เชื่อมต่อ OfficeRnD กับ workin.space

workin.space คือมาร์เก็ตเพลสสำหรับพื้นที่ทำงาน คุณสามารถนำเสนอห้องประชุม โต๊ะโคเวิร์กกิ้ง และสำนักงานของคุณได้ หากไม่มีการเชื่อมต่อ คุณจะต้องป้อนข้อมูลข้อเสนอด้วยตนเองและยืนยันการจองแต่ละรายการทางอีเมล การผสานการทำงานร่วมกับ OfficeRnD Flex ช่วยตัดขั้นตอนการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนนี้ ระบบจะตรวจสอบความพร้อมใช้งานแบบสด การจองที่ชำระเงินแล้วจะบันทึกลงในปฏิทิน OfficeRnD ของคุณทันที คุณจึงป้องกันการจองซ้ำซ้อนและประหยัดเวลาอันมีค่าในการจัดการรายวัน

การตั้งค่าใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แอปพลิเคชัน workin.space ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการจาก OfficeRnD

1. เข้าสู่ระบบบัญชี OfficeRnD Flex ของคุณ
2. ไปที่ Integrations Hub แล้วเลือก All Integrations
3. ในหมวดหมู่ Marketplaces ให้ค้นหา workin.space และคลิก Activate
4. อนุญาตสิทธิ์การเข้าถึงตามที่ระบบร้องขอ
5. เปิดพอร์ทัลพาร์ทเนอร์ workin.space ของคุณ ไปที่ส่วนการเชื่อมต่อระบบ
6. เลือกอาคารที่คุณต้องการเผยแพร่

การเชื่อมต่อจะดึงข้อมูลจากบัญชี OfficeRnD Flex ของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อสร้างรายการประกาศ

• ชื่อ ที่อยู่ ข้อความแนะนำ และรูปภาพของอาคารของคุณ
• สิ่งอำนวยความสะดวก บริการ และบริการเสริมที่นำเสนอแก่ลูกค้า
• เวลาทำการ เขตเวลา และวันหยุด
• ห้องประชุมพร้อมอัตราราคารายชั่วโมง ครึ่งวัน และเต็มวัน
• สำนักงานรายวันที่กำหนดค่าเป็น « Can Book » พร้อมอัตราราคารายวัน
• โต๊ะโคเวิร์กกิ้งแบบรายวัน (hot desk)
• สำนักงานส่วนตัวและโต๊ะทำงานส่วนตัวรายเดือน
• สกุลเงินและนโยบายการยกเลิกสำหรับผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก

ข้อความจะได้รับการแปลโดยอัตโนมัติ เวลาทำการของอาคารของคุณจะเป็นไปตาม OfficeRnD และไม่ต้องแก้ไขในพอร์ทัลอีกต่อไป

ระบบจะกรองทรัพยากรตามระดับความเป็นส่วนตัวใน Flex ทรัพยากรที่กำหนดค่าเป็น « Registered Users » หรือ « Full access » จะได้รับการเผยแพร่ออนไลน์ ส่วนทรัพยากรที่ตั้งค่าเป็น « Active Members » หรือ « Limited » จะถูกซ่อนไว้ จะไม่มีสิ่งใดถูกเผยแพร่โดยไม่ได้รับความยินยอมอย่างชัดเจนจากคุณใน Flex ระบบจะเพิ่มคำนำหน้าชื่อแบรนด์ของคุณลงในข้อเสนอ ค่าเช่ารายเดือนสำหรับสำนักงานส่วนตัวและโต๊ะประจำจะแสดงตามราคาในซอฟต์แวร์ของคุณ คำขอระยะยาวเหล่านี้จะได้รับการประมวลผลเหมือนกับคำขอทั่วไปที่คุณตรวจสอบด้วยตนเอง และจะไม่มีการบันทึกลงใน OfficeRnD โดยอัตโนมัติ

