Se avete visitato di recente uno spazio di coworking, di qualsiasi marca, sarete sicuramente stati accolti da un ospite di qualità: il coworking manager o il responsabile dell'ospitalità. Una persona con un profilo multiplo la cui missione quotidiana è quella di accogliervi nel suo spazio di coworking, di gestirlo e di animarlo in base agli eventi e alle stagioni. Una professione emergente che funge da coltellino svizzero per il grande piacere dei colleghi e delle aziende.
Quali sono i compiti del coworking manager?
Il coworking manager è il perfetto intermediario tra i coworker e i gestori dei centri e delle aziende che affittano gli spazi di lavoro per i loro dipendenti. È il volto del centro di coworking. Il suo ruolo è all'incrocio di diverse professioni ed è molto richiesto su temi legati alla gestione degli spazi, ai servizi generali, all'amministrazione o anche all'animazione del catalogo di servizi che pilota con mano maestra.
I compiti del coworking manager o del gestore dello spazio ruotano quindi attorno a tre aree principali:
- Gestione logistica e tecnica dello spazio di coworking
- Animazione della comunità di coworking attraverso attività, eventi e un'offerta di servizi migliorata
- Comunicazione commerciale per mantenere il legame con le aziende clienti e rispondere alle richieste di noleggio in arrivo.
Périnne L. Space Manager in uno dei centri WeWork, ci ha detto che "Il mio lavoro è molto più ricco di quello di un Office Manager in un'azienda o di una segretaria multi-specializzata. Oggi mi occupo di una serie di missioni consequenziali e sono al centro del reattore: senza il coworking manager non si fa la commercializzazione degli spazi e l'anima stessa del centro non c'è più. "
Florian, che lavora per Morning, è d'accordo : "Gestire uno spazio Morning significa assicurarsi che tutti i nostri collaboratori abbiano una buona giornata di lavoro ogni giorno: tenere in ordine lo spazio, gestire l'evento, il marketing, ecc.
La combinazione di tutti questi aspetti del lavoro consente di apprendere un'ampia gamma di competenze complementari, ma anche di avere giornate sempre uguali, alternando il lavoro d'ufficio alle missioni sul campo, il tutto in un team estremamente affiatato e solidale. Se a questo si aggiungono i numerosi incontri quotidiani con persone che lavorano in settori molto diversi, si è certi di non annoiarsi mai nella gestione di uno spazio Morning!
In che modo il gestore del coworking partecipa all'affitto degli spazi di lavoro?
Se il suo ruolo è centrale nell'affitto degli spazi di lavoro, siano essi uffici chiusi o open space, il ruolo del coworking manager è anche e soprattutto quello di contare sulla forza di reti efficienti che possano fungere da facilitatori di business. E qui si pensa giustamente allo spazio di lavoro.
Infatti, poiché il mercato dei coworking è letteralmente esploso negli ultimi anni, i marchi di coworking hanno dovuto utilizzare tecniche per distinguersi in questo ambiente altamente competitivo. Nell'attuale contesto di mercato, la programmazione di servizi ed eventi sembra essere uno dei modi per differenziarsi e per promuovere e animare il proprio spazio. Spetta quindi al gestore del coworking realizzare un programma di eventi adeguato alle esigenze degli utenti e relativamente innovativo. Inoltre, mentre alcuni eventi sono riservati esclusivamente ai soci e alla comunità del coworking, altri possono essere aperti a un pubblico più ampio (giornalisti, partner, associazioni, autorità locali, rappresentanti della CCI, ecc.) per promuovere ulteriormente l'immagine del centro al di fuori delle sue mura.
3 domande a Clémence, Coworking Manager di Hiptown
Come riuscite a individuare i servizi da implementare nel vostro spazio?
"Ci sono diversi modi per implementare i servizi in uno spazio di coworking. Innanzitutto, c'è l'implementazione e il supporto dei cosiddetti servizi classici, sui quali dobbiamo garantire una relativa eccellenza operativa. Penso a servizi come l'accoglienza dei clienti, la garanzia di spazi puliti e sicuri, l'accesso ad attrezzature e strumenti che permettano di svolgere i vari compiti senza ostacoli...
In secondo luogo, per i centri che fanno parte del DNA di un marchio come il nostro, è necessario garantire la visibilità e la diffusione dei cosiddetti servizi differenzianti che fanno eco al marchio.
Infine, si tratta di animare gli spazi con buon senso e di assicurarsi che i collaboratori siano ricettivi: Se un servizio non viene utilizzato o viene utilizzato poco nonostante le richieste regolari, significa che non soddisfa le aspettative dei collaboratori di quel centro. Per valutare queste esigenze, dedichiamo del tempo a spiegare l'uso di ogni spazio e conduciamo sondaggi regolari per convalidare l'apprezzamento di ogni servizio offerto.
Il nostro spazio vitale è in continua evoluzione. Non c'è nulla di definitivo. I servizi aggiuntivi appaiono da un mese all'altro in base alla domanda. È il caso degli uffici privati per la giornata, compreso il pranzo, per i quali ci sono molte richieste. I membri presentano anche molte idee che meritano di essere prese in considerazione: ad esempio, il laboratorio di narrazione pro/perso.
Quali sono le azioni che ritenete più efficaci per convincere gli utenti ad affittare spazi nella vostra sede?
"Ci affidiamo molto alle piattaforme e ai business introducer per colmare il divario tra i criteri di ricerca e di selezione. Siamo uno strumento, una soluzione che gli esperti o i partner possono consigliare in base alle esigenze del cliente.
Inoltre, puntiamo molto sulla comunicazione e sul rendere più attraenti i nostri spazi, poiché siamo convinti che il passaparola sia determinante nella decisione di avviare un'attività. Per questo incoraggiamo le persone a venire a testare gli spazi, e voi sapete meglio di me che testare i nostri spazi significa adottarli.
Infine, la personalizzazione dell'accoglienza e l'iper-reattività delle nostre proposte commerciali sono essenziali per creare il desiderio di visitare. Voglio davvero che ogni cliente possa proiettarsi in un'atmosfera autentica, amichevole, professionale e rilassata.
Come vede l'evoluzione della sua attività?
"Penso che il futuro dei centri di coworking tenderà ad aumentare i servizi e l'assistenza. Penso che il mio lavoro si evolverà sicuramente verso qualcosa di più trasversale, con più metriche. Oggi dobbiamo rassicurare i nostri clienti utenti che hanno fatto la scelta giusta e questo comporta necessariamente l'analisi e la dimostrazione della pertinenza dei nostri spazi e delle nostre soluzioni.
In conclusione, come gestori dell'ospitalità, diventiamo esperti di piccoli problemi dei clienti e ogni giorno un po' migliori grazie all'anticipazione. Abbiamo molta immaginazione per trovare soluzioni e siamo abituati ai cambiamenti. Siamo quindi pronti a rispondere ai nuovi utilizzi con soluzioni concrete e pratiche. Avete bisogno di 10 cabine telefoniche insonorizzate nel vostro ufficio? L'abbiamo preso! "
Un'attività ricca e strategica, che tende a strutturarsi e professionalizzarsi maggiormente per soddisfare le aspettative degli utenti e giustificare i vantaggi del lavoro decentralizzato. Ci vediamo nel 2023 per seguire da vicino l'evoluzione di questa professione in continuo cambiamento e scoprire le iniziative messe in atto per misurare la felicità e le prestazioni negli spazi di coworking.
