Wie kann das flexible Büro die Immobilienkosten und die Erwartungen der Mitarbeiter in Einklang bringen?

Jahrzehntelang galt das Büro als unverrückbarer Anker: ein zugewiesener Platz, ein fester Schreibtisch, ein Raum, der jedem Arbeitnehmer von Montag bis Freitag zwischen 9 und 18 Uhr zur Verfügung steht. Doch dieses Modell, das lange Zeit als unumstößlich galt, gerät nun unter dem Einfluss tiefgreifender Veränderungen in der Arbeitswelt ins Wanken. Massive Telearbeit, neue Erwartungen der Mitarbeiter, die Suche nach Ausgewogenheit und Sinnhaftigkeit sowie der wirtschaftliche Druck auf die Immobilien zwingen die Unternehmen, ihren Ansatz zu überdenken.

Wie hat sich das flexible Büro in Frankreich durchgesetzt?

Seit einigen Jahren setzt sich allmählich eine neue Vision des Büros durch: das flexible Büro, ein Raum, der sich der Nutzung anpasst, anstatt einen einheitlichen Rahmen vorzugeben. Dieser stille, aber entscheidende Wandel definiert die Art und Weise, wie Unternehmen über die Arbeitserfahrung denken, neu.

In europäischen Hauptstädten wie London, Amsterdam, Paris... wie auch in vielen regionalen Metropolen ist eine Tatsache überdeutlich: Büros, die früher bis unter die Decke gefüllt waren, sind heute an bestimmten Tagen halbleer. Die Gewohnheiten haben sich geändert. Immer mehr Arbeitsplätze werden zugewiesen, bleiben aber unbesetzt, während die Arbeitnehmer mehr Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeit fordern. Die Zahlen belegen dies: Der durchschnittliche Vermietungsgrad traditioneller Büros ist nach wie vor niedrig und liegt laut einer Studie von Savills häufig bei 60 %. Auch wenn dieser Durchschnittswert steigt (+1 % im Laufe des Jahres), ist er noch weit von dem vor der Pandemie verzeichneten Durchschnitt entfernt. Diese Verschwendung ist kostspielig und wirft die Frage nach der Relevanz eines festen Modells in einer Welt auf, die mobil geworden ist.

An dieser Stelle kommt das flexible Büro ins Spiel. Es ist nicht einfach nur ein offener Raum ohne festen Platz, sondern folgt einer einfachen Logik: Es soll die Vielfalt der beruflichen Rhythmen unterstützen. Anstelle eines festen Arbeitsplatzes wird der Raum zu einem echten Ökosystem, das für Konzentration, Zusammenarbeit, informellen Austausch oder vertrauliche Arbeit ausgelegt ist. Der Morgen kann in einer Ruhezone beginnen, in einem Kreativitätsraum für einen internen Workshop fortgesetzt werden und in einem Lounge-Bereich enden, wo spontane Diskussionen neue Ideen hervorbringen.

Welche Veränderungen bringen die flexiblen Büros mit sich?

Dieser Modellwechsel ist natürlich nicht nur ästhetisch, sondern verändert auch das Verhalten der Menschen tiefgreifend. Die Mitarbeiter kommen nicht mehr ins Büro, weil sie es müssen, sondern weil sie dort etwas finden, was sie zu Hause nicht bekommen können. Anwesenheit hat eine neue Bedeutung. Das Büro wird wieder zu einem Ort der Wahl und nicht mehr zu einem Ort, den sie ertragen müssen.

Unternehmen, die sich diese Logik zu eigen gemacht haben, beobachten greifbare Auswirkungen. Erstens auf das Wohlbefinden: Die Möglichkeit, in einem an die eigenen Bedürfnisse angepassten Umfeld zu arbeiten, steigert die Effizienz, reduziert den Stress und fördert das Gefühl der Autonomie. Mehrere große Studien haben dies auf französischer und europäischer Ebene belegt.

Zweitens: Ein freundlicher, gut gestalteter und einladender Raum zieht Mitarbeiter an und bindet sie. Und dann der Zusammenhalt: Momente des Miteinanders, die bei der Telearbeit oder sogar innerhalb der Büroarbeitsgruppe oft nur schwer zu erreichen sind, werden in eigens zu diesem Zweck gestalteten Räumen wiederbelebt. Und schließlich gewinnt das Unternehmen durch die Optimierung der Quadratmeterzahl, die Modulation der Oberflächen und die Anpassung der Arbeitsplätze an den Ort, an dem sich die Menschen aufhalten, an Agilität.

Für die Unternehmen ist die Umstellung auch wirtschaftlich. Der Raum wird besser genutzt, die Kosten werden besser kontrolliert, und Schwankungen in der Aktivität können leichter aufgefangen werden. Das flexible Büro wird zu einem strategischen Hebel in einem Kontext, in dem Immobilien einen der größten Ausgabenposten darstellen.

Das flexible Büro macht Lust darauf, wieder ins Büro zu kommen!

Abgesehen von den Zahlen offenbart dieser Übergang von einem evolutionären Modell zum flexiblen Büro ein tieferes Problem: das des Arbeitgeberversprechens. Ein flexibles Büro anzubieten bedeutet, eine Vision des Managements zum Ausdruck zu bringen, die auf Vertrauen, Verantwortung und Lebensqualität am Arbeitsplatz beruht. Es bedeutet, unseren Glauben an die Fähigkeit von Teams zu bekräftigen, sich selbst zu organisieren, zu kooperieren und ihren eigenen Rhythmus zu finden. Und es bedeutet, den Gedanken zu akzeptieren, dass der Arbeitsplatz nicht nur ein Fixkostenfaktor ist, sondern ein strategisches Instrument für Leistung und Unternehmenskultur.

In einer Zeit, in der Talente überall arbeiten können, muss das Büro den Menschen Lust machen, wiederzukommen. Ein Ort, der über seine primäre Funktion hinausgeht.

Mehr als nur ein Büro zu bieten, bedeutet, eine neue Art der Arbeitserfahrung zu bieten. Eine Art und Weise, die besser an die heutigen Gegebenheiten angepasst ist. Das flexible Büro scheint also die ausgereifte Antwort von Unternehmen zu sein, die sich dafür entscheiden, ihre Kultur weiterzuentwickeln, um ihre Mitarbeiter besser zu unterstützen. Ein starkes Signal, diskret, aber kraftvoll: das eines Unternehmens, das mit der Zeit geht.