Σύνδεση του OfficeRnD με το workin.space

Το workin.space είναι μια πλατφόρμα εύρεσης χώρων εργασίας. Εκεί προσφέρετε τις αίθουσες συνεδριάσεων, τις θέσεις coworking και τα γραφεία σας. Χωρίς σύνδεση, πρέπει να καταχωρείτε χειροκίνητα τις προσφορές σας και να επιβεβαιώνετε κάθε κράτηση μέσω email. Η διασύνδεση με το OfficeRnD Flex καταργεί αυτή τη διπλή καταχώριση. Η διαθεσιμότητά σας ελέγχεται ζωντανά. Οι πληρωμένες κρατήσεις καταχωρούνται άμεσα στο ημερολόγιο του OfficeRnD. Αποφεύγετε τις διπλοκρατήσεις και εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο στην καθημερινή σας διαχείριση.

Η εγκατάσταση διαρκεί λίγα λεπτά. Η εφαρμογή workin.space είναι επίσημα εγκεκριμένη από το OfficeRnD.

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο OfficeRnD Flex.
2. Μεταβείτε στο Integrations Hub, και έπειτα στο All Integrations.
3. Στην κατηγορία Marketplaces, βρείτε το workin.space και κάντε κλικ στο Activate.
4. Παραχωρήστε την πρόσβαση που ζητά το σύστημα.
5. Ανοίξτε την πύλη συνεργατών του workin.space, στην ενότητα Διασυνδέσεις.
6. Επιλέξτε τα κτίρια που θέλετε να δημοσιεύσετε.

Η σύνδεση ανακτά αυτόματα τα δεδομένα από τον λογαριασμό σας στο OfficeRnD Flex για να δημιουργήσει τις καταχωρίσεις σας.

• Ονόματα, διευθύνσεις, κείμενα παρουσίασης και φωτογραφίες των κτιρίων σας.
• Παροχές, υπηρεσίες και πρόσθετα που προσφέρονται στον πελάτη.
• Ωράρια λειτουργίας, ζώνη ώρας και ημέρες αργιών.
• Αίθουσες συνεδριάσεων με τιμές ανά ώρα, μισή ημέρα και ολόκληρη ημέρα.
• Γραφεία ημέρας ρυθμισμένα σε «Can Book» με ημερήσια χρέωση.
• Θέσεις coworking τύπου «hot desk» ανά ημέρα.
• Ιδιωτικά γραφεία και αποκλειστικές θέσεις ανά μήνα.
• Νόμισμα και πολιτική ακύρωσης για μη μέλη.

Τα κείμενα μεταφράζονται αυτόματα. Τα ωράρια του κτιρίου σας ακολουθούν το OfficeRnD και δεν τροποποιούνται πλέον στην πύλη.

Το σύστημα φιλτράρει τους πόρους ανάλογα με το επίπεδο απορρήτου τους στο Flex. Οι πόροι που έχουν ρυθμιστεί σε «Registered Users» ή «Full access» δημοσιεύονται στο διαδίκτυο. Όσοι έχουν οριστεί σε «Active Members» ή «Limited» παραμένουν αόρατοι. Τίποτα δεν δημοσιεύεται χωρίς τη ρητή σας συγκατάθεση στο Flex. Στις προσφορές προστίθεται ένα πρόθεμα με την επωνυμία σας. Τα μηνιαία μισθώματα για ιδιωτικά γραφεία και αποκλειστικές θέσεις εμφανίζονται στην τιμή του λογισμικού σας. Αυτά τα μακροχρόνια αιτήματα αντιμετωπίζονται ως τυπικά αιτήματα που επικυρώνονται από εσάς. Δεν εγγράφονται ποτέ αυτόματα στο OfficeRnD.

Η αναζήτηση στο workin.space ελέγχει το OfficeRnD ζωντανά για το ζητούμενο διάστημα. Ο ιστότοπος εμφανίζει τον ακριβή αριθμό των ελεύθερων θέσεων. Στη διαδικασία κράτησης, το ημερολόγιο απενεργοποιεί με γκρι χρώμα τις ημέρες και τις ώρες που είναι ήδη κατειλημμένες. Χάρη στα webhooks του OfficeRnD, κάθε κράτηση που δημιουργείται, μεταφέρεται ή διαγράφεται στο Flex ενημερώνει αμέσως τη διαθεσιμότητα. Οι κλειστές ημέρες που έχουν ρυθμιστεί στο Flex αντιγράφονται ως μη διαθέσιμες. Κατά την πληρωμή του πελάτη, η ώρα δεσμεύεται στο λογισμικό σας με τη μορφή προκράτησης στο όνομα του workin.space. Αυτή η δέσμευση ακυρώνεται εάν ο πελάτης εγκαταλείψει τη συναλλαγή.

