Collegare OfficeRnD a workin.space

workin.space è un marketplace di spazi di lavoro. Qui proponete le vostre sale riunioni, postazioni coworking e uffici. Senza connessione, dovete inserire manualmente le offerte e confermare ogni prenotazione via e-mail. L'integrazione con OfficeRnD Flex elimina questo doppio inserimento. Le disponibilità vengono verificate in tempo reale. Le prenotazioni saldate si registrano immediatamente nel vostro calendario OfficeRnD. Evitate il surbooking e risparmiate tempo prezioso nella gestione quotidiana.

La configurazione richiede pochi minuti. L'applicazione workin.space è ufficialmente approvata da OfficeRnD.

1. Accedete al vostro account OfficeRnD Flex.
2. Andate in Integrations Hub, poi All Integrations.
3. Nella categoria Marketplaces, cercate workin.space e cliccate su Activate.
4. Concedete l'accesso richiesto dal sistema.
5. Aprite il vostro portale partner workin.space, sezione Integrazioni.
6. Selezionate gli edifici che desiderate pubblicare.

La connessione recupera automaticamente i dati del vostro account OfficeRnD Flex per creare i vostri annunci.

• Nomi, indirizzi, descrizioni e foto dei vostri edifici.
• Dotazioni, servizi ed extra offerti ai clienti.
• Orari di apertura, fuso orario e giorni di chiusura.
• Sale riunioni con tariffe orarie, mezza giornata e giornata intera.
• Uffici a giornata configurati come « Can Book » con tariffa giornaliera.
• Postazioni coworking di tipo « hot desk » a giornata.
• Uffici privati e postazioni dedicate al mese.
• Valuta e condizioni di cancellazione per non membri.

I testi vengono tradotti automaticamente. Gli orari dell'edificio seguono OfficeRnD e non possono più essere modificati dal portale.

Il sistema filtra le risorse in base al livello di riservatezza impostato in Flex. Le risorse configurate su « Registered Users » o « Full access » vengono pubblicate online. Quelle impostate su « Active Members » o « Limited » restano invisibili. Nulla viene pubblicato senza il vostro esplicito consenso in Flex. Alle offerte viene aggiunto un prefisso con il vostro brand. I canoni mensili per uffici privati e postazioni dedicate mostrano i prezzi del vostro software. Queste richieste a lungo termine vengono gestite come normali richieste verificate da voi. Non vengono mai registrate automaticamente in OfficeRnD.

La ricerca su workin.space interroga OfficeRnD in tempo reale per la fascia oraria richiesta. Il sito mostra l'esatto numero di postazioni libere. Nel percorso di prenotazione, il calendario disattiva i giorni e gli orari già occupati. Grazie ai webhook di OfficeRnD, ogni prenotazione creata, spostata o cancellata in Flex aggiorna subito la disponibilità. I giorni di chiusura impostati in Flex vengono riprodotti come indisponibilità. Durante il pagamento del cliente, lo slot viene bloccato nel software come opzione a nome di workin.space. Questa opzione decade se il cliente abbandona la transazione.

Ogni prenotazione saldata viene registrata immediatamente in OfficeRnD, sotto un membro dell'organizzazione denominato « workin.space Booking ». La prenotazione include nome del cliente, azienda, e-mail, telefono, lingua, numero di partecipanti ed extra selezionati. La conferma è automatica, senza alcuna approvazione via e-mail da gestire. Le regole di Flex vengono rispettate: orari, tempi minimi di prenotazione e approvazione richiesta. Se è richiesta un'approvazione, la prenotazione segue la vostra consueta procedura di convalida dell'operatore. Un ufficio a giornata viene prenotato dalle 00:00 alle 00:00, esattamente come avviene in Flex. Se il cliente è già un membro attivo con la stessa e-mail, la prenotazione compare direttamente nel suo account personale.

Cancellazioni, rinvii o rimozioni di singole giornate vengono aggiornati automaticamente in OfficeRnD. Se spostate o eliminate una prenotazione direttamente in Flex, workin.space rileva la modifica e il nostro team gestisce la discrepanza insieme a voi. Per i preventivi su misura o a lungo termine, quando confermate la disponibilità con un'opzione fino a una data specifica, tale opzione viene inserita nel software. In caso di prenotazione con bonifico bancario, la disponibilità viene verificata in OfficeRnD e l'opzione resta valida fino alla scadenza del pagamento.

OfficeRnD non emette alcuna fattura e non invia e-mail al cliente per queste prenotazioni. Il cliente paga direttamente workin.space. Riceve una fattura emessa da workin.space, oltre a un'eventuale nota di credito in caso di rimborso. La prenotazione inserita in OfficeRnD è a costo zero, quindi non comporta alcuna spesa nel software. Ogni mese ricevete un report dettagliato delle prenotazioni completate. Emettete quindi fattura per l'importo netto a workin.space. Il saldo avviene tramite bonifico bancario. La procedura è identica a quella degli operatori senza software collegato.

Mantenete il pieno controllo sui vostri spazi pubblicati. Dal portale partner workin.space potete scegliere esattamente quali edifici attivare. La disconnessione è possibile in qualsiasi momento con un semplice clic. In caso di disconnessione, i vostri edifici e le vostre offerte restano online come schede standard. Tornerete alla gestione manuale di disponibilità e prenotazioni, con la possibilità di modificare testi e foto direttamente dal portale partner.