חיבור OfficeRnD אל workin.space

workin.space היא זירת מסחר לחללי עבודה. בה תוכלו להציע את חדרי הישיבות, עמדות העבודה והמשרדים שלכם. ללא חיבור, עליכם להזין ידנית את ההצעות ולאשר כל הזמנה בדוא"ל. החיבור עם OfficeRnD Flex מונע הזנה כפולה זו. הזמינות נבדקת בזמן אמת. הזמנות ששולמו נרשמות באופן מיידי ביומן ה-OfficeRnD שלכם. כך תמנעו הזמנות כפולות ותחסכו זמן יקר בניהול היומיומי.

ההגדרה אורכת מספר דקות בלבד. אפליקציית workin.space מאושרת רשמית על ידי OfficeRnD.

1. התחברו לחשבון ה-OfficeRnD Flex שלכם.
2. עברו אל "Integrations Hub", ולאחר מכן אל "All Integrations".
3. בקטגוריית "Marketplaces", מצאו את workin.space ולחצו על "Activate".
4. אשרו את הגישה המבוקשת על ידי המערכת.
5. פתחו את פורטל השותפים של workin.space, בלשונית אינטגרציות.
6. בחרו את המבנים שברצונכם לפרסם.

החיבור מושך אוטומטית את הנתונים מחשבון ה-OfficeRnD Flex שלכם כדי ליצור את המודעות.

• שמות, כתובות, תיאורים ותמונות של המבנים שלכם.
• מתקנים, שירותים ותוספות המוצעים ללקוח.
• שעות פתיחה, אזור זמן וימי סגירה.
• חדרי ישיבות עם תעריפים לפי שעה, חצי יום ויום מלא.
• משרדים יומיים המוגדרים כ-"Can Book" עם תעריף יומי.
• עמדות אופן ספייס (hot desk) על בסיס יומי.
• משרדים פרטיים ועמדות קבועות על בסיס חודשי.
• מטבע ומדיניות ביטולים עבור משתמשים שאינם חברים.

הטקסטים מתורגמים באופן אוטומטי. שעות הפעילות של המבנה שלכם מתעדכנות לפי OfficeRnD ולא ניתנות עוד לעריכה ישירה בפורטל.

המערכת מסננת את המשאבים בהתאם לרמת הפרטיות שלהם ב-Flex. משאבים המוגדרים כ-"Registered Users" או "Full access" מתפרסמים אונליין. משאבים המוגדרים כ-"Active Members" או "Limited" נשארים מוסתרים. שום דבר אינו מתפרסם ללא הסכמתכם המפורשת ב-Flex. קידומת עם שם המותג שלכם מתווספת להצעות. דמי השכירות החודשיים עבור משרדים פרטיים ועמדות קבועות מוצגים לפי המחיר המוגדר בתוכנה שלכם. פניות אלו לטווח ארוך מטופלות כפניות רגילות הדורשות את אישורכם. הן לעולם אינן נרשמות באופן אוטומטי ב-OfficeRnD.

החיפוש ב-workin.space בודק את OfficeRnD בזמן אמת עבור המועד המבוקש. האתר מציג את המספר המדויק של המקומות הפנויים. בתהליך ההזמנה, לוח השנה מסמן באפור ימים ומועדים שכבר תפוסים. הודות ל-webhooks של OfficeRnD, כל הזמנה שנוצרת, מועברת או מבוטלת ב-Flex מעדכנת את הזמינות באופן מיידי. ימי סגירה שמוגדרים ב-Flex מועתקים כימים שאינם זמינים. במהלך התשלום על ידי הלקוח, המועד נחסם בתוכנה שלכם כאופציה על שם workin.space. אופציה זו משתחררת אם הלקוח מבטל את העסקה.

כל הזמנה ששולמה נרשמת מיד ב-OfficeRnD, תחת חבר ארגון בשם "workin.space Booking". ההזמנה כוללת את שם הלקוח, החברה שלו, כתובת הדוא"ל, מספר הטלפון, השפה, מספר המשתתפים והתוספות שנבחרו. האישור הוא אוטומטי, ללא צורך באישור ידני בדוא"ל. כללי Flex נשמרים בקפידה: שעות פעילות, זמני הזמנה מראש ודרישות אישור. אם נדרש אישור, ההזמנה עוברת לאישורכם הרגיל כמפעילים. משרד יומי מוזמן מ-00:00 עד 00:00, בדיוק כפי שנעשה ב-Flex. אם הלקוח כבר חבר פעיל אצלכם עם אותה כתובת דוא"ל, ההזמנה תופיע ישירות בחשבונו האישי.

ביטולים, דחיות או הסרת יום מתעדכנים באופן אוטומטי ב-OfficeRnD. אם תזיזו או תמחקו הזמנה ישירות ב-Flex, מערכת workin.space תזהה זאת והצוות שלנו יסדיר את השינוי מולכם. עבור הצעות מחיר מותאמות אישית או לטווח ארוך, כאשר אתם משיבים שחלל פנוי עם אופציה עד לתאריך מסוים, אופציה זו מוגדרת בתוכנה. בעת ביצוע הזמנה בהעברה בנקאית, המועד נבדק ב-OfficeRnD ונשמר כאופציה עד למועד פירעון ההעברה.

מערכת OfficeRnD אינה מפיקה חשבונית ואינה שולחת דוא"ל ללקוח עבור הזמנות אלו. הלקוח משלם ישירות ל-workin.space ומקבל חשבונית המופקת על ידי workin.space, וכן זיכוי במקרה של החזר כספי. ההזמנה שנרשמת ב-OfficeRnD היא ללא עלות, כך שלא נוצרים חיובים בתוכנה שלכם. מדי חודש תקבלו דוח מפורט של ההזמנות שמומשו, ולאחר מכן תחשבנו את הסכום נטו ל-workin.space. התשלום מבוצע בהעברה בנקאית. תהליך זה זהה לחלוטין לתהליך של מפעיל ללא חיבור לתוכנה.

השליטה המלאה על החללים המפורסמים נשארת בידיכם. מפורטל השותפים של workin.space תוכלו לבחור במדויק אילו מבנים להפעיל. ניתן לנתק את החיבור בכל עת בלחיצת כפתור אחת. במקרה של ניתוק, המבנים וההצעות שלכם יישארו אונליין ככרטיסים רגילים. במצב זה תחזרו לניהול ידני של זמינות והזמנות, ותוכלו לערוך טקסטים או תמונות ישירות בפורטל השותפים.