Koble OfficeRnD til workin.space

workin.space er en markedsplass for arbeidsplasser. Der tilbyr dere møterom, coworking-plasser og kontorer. Uten tilkobling må dere legge inn tilbud manuelt og bekrefte hver bestilling via e-post. Integrasjonen med OfficeRnD Flex fjerner dette dobbeltarbeidet. Tilgjengeligheten sjekkes i sanntid. Betalte bestillinger legges umiddelbart inn i OfficeRnD-kalenderen. Dere unngår overbooking og sparer verdifull tid i den daglige driften.

Oppsettet tar bare noen få minutter. Appen workin.space er offisielt godkjent av OfficeRnD.

1. Logg inn på OfficeRnD Flex-kontoen deres.
2. Gå til Integrations Hub, og deretter All Integrations.
3. Finn workin.space i kategorien Marketplaces og klikk på Activate.
4. Godkjenn tilgangene som systemet ber om.
5. Åpne partnerportalen i workin.space, under Integrasjoner.
6. Velg bygningene dere ønsker å publisere.

Tilkoblingen henter automatisk data fra OfficeRnD Flex-kontoen for å opprette annonsene.

• Navn, adresser, beskrivelser og bilder av bygningene.
• Fasiliteter, tjenester og tilleggsprodukter som tilbys kunden.
• Åpningstider, tidssone og stengte dager.
• Møterom med priser per time, halv dag og hel dag.
• Dagsbaserte kontorer konfigurert med «Can Book» og dagspris.
• Coworking-plasser av typen «hot desk» på dagsbasis.
• Private kontorer og faste plasser på månedsbasis.
• Valuta og avbestillingsregler for ikke-medlemmer.

Tekstene oversettes automatisk. Åpningstidene for bygningen følger OfficeRnD og kan ikke lenger endres i portalen.

Systemet filtrerer ressursene etter synlighetsnivå i Flex. Ressurser konfigurert med «Registered Users» eller «Full access» publiseres på nett. De som er satt til «Active Members» eller «Limited» forblir usynlige. Ingenting publiseres uten eksplisitt samtykke i Flex. Et prefiks med merkevaren deres legges til tilbudene. Månedsleie for private kontorer og faste plasser vises med prisen fra programvaren. Disse langtidsforespørslene behandles som vanlige henvendelser som godkjennes av dere. De skrives aldri automatisk inn i OfficeRnD.

Søk på workin.space gjør oppslag i sanntid mot OfficeRnD for det valgte tidsrommet. Nettstedet viser nøyaktig antall ledige plasser. I bestillingsprosessen gråer kalenderen ut dager og tidsrom som allerede er opptatt. Med webhooks fra OfficeRnD vil enhver bestilling som opprettes, flyttes eller slettes i Flex umiddelbart oppdatere tilgjengeligheten. Stengte dager konfigurert i Flex overføres som utilgjengelige. Mens kunden betaler, reserveres tidsrommet midlertidig i programvaren under navnet workin.space. Denne reservasjonen frigjøres hvis kunden avbryter kjøpet.

Hver betalte bestilling registreres umiddelbart i OfficeRnD under et organisasjonsmedlem kalt «workin.space Booking». Bestillingen inneholder kundens navn, firma, e-post, telefon, språk, antall deltakere og valgte tillegg. Bekreftelsen skjer automatisk, dere slipper å godkjenne manuelt via e-post. Reglene i Flex følges: åpningstider, bestillingsfrister og eventuelle godkjenningskrav. Hvis godkjenning kreves, behandles bestillingen via deres vanlige godkjenningsrutine. Et dagsbasert kontor bestilles fra 00:00 til 00:00, nøyaktig slik Flex gjør det. Hvis kunden allerede er et aktivt medlem hos dere med samme e-post, vises bestillingen på medlemmets egen konto.

Avbestillinger, ombookinger eller fjerning av en dag overføres automatisk til OfficeRnD. Hvis dere flytter eller sletter en bestilling direkte i Flex, oppdager workin.space dette, og teamet vårt håndterer avviket sammen med dere. For skreddersydde eller langsiktige tilbud der dere svarer at et lokale er tilgjengelig med en opsjon fram til en gitt dato, opprettes denne opsjonen i programvaren. Ved bestilling med bankoverføring kontrolleres tidsrommet i OfficeRnD, og en reservasjon holdes fram til betalingsfristen.

OfficeRnD utsteder ingen faktura og sender ingen e-post til kunden for disse bestillingene. Kunden betaler direkte til workin.space. Kunden mottar faktura fra workin.space, samt kreditnota ved refusjon. Bestillingen som legges inn i OfficeRnD er gratis, så det påløper ingen gebyrer i programvaren. Hver måned mottar dere en detaljert rapport over fullførte bestillinger. Dere fakturerer deretter nettobeløpet til workin.space. Betalingen skjer via bankoverføring. Denne prosessen er nøyaktig lik som for en operatør uten tilkoblet programvare.

Dere beholder full kontroll over de publiserte lokalene. I partnerportalen til workin.space velger dere nøyaktig hvilke bygninger som skal aktiveres. Frakobling kan gjøres når som helst med ett klikk. Ved frakobling forblir bygningene og tilbudene på nett som vanlige oppføringer. Dere går da tilbake til manuell håndtering av tilgjengelighet og bestillinger, og dere kan redigere tekster eller bilder direkte i partnerportalen.