Propojení OfficeRnD s workin.space

workin.space je tržiště pracovních prostor. Nabízíte zde své zasedací místnosti, coworkingová místa i kanceláře. Bez propojení musíte své nabídky zadávat ručně a každou rezervaci potvrzovat e-mailem. Integrace s OfficeRnD Flex toto dvojí zadávání odstraňuje. Vaše dostupnost je ověřována v reálném čase. Zaplacené rezervace se okamžitě zapíší do vašeho kalendáře v OfficeRnD. Vyhnete se překrývání rezervací a získáte drahocenný čas při každodenní správě.

Nastavení trvá jen několik minut. Aplikace workin.space je oficiálně schválena platformou OfficeRnD.

1. Přihlaste se ke svému účtu OfficeRnD Flex.
2. Přejděte do Integrations Hub a poté do All Integrations.
3. V kategorii Marketplaces vyhledejte workin.space a klikněte na Activate.
4. Udělte přístup požadovaný systémem.
5. Otevřete svůj partnerský portál workin.space, sekci Integrace.
6. Vyberte budovy, které chcete publikovat.

Propojení automaticky načte data z vašeho účtu OfficeRnD Flex a vytvoří vaše inzeráty.

• Názvy, adresy, popisné texty a fotografie vašich budov.
• Vybavení, služby a doplňky nabízené klientům.
• Otevírací doba, časové pásmo a dny zavřeno.
• Zasedací místnosti s hodinovými, půldenními a denními tarify.
• Denní kanceláře nastavené na « Can Book » s denní sazbou.
• Coworkingová místa typu « hot desk » na denní bázi.
• Soukromé kanceláře a vyhrazená místa na měsíc.
• Měna a storno podmínky pro nečleny.

Texty jsou automaticky přeloženy. Otevírací doba vaší budovy se řídí systémem OfficeRnD a v portálu ji již nelze upravovat.

Systém filtruje zdroje podle jejich úrovně přístupu v Flex. Zdroje nastavené na « Registered Users » nebo « Full access » se publikují online. Ty s nastavením « Active Members » nebo « Limited » zůstávají skryté. Bez vašeho výslovného souhlasu v Flex se nic nezveřejní. K nabídkám je přidán prefix s vaší značkou. Měsíční nájmy za soukromé kanceláře a vyhrazená místa se zobrazují v cenách z vašeho softwaru. Tyto dlouhodobé poptávky jsou zpracovávány jako klasické žádosti, které sami schvalujete. Do OfficeRnD se nikdy nezapisují automaticky.

Vyhledávání na workin.space ověřuje OfficeRnD v reálném čase pro požadovaný termín. Stránka zobrazuje přesný počet volných míst. V rezervačním procesu kalendář zešedne již obsazené dny a časy. Díky webhookům OfficeRnD každá rezervace vytvořená, přesunutá nebo smazaná v Flex okamžitě aktualizuje dostupnost. Dny zavřeno nastavené v Flex se převedou na nedostupnost. Během platby klienta je termín ve vašem softwaru blokován jako opce na jméno workin.space. Pokud klient transakci nedokončí, tato opce se uvolní.

Každá zaplacená rezervace se okamžitě zapíše do OfficeRnD pod člena organizace s názvem « workin.space Booking ». Rezervace obsahuje jméno klienta, firmu, e-mail, telefon, jazyk, počet účastníků a vybrané doplňkové služby. Potvrzení je automatické, nemusíte provádět žádné schvalování e-mailem. Pravidla nastavená v Flex jsou respektována: otevírací doba, předstih rezervace i vyžadované schválení. Pokud je vyžadováno schválení, rezervace prochází vaším obvyklým procesem potvrzení provozovatelem. Denní kancelář je rezervována od 00:00 do 00:00, přesně jak to dělá Flex. Pokud je klient již vaším aktivním členem se stejným e-mailem, uvidí rezervaci ve svém vlastním účtu.

Zrušení, přesuny termínů nebo odebrání dne se automaticky promítnou do OfficeRnD. Pokud rezervaci přesunete nebo zrušíte přímo v Flex, workin.space tuto změnu zaznamená a náš tým ji s vámi vyřeší. U individuálních nebo dlouhodobých nabídek se po vašem potvrzení dostupnosti s opcí do určitého data tato opce zapíše do softwaru. Při platbě bankovním převodem se termín v OfficeRnD ověří a opce zůstane aktivní až do data splatnosti převodu.

OfficeRnD pro tyto rezervace nevystavuje žádnou fakturu ani neodesílá klientovi e-maily. Klient platí přímo platformě workin.space. Obdrží fakturu vystavenou workin.space, případně dobropis při vrácení peněz. Rezervace zapsaná do OfficeRnD je bezplatná, takže ve vašem softwaru nevznikají žádné poplatky. Každý měsíc obdržíte podrobný přehled proběhlých rezervací. Následně vyfakturujete čistou částku platformě workin.space. Platba probíhá bankovním převodem. Tento proces je zcela totožný jako u provozovatele bez napojeného softwaru.

Máte plnou kontrolu nad svými publikovanými prostory. V partnerském portálu workin.space si přesně zvolíte budovy, které chcete aktivovat. Odpojení je možné kdykoli na jedno kliknutí. V případě odpojení zůstanou vaše budovy a nabídky online jako běžné záznamy. Poté přejdete na manuální správu dostupnosti i rezervací a své texty či fotografie můžete upravovat přímo ručně v partnerském portálu.