Свързване на OfficeRnD с workin.space

workin.space е пазар за работни пространства. В него предлагате своите заседателни зали, споделени и самостоятелни офиси. Без интеграция трябва ръчно да въвеждате офертите си и да потвърждавате всяка резервация по имейл. Интеграцията с OfficeRnD Flex премахва това двойно въвеждане. Наличностите Ви се проверяват в реално време. Платените резервации се отразяват незабавно в календара Ви в OfficeRnD. Избягвате дублиране на резервации и пестите ценно време за ежедневното управление.

Конфигурацията отнема няколко минути. Приложението на workin.space е официално одобрено от OfficeRnD.

1. Влезте в профила си в OfficeRnD Flex.
2. Отидете в Integrations Hub, след което в All Integrations.
3. В категорията Marketplaces намерете workin.space и щракнете върху Activate.
4. Предоставете изискания от системата достъп.
5. Отворете партньорския си портал в workin.space, раздел Интеграции.
6. Изберете сградите, които искате да публикувате.

Връзката автоматично извлича данните от профила Ви в OfficeRnD Flex, за да създаде Вашите обяви.

• Имена, адреси, описания и снимки на сградите Ви.
• Оборудване, услуги и допълнителни екстри, предлагани на клиента.
• Работно време, часова зона и почивни дни.
• Заседателни зали с почасови, полудневни и дневни тарифи.
• Дневни бюра, конфигурирани с «Can Book» и дневна тарифа.
• Споделени работни места от тип «hot desk» за ден.
• Самостоятелни офиси и фиксирани бюра на месечна база.
• Валута и условия за анулация за външни лица без абонамент.

Текстовете се превеждат автоматично. Работното време на сградата следва OfficeRnD и не се променя в портала.

Системата филтрира ресурсите според тяхното ниво на достъп във Flex. Ресурсите, настроени на «Registered Users» или «Full access», се публикуват онлайн. Тези, конфигурирани на «Active Members» или «Limited», остават скрити. Нищо не се публикува без Вашето изрично съгласие във Flex. Към офертите се добавя префикс с Вашия бранд. Месечните наеми за самостоятелни офиси и фиксирани бюра се показват с цените от Вашия софтуер. Тези дългосрочни заявки се обработват като стандартни запитвания, одобрени от Вас. Те никога не се записват автоматично в OfficeRnD.

Търсенето в workin.space прави директна справка в OfficeRnD за заявения интервал. Сайтът показва точния брой свободни места. В процеса на резервация календарът маркира в сиво заетите дни и часове. Благодарение на уебхуковете на OfficeRnD всяка резервация, създадена, променена или изтрита във Flex, актуализира наличностите незабавно. Почивните дни, конфигурирани във Flex, се отразяват като недостъпни. По време на плащането от клиента часовият интервал се блокира във Вашия софтуер под формата на опция на името на workin.space. Тази опция се освобождава, ако клиентът прекъсне трансакцията.

Всяка платена резервация се записва незабавно в OfficeRnD под член на организацията с име «workin.space Booking». Резервацията съдържа името на клиента, компанията, имейл адреса, телефона, езика, броя участници и избраните екстри. Потвърждението е автоматично, няма нужда да потвърждавате по имейл. Правилата във Flex се спазват: работно време, срокове за резервация и необходимост от одобрение. Ако се изисква одобрение, резервацията минава през обичайното Ви валидиране от оператор. Дневното бюро се резервира от 00:00 до 00:00 ч., точно както го прави Flex. Ако клиентът вече е активен член при Вас със същия имейл, той вижда резервацията в своя личен профил.

Анулациите, отлаганията или отмяната на ден се отразяват автоматично в OfficeRnD. Ако преместите или изтриете резервация директно във Flex, workin.space отчита това и нашият екип координира промяната с Вас. При персонализирани или дългосрочни оферти, когато отговорите, че пространството е налично с опция до определена дата, тази опция се записва в софтуера. При резервация по банков път интервалът се проверява в OfficeRnD и опцията се запазва до крайния срок за превода.

OfficeRnD не издава фактура и не изпраща имейли до клиента за тези резервации. Клиентът плаща директно на workin.space. Той получава фактура, издадена от workin.space, както и кредитно известие при възстановяване на сума. Резервацията, записана в OfficeRnD, е безплатна, така че нямате такси във Вашия софтуер. Всеки месец получавате подробен отчет за реализираните резервации. След това фактурирате нетната сума към workin.space. Плащането се извършва по банков път. Този процес остава напълно идентичен с този на оператор без свързан софтуер.

Вие запазвате пълен контрол върху публикуваните си пространства. От партньорския портал на workin.space избирате точно кои сгради да активирате. Прекъсването на връзката е възможно по всяко време с едно щракване. При прекъсване на връзката Вашите сгради и оферти остават онлайн като обикновени профили. Тогава поемате ръчното управление на наличностите и резервациите и можете да редактирате текстовете или снимките директно в партньорския портал.