การค้นหาบน workin.space จะสอบถาม OfficeRnD แบบสดสำหรับช่วงเวลาที่ต้องการ เว็บไซต์จะแสดงจำนวนที่นั่งว่างที่แน่นอน ในขั้นตอนการจอง ปฏิทินจะแสดงเป็นแถบสีเทาสำหรับวันและช่วงเวลาที่มีผู้จองแล้ว ด้วยระบบ Webhooks ของ OfficeRnD ทุกการจองที่สร้าง เลื่อน หรือลบใน Flex จะอัปเดตสถานะว่างทันที วันปิดทำการที่กำหนดไว้ใน Flex จะถูกคัดลอกเป็นวันที่ไม่ว่าง ในระหว่างที่ลูกค้าชำระเงิน ช่วงเวลาดังกล่าวจะถูกระงับสิทธิ์ไว้ในซอฟต์แวร์ของคุณในชื่อ workin.space และสิทธิ์นี้จะถูกปล่อยว่างหากลูกค้าละทิ้งการทำรายการ

การจองที่ชำระเงินแล้วแต่ละรายการจะถูกบันทึกลงใน OfficeRnD ทันที ภายใต้สมาชิกขององค์กรที่ชื่อ « workin.space Booking » ข้อมูลการจองจะประกอบด้วยชื่อลูกค้า บริษัท อีเมล โทรศัพท์ ภาษา จำนวนผู้เข้าร่วม และบริการเสริมที่เลือก การยืนยันเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องอนุมัติทางอีเมลด้วยตนเอง กฎเกณฑ์ของ Flex ทั้งหมดได้รับการปฏิบัติตาม ได้แก่ เวลาทำการ ระยะเวลาจองล่วงหน้า และข้อกำหนดการอนุมัติ หากจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ การจองจะผ่านขั้นตอนการตรวจสอบตามปกติของผู้ดูแลพื้นที่ สำนักงานรายวันจะถูกจองตั้งแต่ 00:00 ถึง 00:00 เช่นเดียวกับที่ Flex ดำเนินการ หากลูกค้าเป็นสมาชิกที่ใช้งานอยู่แล้วด้วยอีเมลเดียวกัน ลูกค้าจะเห็นการจองนั้นในบัญชีของตนเอง

การยกเลิก การเลื่อนเวลา หรือการลดจำนวนวันจะแสดงผลใน OfficeRnD โดยอัตโนมัติ หากคุณย้ายหรือลบการจองใน Flex โดยตรง workin.space จะตรวจพบและทีมงานของเราจะประสานงานกับคุณ สำหรับใบเสนอราคาแบบกำหนดเองหรือระยะยาว เมื่อคุณตอบกลับว่ามีพื้นที่ว่างพร้อมสิทธิ์จองชั่วคราวถึงวันที่กำหนด สิทธิ์นี้จะถูกบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์ เมื่อมีการจองผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร ระบบจะตรวจสอบช่วงเวลาใน OfficeRnD และคงสิทธิ์การจองชั่วคราวไว้จนกว่าจะถึงกำหนดชำระเงิน

OfficeRnD จะไม่ออกใบแจ้งหนี้และไม่ส่งอีเมลถึงลูกค้าสำหรับการจองเหล่านี้ ลูกค้าจะชำระเงินให้กับ workin.space โดยตรง และจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่ออกโดย workin.space รวมถึงใบลดหนี้ในกรณีที่มีการคืนเงิน การจองที่บันทึกลงใน OfficeRnD จะไม่มีค่าใช้จ่าย คุณจึงไม่มีค่าธรรมเนียมใดๆ ในซอฟต์แวร์ของคุณ ในแต่ละเดือน คุณจะได้รับรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการจองที่เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นคุณจะออกใบแจ้งหนี้ยอดสุทธิให้กับ workin.space โดยการชำระเงินจะทำผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร กระบวนการนี้เหมือนกับผู้ดูแลพื้นที่ที่ไม่ได้เชื่อมต่อซอฟต์แวร์ทุกประการ

คุณยังคงควบคุมพื้นที่ที่เผยแพร่ได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถเลือกอาคารที่ต้องการเปิดใช้งานได้โดยตรงจากพอร์ทัลพาร์ทเนอร์ workin.space สามารถยกเลิกการเชื่อมต่อได้ทุกเมื่อในคลิกเดียว ในกรณีที่ยกเลิกการเชื่อมต่อ อาคารและข้อเสนอของคุณจะยังคงออนไลน์อยู่ในรูปแบบรายการประกาศทั่วไป จากนั้นคุณจะกลับมาจัดการสถานะว่างและการจองด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขข้อความหรือรูปภาพได้โดยตรงบนพอร์ทัลพาร์ทเนอร์