Forbind OfficeRnD til workin.space

workin.space er en markedsplads for arbejdsrum. Her tilbyder De Deres mødelokaler, coworking-pladser og kontorer. Uden en integration skal De manuelt indtaste Deres tilbud og bekræfte hver reservation via e-mail. Integrationen med OfficeRnD Flex fjerner dette dobbeltarbejde. Deres tilgængelighed kontrolleres i realtid. Betalte reservationer oprettes straks i Deres OfficeRnD-kalender. De undgår overbooking og sparer værdifuld tid i den daglige drift.

Opsætningen tager kun få minutter. Applikationen workin.space er officielt godkendt af OfficeRnD.

1. Log ind på Deres OfficeRnD Flex-konto.
2. Gå til Integrations Hub, og derefter All Integrations.
3. Find workin.space i kategorien Marketplaces, og klik på Activate.
4. Giv systemet den ønskede adgang.
5. Åbn Deres workin.space-partnerportal under sektionen Integrationer.
6. Vælg de bygninger, De ønsker at udgive.

Forbindelsen henter automatisk data fra Deres OfficeRnD Flex-konto for at oprette Deres annoncer.

• Navne, adresser, beskrivelser og billeder af Deres bygninger.
• Faciliteter, tjenester og tilvalg, der tilbydes kunden.
• Åbningstider, tidszone og lukkedage.
• Mødelokaler med time-, halvdags- og dagspriser.
• Dagsbaserede kontorer konfigureret med « Can Book » og en dagspris.
• Coworking-pladser af typen « hot desk » på dagsbasis.
• Private kontorer og faste pladser på månedsbasis.
• Valuta og afbestillingsregler for ikke-medlemmer.

Teksterne oversættes automatisk. Bygningens åbningstider følger OfficeRnD og kan ikke længere ændres manuelt i portalen.

Systemet filtrerer ressourcerne baseret på deres synlighedsniveau i Flex. Ressourcer konfigureret til « Registered Users » eller « Full access » udgives online. Ressourcer sat til « Active Members » eller « Limited » forbliver usynlige. Intet udgives uden Deres udtrykkelige samtykke i Flex. Et præfiks med Deres brandnavn tilføjes til tilbuddene. Månedsleje for private kontorer og faste pladser vises til prisen fra Deres software. Disse langsigtede forespørgsler håndteres som traditionelle forespørgsler, som De selv godkender. De oprettes aldrig automatisk i OfficeRnD.

Søgninger på workin.space forespørger OfficeRnD direkte i realtid for det ønskede tidsrum. Hjemmesiden viser det nøjagtige antal ledige pladser. I reservationsforløbet nedtones allerede optagne dage og tidsrum i kalenderen. Takket være webhooks fra OfficeRnD opdateres tilgængeligheden straks, hvis en reservation oprettes, flyttes eller slettes i Flex. Lukkedage konfigureret i Flex overføres som utilgængelige perioder. Mens kunden betaler, blokeres tidsrummet midlertidigt i Deres software i form af en reservation under workin.space. Denne frigives igen, hvis kunden afbryder betalingen.

Hver betalt reservation oprettes straks i OfficeRnD under et organisationsmedlem ved navn « workin.space Booking ». Reservationen indeholder kundens navn, virksomhed, e-mail, telefonnummer, sprog, antal deltagere og valgte tilkøb. Bekræftelsen sker automatisk, så De slipper for at validere via e-mail. Reglerne i Flex overholdes: åbningstider, reservationsfrister og krav om godkendelse. Hvis godkendelse er påkrævet, gennemgår reservationen Deres sædvanlige godkendelsesproces. Et dagskontor reserveres fra 00:00 til 00:00, præcis som Flex gør det. Hvis kunden allerede er et aktivt medlem hos Dem med samme e-mailadresse, vises reservationen på vedkommendes egen konto.

Afbestillinger, ændringer af dato eller fjernelse af en dag opdateres automatisk i OfficeRnD. Hvis De flytter eller sletter en reservation direkte i Flex, registrerer workin.space dette, og vores team håndterer ændringen i samarbejde med Dem. Ved skræddersyede tilbud eller langsigtede lejemål oprettes der en reservation i softwaren, når De bekræfter ledighed med en gyldighedsfrist. Ved reservation via bankoverførsel kontrolleres tidsrummet i OfficeRnD, og reservationen fastholdes indtil betalingsfristen.

OfficeRnD udsteder ingen faktura og sender ingen e-mail til kunden ved disse reservationer. Kunden betaler direkte til workin.space. Kunden modtager en faktura udstedt af workin.space samt en kreditnota i tilfælde af refusion. Reservationen, der oprettes i OfficeRnD, er gratis, så De pådrager Dem ingen omkostninger i Deres software. Hver måned modtager De en detaljeret rapport over gennemførte reservationer. Derefter fakturerer De nettobeløbet til workin.space. Betalingen sker via bankoverførsel. Denne proces svarer fuldstændig til processen for operatører uden tilsluttet software.

De bevarer den fulde kontrol over Deres udgivne lokaler. Fra workin.space-partnerportalen vælger De præcis, hvilke bygninger der skal aktiveres. Forbindelsen kan til enhver tid afbrydes med et enkelt klik. Hvis forbindelsen afbrydes, forbliver Deres bygninger og tilbud online som almindelige annoncer. De overtager herefter manuel styring af tilgængelighed og reservationer, og De kan redigere Deres tekster eller billeder direkte i partnerportalen.