Flex. Si el cliente ya es miembro activo con el mismo correo electrónico, verá la reserva en su propia cuenta.

Las cancelaciones, aplazamientos o eliminaciones de jornadas se reflejan automáticamente en OfficeRnD. Si traslada o elimina una reserva directamente en Flex, workin.space lo detecta y nuestro equipo gestiona la incidencia con usted. Para presupuestos a medida o de larga duración, cuando responde que un espacio está disponible con una opción hasta una fecha determinada, dicha opción se registra en el software. En reservas por transferencia bancaria, se comprueba la franja horaria en OfficeRnD y se mantiene una opción hasta el vencimiento del pago.

OfficeRnD no emite facturas ni envía correos electrónicos al cliente para estas reservas. El cliente paga directamente a workin.space. Recibe una factura emitida por workin.space, así como una factura rectificativa en caso de reembolso. La reserva registrada en OfficeRnD es gratuita, por lo que no genera costes en su software. Cada mes recibe un informe detallado de las reservas realizadas. Luego factura el importe neto a workin.space. El pago se realiza por transferencia bancaria. Este proceso es idéntico al de un operador sin software conectado.

Usted mantiene el control total de sus espacios publicados. Desde el portal de partners de workin.space, puede elegir con precisión qué edificios activar. La desconexión es posible en cualquier momento con un solo clic. Si se desconecta, sus edificios y ofertas permanecen online como fichas estándar. En ese caso, retomará la gestión manual de disponibilidad y reservas, y podrá editar sus textos o fotos directamente en el portal de partners.