Questo concetto riecheggia quindi le nozioni di flessibilità e agilità oggi care alle aziende e ai loro utenti. Il programma richiede la trasformazione delle aziende attraverso la digitalizzazione, la modifica della struttura e dei processi e l'accelerazione della creatività e del benessere dei team. Addio alle organizzazioni considerate troppo rigide e predefinite! Con lo Smart Working, ci concentriamo sul BA-BA: idee, progetti e persone. Esploriamo questo concetto in dettaglio.
Ripensare gli spazi di lavoro per il comfort degli utenti
Gli spazi di lavoro devono essere progettati in funzione degli usi e delle reali attività degli utenti. Inoltre, la sede centrale dell'azienda è ora vista come una nave madre che permette all'equipaggio di essere riunito, accolto o formato, ma non più quotidianamente. I compiti che i dipendenti devono svolgere possono richiedere di lavorare in spazi di concentrazione, scambio e condivisione che la sede centrale non sempre è in grado di offrire. Con lo Smart Working, quindi, il lavoro non è più vincolato dai limiti fisici dell'azienda. Può essere svolta da un terzo spazio, ad esempio vicino alle abitazioni dei dipendenti, o da uno spazio di coworking.
Va notato che molte aziende hanno già adottato sistemi di "free office" o "flex desk", ma ciò che lo Smart Working propone va ben oltre. Il sistema interrompe la superficie di lavoro e consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo.
L'azienda deve comunque sostenere i suoi team offrendo loro spazi di lavoro adeguati... e la libertà di utilizzarli o meno. Volete sapere se la vostra azienda è pronta? Suggerite semplicemente ai vostri dirigenti di lavorare in uno spazio di coworking!
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Rafforzare la digitalizzazione dell'azienda
Tuttavia, per rendere tutto ciò possibile, ogni azienda che desidera implementare lo Smart Working all'interno della propria organizzazione deve digitalizzare i propri team e processi e offrire attrezzature mobili. La tecnologia e la digitalizzazione sono parte integrante di questa nuova organizzazione del lavoro. Attenzione a non trascurare questo aspetto perché se la tecnologia non è ottimale, può essere fonte di irritazione e di conflitto.
L'uso di smartphone, laptop e tablet è già stato ampiamente adottato dalle aziende, ma le tecnologie più recenti, come ad esempio l'intelligenza artificiale, non sono ancora molto diffuse. Inoltre, le aziende si trovano ad affrontare altre questioni più delicate legate al trattamento dei dati, al GDPR o alla contabilità, ad esempio. Se lo Smart Working è un ideale da raggiungere, teniamo presente che alcune pratiche devono essere prima regolamentate e alcuni software messi in sicurezza. La crisi di Covid-19 ha accelerato la considerazione di questi temi, ma ci vorranno ancora alcuni mesi per renderli reali per tutte le funzioni e i livelli dell'azienda.
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Promuovere la flessibilità a tutti i livelli dell'azienda
La flessibilità degli spazi di lavoro è al centro delle politiche di smart working. Il necessario equilibrio tra vita professionale e personale è fondamentale per molti dipendenti, e questo è ancora più vero per le generazioni X, Y e Millenials. Si possono trovare molti studi a sostegno di questo argomento e che dimostrano il desiderio di libertà. Oggi la priorità è fare bene il lavoro, indipendentemente dal luogo in cui viene svolto. Lasciare ai dipendenti la libertà di gestire il proprio tempo, la scelta dello spazio di lavoro e così via, senza costringerli a occuparsi di routine quotidiane come i tempi di viaggio, ad esempio, è una strategia vantaggiosa per tutti.
Un'importante società di consulenza ha illustrato che nel 2017 il 92% dei dipendenti ha ammesso che il telelavoro ha contribuito a migliorare l'equilibrio personale. Da allora, gli studi si sono susseguiti e il telelavoro è stato sperimentato a livello nazionale nel 2020 e nel 2021, a seguito di successivi confinamenti. Se il ritorno in ufficio, o almeno in uno spazio di lavoro, si è fatto sentire, per molti dipendenti non è più una questione di porre fine ai recenti guadagni, vale a dire Essere liberi di accompagnare o andare a prendere i figli a scuola, non prendere più i mezzi pubblici ogni giorno, sentirsi a casa a fine giornata e poter godere dei propri cari... In breve, rafforzare il tempo individuale a scapito del tempo collettivo. Ammettiamolo, l'azienda dovrà adattarsi!
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Sviluppare un nuovo rapporto di lavoro basato sulla fiducia
Lo Smart Working si basa quindi sulla fiducia. L'autonomia dei manager nei confronti dei loro team e, più in generale, dell'azienda nei confronti dei suoi dipendenti è fondamentale. Le aziende che hanno optato per lo Smart Working vi diranno che ha permesso loro di
- Aumentare la produttività
- Rafforzare il coinvolgimento e il senso di appartenenza dei dipendenti
- Ridurre drasticamente i congedi per malattia e l'assenteismo
- Riduzione dei costi immobiliari
- Per beneficiare di un'immagine più attraente
Quindi, come nelle relazioni umane in generale, la fiducia è la chiave della longevità e del piacere condiviso. Quando si passa allo Smart Working?
