Połącz OfficeRnD z workin.space

workin.space to platforma z przestrzeniami do pracy. Oferują tu Państwo swoje sale spotkań, stanowiska coworkingowe i biura. Bez integracji konieczne jest ręczne wprowadzanie ofert i potwierdzanie każdej rezerwacji przez e-mail. Integracja z OfficeRnD Flex eliminuje podwójne wprowadzanie danych. Dostępność sprawdzana jest w czasie rzeczywistym. Opłacone rezerwacje trafiają natychmiast do Państwa kalendarza OfficeRnD. Pozwala to uniknąć overbookingu i oszczędza cenny czas w codziennym zarządzaniu.

Konfiguracja zajmuje tylko kilka minut. Aplikacja workin.space jest oficjalnie zatwierdzona przez OfficeRnD.

1. Zaloguj się na konto OfficeRnD Flex.
2. Przejdź do Integrations Hub, a następnie All Integrations.
3. W kategorii Marketplaces znajdź workin.space i kliknij Activate.
4. Zaakceptuj uprawnienia wymagane przez system.
5. Otwórz portal partnerski workin.space i przejdź do sekcji Integracje.
6. Wybierz budynki, które chcesz opublikować.

Połączenie automatycznie pobiera dane z konta OfficeRnD Flex w celu utworzenia ogłoszeń.

• Nazwy, adresy, opisy i zdjęcia budynków.
• Wyposażenie, usługi oraz dodatki oferowane klientom.
• Godziny otwarcia, strefa czasowa i dni wolne od pracy.
• Sale spotkań wraz ze stawkami za godzinę, pół dnia i cały dzień.
• Biura na dzień skonfigurowane jako "Can Book" ze stawką dzienną.
• Stanowiska coworkingowe typu "hot desk" na dzień.
• Biura prywatne i biurka dedykowane na miesiąc.
• Waluta oraz zasady anulowania rezerwacji dla osób niezrzeszonych.

Teksty są tłumaczone automatycznie. Godziny otwarcia budynku są pobierane z OfficeRnD i nie można ich edytować w portalu.

System filtruje zasoby według poziomu widoczności w Flex. Zasoby skonfigurowane jako "Registered Users" lub "Full access" są publikowane online. Te z ustawieniem "Active Members" lub "Limited" pozostają niewidoczne. Nic nie zostanie opublikowane bez Państwa wyraźnej zgody w Flex. Do ofert dodawany jest prefiks z nazwą Państwa marki. Miesięczne opłaty za biura prywatne i biurka dedykowane wyświetlają się zgodnie z cenami w oprogramowaniu. Zapytania długoterminowe są traktowane jako zapytania standardowe i wymagają Państwa weryfikacji. Nigdy nie są automatycznie zapisywane w OfficeRnD.

Wyszukiwarka workin.space odpytuje OfficeRnD w czasie rzeczywistym dla wybranego terminu. Serwis wyświetla dokładną liczbę wolnych miejsc. W procesie rezerwacji kalendarz oznacza zajęte dni i przedziały czasowe na szaro. Dzięki webhookom OfficeRnD każda rezerwacja utworzona, przeniesiona lub usunięta w Flex natychmiast aktualizuje dostępność. Dni zamknięcia skonfigurowane w Flex są przenoszone jako brak dostępności. Podczas płatności klienta termin jest blokowany w Państwa oprogramowaniu jako opcja na rzecz workin.space. Opcja ta zostaje zwolniona, jeśli klient przerwie transakcję.

Każda opłacona rezerwacja jest natychmiast zapisywana w OfficeRnD pod profilem członka organizacji o nazwie "workin.space Booking". Rezerwacja zawiera imię i nazwisko klienta, firmę, e-mail, telefon, język, liczbę uczestników oraz wybrane dodatki. Potwierdzenie następuje automatycznie, bez potrzeby ręcznej weryfikacji e-mailowej. Zasady Flex są w pełni respektowane: godziny otwarcia, wyprzedzenie rezerwacji oraz ewentualna konieczność zatwierdzenia. Jeśli wymagane jest zatwierdzenie, rezerwacja trafia do standardowej weryfikacji przez operatora. Biuro na dzień jest rezerwowane w godzinach od 00:00 do 00:00, dokładnie tak jak w Flex. Jeśli klient jest już aktywnym członkiem z tym samym adresem e-mail, zobaczy rezerwację na swoim koncie.

Anulacje, zmiany terminów lub rezygnacja z danego dnia są automatycznie odzwierciedlane w OfficeRnD. Jeśli przeniosą lub usuną Państwo rezerwację bezpośrednio w Flex, workin.space to wykryje, a nasz zespół skontaktuje się w celu wyjaśnienia różnic. W przypadku ofert indywidualnych lub długoterminowych, gdy wskażą Państwo dostępność z opcją do określonej daty, opcja ta zostaje zarejestrowana w systemie. Przy rezerwacji z płatnością przelewem termin jest weryfikowany w OfficeRnD, a opcja pozostaje aktywna do momentu upływu terminu płatności.

OfficeRnD nie wystawia faktur ani nie wysyła wiadomości e-mail do klientów w przypadku tych rezerwacji. Klient płaci bezpośrednio na rzecz workin.space. Otrzymuje fakturę wystawioną przez workin.space, a w razie zwrotu także fakturę korygującą. Rezerwacja zarejestrowana w OfficeRnD ma wartość zero, dzięki czemu w Państwa systemie nie powstają żadne koszty. Każdego miesiąca otrzymują Państwo szczegółowy raport zrealizowanych rezerwacji. Następnie wystawiają Państwo fakturę na kwotę netto dla workin.space. Płatność realizowana jest przelewem bankowym. Proces ten wygląda dokładnie tak samo, jak w przypadku operatora bez podłączonego oprogramowania.

Zachowują Państwo pełną kontrolę nad publikowanymi przestrzeniami. W portalu partnerskim workin.space wybierają Państwo budynki, które mają być aktywne. Odłączenie integracji jest możliwe w każdej chwili za pomocą jednego kliknięcia. Po odłączeniu Państwa budynki i oferty pozostają online jako standardowe profile. Zarządzanie dostępnością i rezerwacjami powraca wówczas do trybu ręcznego, a opisy i zdjęcia można edytować bezpośrednio w portalu partnerskim.