Depois de muita resistência, as sociedades e mentalidades estão finalmente a mudar! A visão do trabalho está a mudar. Estamos a começar a afastar-nos da cronometragem, do presenteismo e das reuniões. Estamos a começar a ver aparecer novas formas de organização do trabalho: teletrabalho, métodos ágeis e organização horizontal. Lentamente, estamos a avançar para uma abordagem mais moderna do emprego.
Isto exige que revejamos as nossas ferramentas profissionais. Quais são as melhores plataformas, software e ferramentas de comunicação para trabalhar bem à distância?
Revelamos 5 ferramentas gratuitas que são perfeitas para organizar a sua equipa, apesar da distância.
Dropbox: a ferramenta de armazenamento de ficheiros
Quando está à distância, não tem acesso ao seu servidor de escritório ou espaço de armazenamento. No entanto, para trabalhar nos seus ficheiros, ainda precisa de ter acesso a eles! Não se pode levar tudo numa pen USB ou num disco rígido externo. Para não mencionar que não é realmente seguro.
A boa notícia é que existem ferramentas de armazenamento online gratuitas para os seus ficheiros. Uma das referências neste campo é Dropbox. A versão gratuita oferece 2GB de armazenamento de dados. De qualquer parte do mundo, com alguns cliques e uma ligação à Internet, pode trabalhar online, partilhar os seus ficheiros com os seus colegas e consultar outros documentos.
Skype: Ferramenta de comunicação e reunião à distância
Se não estiver fisicamente na mesma sala, isso não significa que tenha de cortar o contacto com os seus colegas. Parte instant messenger, parte ferramenta de áudio e videoconferência, o Skype permite-lhe contactar alguém onde quer que esteja. Até Julho de 2021, pode tirar partido do Skype para Empresas para se manter em contacto e organizar chamadas de equipa quando estiver a trabalhar a partir de casa.
Slack: Mensagens instantâneas
A folga é outra ferramenta para o intercâmbio de informação. Esta plataforma de intercâmbio permite-lhe criar canais de comunicação por projecto, equipa ou sujeito a partilha instantânea de ficheiros, pastas e informações. Pode também criar canais privados para intercâmbio com os seus colegas, com total discrição.
Trello: ferramenta de gestão de tarefas
Inspirado nos velhos quadros brancos com múltiplas notas post-it, Trello é uma ferramenta para organizar tarefas de equipa. Num quadro compartimentado, cada tarefa é descrita e associada a uma ou mais pessoas.
Com Trello, pode ver num relance todas as tarefas que precisam de ser feitas num projecto específico e as pessoas envolvidas na sua conclusão. É uma ferramenta ideal para rever o progresso com a sua equipa de projecto no seu dia de teletrabalho.
Toggl: Uma ferramenta organizacional
Finalmente, se é importante ter as ferramentas certas para se organizar como uma equipa, é também importante manter um registo da sua empresa como um todo. Toggl é uma ferramenta poderosa para o ajudar a fazer isto. Com o seu acompanhamento detalhado, ajuda-o a manter uma visão geral do seu negócio. Acompanha o tempo gasto, as facturas e uma ferramenta de elaboração de relatórios. Na mesma linha, Zoho é outra ferramenta organizacional igualmente poderosa. Perfeito se for um freelancer, empresário ou PME e quiser manter um olho constante no seu negócio.
E há muitas outras ferramentas para o ajudar a mudar para formas de trabalho mais ágeis e flexíveis. Com estas 5 ferramentas, tem o seu kit inicial para se preparar para o teletrabalho.