Κάθε πληρωμένη κράτηση καταχωρείται αμέσως στο OfficeRnD, υπό ένα μέλος του οργανισμού με το όνομα «workin.space Booking». Η κράτηση περιλαμβάνει το όνομα του πελάτη, την εταιρεία, το email, το τηλέφωνο, τη γλώσσα, τον αριθμό συμμετεχόντων και τα επιλεγμένα πρόσθετα. Η επιβεβαίωση είναι αυτόματη, δεν χρειάζεται να κάνετε καμία επικύρωση μέσω email. Οι κανόνες του Flex τηρούνται: ωράρια, προθεσμίες κράτησης και απαιτούμενη έγκριση. Εάν απαιτείται έγκριση, η κράτηση περνά από τη συνήθη επικύρωσή σας ως διαχειριστή. Ένα ημερήσιο γραφείο κρατείται από τις 00:00 έως τις 00:00, ακριβώς όπως κάνει το Flex. Εάν ο πελάτης είναι ήδη ενεργό μέλος σας με το ίδιο email, βλέπει την κράτηση στον δικό του λογαριασμό.

Οι ακυρώσεις, οι αναβολές ή η αφαίρεση μιας ημέρας αντικατοπτρίζονται αυτόματα στο OfficeRnD. Εάν μεταφέρετε ή διαγράψετε μια κράτηση απευθείας στο Flex, το workin.space το εντοπίζει και η ομάδα μας διαχειρίζεται τη διαφορά μαζί σας. Για εξατομικευμένες ή μακροχρόνιες προσφορές, όταν απαντάτε ότι ένας χώρος είναι διαθέσιμος με δικαίωμα προαίρεσης έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αυτή η προκράτηση τοποθετείται στο λογισμικό. Σε περίπτωση κράτησης μέσω τραπεζικού εμβάσματος, η διαθεσιμότητα ελέγχεται στο OfficeRnD και διατηρείται δέσμευση μέχρι τη λήξη της προθεσμίας πληρωμής.

Το OfficeRnD δεν εκδίδει κανένα τιμολόγιο και δεν στέλνει κανένα email στον πελάτη για αυτές τις κρατήσεις. Ο πελάτης πληρώνει απευθείας το workin.space. Λαμβάνει τιμολόγιο που εκδίδεται από το workin.space, καθώς και πιστωτικό τιμολόγιο σε περίπτωση επιστροφής χρημάτων. Η κράτηση που καταχωρείται στο OfficeRnD είναι δωρεάν, επομένως δεν έχετε καμία χρέωση στο λογισμικό σας. Κάθε μήνα λαμβάνετε μια αναλυτική αναφορά των πραγματοποιημένων κρατήσεων. Στη συνέχεια, τιμολογείτε το καθαρό ποσό στο workin.space. Η πληρωμή πραγματοποιείται με τραπεζικό έμβασμα. Αυτή η διαδικασία παραμένει απόλυτα ίδια με εκείνη ενός διαχειριστή χωρίς συνδεδεμένο λογισμικό.

Διατηρείτε τον πλήρη έλεγχο των δημοσιευμένων χώρων σας. Από την πύλη συνεργατών του workin.space, επιλέγετε με ακρίβεια τα κτίρια που θέλετε να ενεργοποιήσετε. Η αποσύνδεση είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή με ένα κλικ. Σε περίπτωση αποσύνδεσης, τα κτίρια και οι προσφορές σας παραμένουν συνδεδεμένα ως απλές καταχωρίσεις. Επιστρέφετε τότε στη χειροκίνητη διαχείριση της διαθεσιμότητας και των κρατήσεων, και μπορείτε να επεξεργαστείτε τα κείμενα ή τις φωτογραφίες σας απευθείας στην πύλη συνεργατών.