Connettere Nexudus a workin.space

workin.space è un marketplace dedicato agli spazi di lavoro. I clienti vi prenotano sale riunioni, postazioni coworking e uffici. Collegando il vostro account Nexudus, automatizzate la gestione dei vostri annunci e delle vostre prenotazioni. Le disponibilità vengono verificate in tempo reale. Evitate così l'overbooking. Ogni prenotazione pagata viene registrata immediatamente nel vostro gestionale. Non dovrete più confermare le richieste via e-mail né reinserire i dati dei clienti. Questa connessione semplifica la vostra operatività quotidiana e garantisce dati sempre aggiornati tra le due piattaforme.

La configurazione richiede pochi minuti e si svolge in semplici passaggi.

1. Nella dashboard di Nexudus, andate in Settings, poi Marketplaces.
2. Attivate l'applicazione workin.space disponibile sul marketplace di Nexudus.
3. Aprite quindi il portale partner di workin.space, sezione Integrazioni.
4. Cliccate sul pulsante per confermare la connessione del vostro account.

Il team di workin.space collegherà quindi la vostra istanza al vostro account partner. Questo collegamento è automatico se l'indirizzo e-mail della vostra sede in Nexudus corrisponde a quello del vostro account workin.space.

Una volta stabilita la connessione, i dati del vostro gestionale alimentano il portale.

• Sedi, sale riunioni e postazioni coworking.
• Tariffe associate, a eccezione delle tariffe riservate ai membri o ai contatti.
• Imposte applicabili e fuso orario.
• Orari di apertura per risorsa.

Vengono recuperati anche testi e foto. Gli orari del vostro edificio seguono le regole definite in Nexudus e non sono più modificabili manualmente nel portale. I servizi aggiuntivi, o extra, non vengono importati direttamente. Vengono indicati nelle note interne al momento della prenotazione.

Scegliete voi quali edifici rendere visibili su workin.space. Le offerte importate ricevono un prefisso con il nome del vostro brand. I testi vengono tradotti automaticamente nelle lingue del sito. Le risorse riservate esclusivamente ai vostri membri non vengono pubblicate. Le locazioni a lungo termine, come gli uffici privati o le postazioni dedicate mensili, sono mostrate al prezzo definito in Nexudus. Queste offerte mensili generano richieste di preventivo che gestite e confermate direttamente voi. Non vengono mai inserite automaticamente nel vostro gestionale.

La ricerca su workin.space interroga Nexudus in tempo reale per la fascia oraria richiesta dal cliente. Il sistema rispetta le regole delle vostre risorse, come gli orari di apertura, i tempi minimi di prenotazione e i conflitti di calendario. Nella procedura di prenotazione, il calendario disattiva le fasce orarie già occupate. Il giorno scelto viene verificato nel momento esatto in cui il cliente lo seleziona. Durante la procedura di pagamento, lo slot viene bloccato in Nexudus con la dicitura Held by workin.space while the customer checks out. Questa opzione viene prorogata durante il pagamento e rilasciata immediatamente se il cliente abbandona il carrello.

Ogni prenotazione pagata viene registrata istantaneamente in Nexudus con un account generico denominato workin.space Booking. Viene confermata immediatamente, senza convalida manuale da parte vostra. Per le postazioni coworking, il sistema crea una prenotazione per persona. I recapiti completi del cliente finale, come nome, azienda, e-mail e telefono, sono indicati nelle note interne. Queste informazioni restano visibili solo a voi e al vostro team. Le regole del vostro gestionale vengono rigorosamente rispettate.

Le cancellazioni, i posticipi o la rimozione di una data da parte del cliente vengono registrati automaticamente in Nexudus. Tramite i webhook, le modifiche o le cancellazioni effettuate direttamente nel vostro gestionale vengono rilevate da workin.space. Il nostro team gestisce poi queste discrepanze insieme a voi. In caso di richiesta di preventivo su misura, se confermate che una sala è disponibile con un'opzione fino a una data precisa, questa opzione viene inserita in Nexudus. Per i pagamenti tramite bonifico bancario, lo slot viene verificato e un'opzione viene mantenuta nel vostro calendario fino alla scadenza del pagamento.

Il vostro software Nexudus non invia alcuna comunicazione al cliente finale. Non emette fatture né e-mail di conferma e non addebita alcun credito. Il cliente paga l'ordine su workin.space e riceve una fattura emessa da workin.space. In caso di rimborso, viene generata una nota di credito. Non avete alcuna commissione di transazione nel vostro software. Ogni mese ricevete un report dettagliato delle prenotazioni andate a buon fine. Emettete quindi fattura a workin.space per il relativo importo netto. Il pagamento viene effettuato tramite bonifico bancario. Questo funzionamento è identico a quello di un gestore senza software connesso.

Mantenete il pieno controllo sulla visibilità dei vostri spazi. La disconnessione del vostro account Nexudus è possibile in qualsiasi momento dal portale partner. Se decidete di interrompere il collegamento, i vostri edifici e le vostre offerte rimangono online su workin.space, tornando a essere semplici schede ordinarie. Potrete quindi modificarle manualmente e gestire disponibilità e prenotazioni in modo tradizionale. I dati importati in precedenza vengono conservati per evitare di dover ricominciare da capo.